कर्मचारियों का प्रबंधन
शाखाओं को जोड़ने के बाद, प्रत्येक शाखा के लिए कर्मचारी जोड़े जा सकते हैं। टूलबार में शाखाओं के बीच स्विच करने के लिए एक स्विच मिलेगा।
मैनुअली जोड़ना
व्यवस्थापक टूलबार में प्लस बटन के साथ एक-एक करके कर्मचारियों को जोड़ सकते हैं।
नया कर्मचारी बनाते समय व्यवस्थापक तुरंत स्वागत ईमेल भेजने का विकल्प चुन सकता है। यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है। स्वागत ईमेल में AI-Corporate के लिए सही पाठ और लिंक होते हैं, जैसे सीधा लॉगिन लिंक, जल्दी शुरू करने की जानकारी और यदि वातावरण में सेट किया गया हो तो माइग्रेशन जानकारी।
एक csv फ़ाइल के माध्यम से कर्मचारियों को जोड़ना
कर्मचारियों को csv सूची के जरिए अपलोड किया जा सकता है। सूची में पहले नाम, उपनाम, अंतिम नाम, ईमेल पता और भूमिका के लिए 5 कॉलम होने चाहिए। सूची में कोई कॉलम हेडर नहीं होना चाहिए।
ईमेल पते वाला कॉलम महत्वपूर्ण है। यदि किसी कर्मचारी को एक से अधिक शाखाओं में अपलोड किया जाता है, तो रिकॉर्ड ईमेल पते के आधार पर मिलाए जाएंगे। तब कर्मचारी को कई शाखाओं से जोड़ा जाएगा।
CSV अपलोड के समय अपलोड में शामिल कर्मचारियों को स्वागत ईमेल भेजने का विकल्प भी चुना जा सकता है। यह विकल्प भी डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है।
डोमेन को व्हाइटलिस्ट करके कर्मचारी बनाना
कर्मचारियों को डोमेन व्हाइटलिस्ट करके भी Automatically बना सकते हैं। जब किसी कर्मचारी के लॉगिन के लिए ऐसा ईमेल पता हो जो व्हाइटलिस्टेड डोमेन से संबंधित हो, तब उनके लिए अपने आप एक खाता बन जाएगा और सही शाखा से जोड़ा जाएगा। यह समय बचाता है क्योंकि हर कर्मचारी के लिए खाता बनाने की आवश्यकता नहीं पड़ती।
अधिक जानकारी के लिए देखें Domeinen beheren.
कर्मचारी को संपादित करना
कर्मचारी को Actions में "Edit" पर क्लिक करके संपादित किया जा सकता है।
कर्मचारी एक मुख्य शाखा से जुड़ा होता है और कई शाखाओं से जोड़ा जा सकता है। कर्मचारी की मुख्य शाखा हमेशा जोड़ी गई शाखाओं की सूची में होनी चाहिए। कई शाखाओं का चयन संभव है। कर्मचारी अपने खाते की मुख्य शाखा को अपने खाते से बदल सकता है। उपलब्ध विकल्प शाखाओं की सूची से आएंगे।
हर कर्मचारी के लिए "Is Instructeur?" गुण को "हाँ" या "नहीं" सेट किया जा सकता है। यह सिस्टम में कर्मचारी के एक्सेस अधिकार तय करता है। केवल उन कर्मचारियों को जिनको प्रशिक्षक के रूप में चिह्नित किया गया है, वे मेन्यू आइटम 'Groepen' चुन सकते हैं और प्रशिक्षक समूह 관리 कर सकते हैं।
इं लॉगिन स्थिति को भी अपडेट किया जा सकता है। कर्मचारी को नॉन-एक्टिव किया जा सकता है।
स्वागत ईमेल भेजना और देखना
व्यवस्थापक कर्मचारियों के बनने के बाद भी स्वागत ईमेल भेज सकते हैं:
- एक या अधिक कर्मचारियों को चुनें और टूलबार में ईमेल बटन का उपयोग करें।
- किसी कर्मचारी के लिए Actions खोलें और Send welcome email? चुनें।
Actions > View welcome emails के माध्यम से व्यवस्थापक पहले से कतार में रखे गए स्वागत ईमेल पढ़ सकता है। इस दृश्य में ईमेल की सामग्री और भेजने की स्थिति दिखती है, जैसे ईमेल कतार में है, भेजा गया है या मेल सर्वर ने स्वीकार किया है।
स्वागत ईमेल वातावरण की सेटिंग के आधार पर बनाया जाता है। यदि Plein या Demo से खाता माइग्रेशन उपलब्ध है, तो अतिरिक्त स्पष्टीकरण अपने आप जोड़ा जाता है।
अकाउंट बनाना
अकाउंट स्वचालित रूप से पहली सफल लॉगिन के बाद बनते हैं। अकाउंट बनाते समय सर्वर पर tokens जोड़े जाते हैं जो बुनियादी भूमिका निर्धारित करते हैं। डिफ़ॉल्ट भूमिकाएँ:
- कर्मचारी (हाँ/नहीं): यदि ईमेल पता कर्मचारी सूची में है तो इसे "हाँ" सेट किया जाएगा।
- ** शाखा व्यवस्थापक** (हाँ/नहीं): आमतौर पर शुरुआती तौर पर "नहीं" पर सेट किया जाता है।
- परिसर व्यवस्थापक (हाँ/नहीं): आमतौर पर शुरुआती तौर पर "नहीं" पर सेट किया जाता है।
- सुपर एडमिन (हाँ/नहीं): आमतौर पर शुरुआती तौर पर "नहीं" पर सेट किया जाता है।
ये tokens बाद में Permissions से जोड़े जाते हैं। अधिकार सुविधाएं व्यवस्थापक द्वारा सेट की जाती हैं (जैसे पर्यावरण एडमिन या सुपर एडमिन)।
कर्मचारियों के लिए एक विकल्प है ताकि खाता प्रकार को "Federated" (जैसे Microsoft/Google लॉगिन) से "Email/password" में बदला जा सके। यह विकल्प केवल एक कर्मचारी रिकॉर्ड संपादित करते वक्त और जब कर्मचारी के पास सक्रिय खाता न हो तब उपलब्ध होता है।
यदि यह विकल्प चुना जाए, तो कर्मचारी के लिए एक ईमेल/पासवर्ड खाता बन जाएगा जिससे वह लॉगिन कर सके। हालाँकि, इसके लिए वातावरण में लॉगिन के इस विकल्प की उपलब्धता जरूरी है, और यह सामान्यतः federated लॉगिन की तुलना में कम सिफारिश किया जाता है।
किसी कर्मचारी को हटाना
कर्मचारी हटाने पर कुछ विकल्प उपलब्ध होते हैं:
- कर्मचारी ने कभी लॉगिन नहीं किया और उसका कोई खाता नहीं है
- कर्मचारी का एक खाता है और वह एक से अधिक शाखाओं में शामिल है
- कर्मचारी का एक खाता है और वह केवल 1 शाखा में शामिल है
कर्मचारी के पास कोई खाता नहीं
यदि कर्मचारी के पास खाता नहीं है, तो कर्मचारी रिकॉर्ड हटाया जाएगा। चूंकि कोई खाता नहीं है और डेटा भी नहीं है, आगे कुछ करने की आवश्यकता नहीं है।
कर्मचारी के पास एक खाता है और वह कई शाखाओं में है
यदि किसी शाखा से कर्मचारी हटाया जाता है, तो वह शाखा शामिल शाखाओं की सूची से हट जाएगी और कर्मचारी उस शाखा के कर्मचारियों के दृश्य से गायब हो जाएगा। रिकॉर्ड बना रहेगा और संबंधित खाता भी। कर्मचारी अब भी एक या अधिक शाखाओं में सक्रिय है।
कर्मचारी के पास एक खाता है और वह केवल 1 शाखा में है
यदि केवल उसी शाखा में वह सक्रिय है, जहां वह एकाउंटिंग है, तो कर्मचारी रिकॉर्ड नॉन-एक्टिव कर दिया जाएगा। खाता और सभी डेटा बने रहेंगे, पर कर्मचारी अब लॉगिन नहीं कर पाएगा। कर्मचारी को पूरी तरह से हटाने के लिए खाता को हटाना आवश्यक है।
अकाउंट हटाना
खाता हटाने पर निम्न कदम स्वचालित रूप से किए जाते हैं:
- चैट और चैट संदेश हटाए जाते हैं
- फ़ाइलें और संबंधित दस्तावेज हटाए जाते हैं
- कर्मचारी या उपयोगकर्ता रिकॉर्ड हटाया जाता है
- खाता रिकॉर्ड Firebase से स्थायी रूप से हटाया जाता है
कर्मचारियों के लिए संचित अवधि
कर्मचारी अपने क्षेत्र में सेट किए गए संरक्षण/रखरखाव अवधि के समाप्त होने के बाद स्वतः हटाए जाते हैं। डिफ़ॉल्ट कंपनी नीति और कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार (जैसे 8 वर्ष सेवानिवृत्ति के बाद)।
कर्म चारी के रूप में ऐप देखें
प्रशासनिक एडमिन और पर्यावरण एडमिन ऐप को एक कर्मचारी के दृष्टिकोण से अस्थायी रूप से देख सकते हैं। यह यूज़र इंटरफेस की जाँच करने या कर्मचारियों की मदद करने में उपयोगी है।
चालू करें:
- प्रोफाइल मेन्यू में Profile पर जाएँ
- टैब Role View खोलें
- स्विच को चालू करें देखें कर्मचारी के तौर पर
क्या बदलेगा:
सिमुलेशन के दौरान आप ठीक उसी तरह ऐप देखेंगे जैसा कि एक कर्मचारी देखेगा। Admin-मेन्यू और प्रशासनिक फ़ंक्शन छुपे रहेंगे।
बंद करें:
वर्कबार में Als medewerker बैज पर क्लिक करें, या अकाउंट टैब में स्विच को बंद करें।
आपके वास्तविक अधिकार अपरिवर्तित रहते हैं। सिमुलेशन केवल प्रस्तुति पर प्रभाव डालती है।
