Управление сотрудниками

После добавления филиалов сотрудников можно добавлять по каждому филиалу. В панели инструментов найдется переключатель для переключения между филиалами.

Ручное добавление

Администратор может добавлять сотрудников по одному с помощью кнопки плюса в панели инструментов.

При создании нового сотрудника администратор может выбрать немедленную отправку приветственного письма. По умолчанию эта опция выключена. Приветственное письмо содержит подходящий текст и ссылки для AI-Corporate, например прямую ссылку для входа, информацию для быстрого старта и сведения о миграции, если они настроены для среды.

Добавление сотрудников через CSV файл

Сотрудники могут быть загружены через список CSV. Список должен содержать 5 столбцов: имя, добавочное имя, фамилия, адрес электронной почты и должность. В списке НЕ должно быть заголовков столбцов.

Столбец с адресом электронной почты особенно важен. Если сотрудник загружается для нескольких филиалов, записи будут объединяться по адресу электронной почты. Сотрудник тогда будет связан с несколькими филиалами.

При загрузке CSV также можно выбрать отправку приветственного письма сотрудникам из загрузки. Эта опция также выключена по умолчанию.

Создание сотрудников через белые списки доменов

Сотрудники также могут автоматически создаваться путем добавления доменов в белый список. Когда сотрудник входит в систему с адресом электронной почты, относящимся к белому домену, автоматически создается учетная запись и привязывается к нужному филиалу. Это экономит время, поскольку администратору не нужно создавать учетную запись для каждого сотрудника.

См. подробную информацию в Управление доменами.

Редактирование сотрудника

Сотрудника можно отредактировать, нажав в Действия на «Редактировать».

Сотрудник привязан к головному филиалу и может быть привязан к нескольким филиалам. Головной филиал сотрудника всегда должен находиться в списке связанных филиалов. Можно выбрать несколько филиалов. Сотрудник может изменить свой головной филиал в своем аккаунте. Доступные варианты зависят от списка филиалов.

Для каждого сотрудника можно установить свойство «Инструктор?» в «Да» или «Нет». Это определяет права доступа сотрудника в системе. Только сотрудники, помеченные как инструкторы, могут выбрать пункт меню «Группы» и управлять группами инструктажей.

Также можно обновить статус входа сотрудника. Сотрудника можно поместить в неактивное состояние.

Отправка и просмотр приветственных писем

Администраторы также могут отправлять приветственные письма после создания сотрудников:

• Выберите одного или нескольких сотрудников и используйте кнопку письма на панели инструментов.
• Откройте Действия для одного сотрудника и выберите Отправить приветственное письмо?.

Через Действия > Просмотреть приветственные письма администратор может перечитать ранее подготовленные приветственные письма. В обзоре показано содержимое письма и статус отправки, например поставлено ли письмо в очередь, отправлено или принято почтовым сервером.

Приветственное письмо формируется на основе настроек среды. Если доступна миграция учетных записей из Plein или Demo, дополнительное объяснение добавляется автоматически.

Создание учетных записей

Учетные записи создаются автоматически после успешной первой попытки входа. При создании учетных записей токены добавляются на сервере, определяющие базовые роли. Стандартные роли:

• Сотрудник (да/нет): устанавливается на «да», если адрес электронной почты совпадает с адресом в списке сотрудников.
• Администратор филиала (да/нет): обычно устанавливается на «нет».
• Администратор окружения (да/нет): обычно устанавливается на «нет».
• Суперадминистратор (да/нет): обычно устанавливается на «нет».

Эти токены позже привязываются к Правам доступа. Права устанавливаются администратором (например, Администратор окружения или Суперадминистратор). Здесь администратор определяет, какие разрешения предоставляются каждой роли.

У сотрудников есть возможность изменить тип учетной записи с «Federated» (например, вход через Microsoft/Google) на «Email/пароль». Эта опция доступна только при редактировании записи сотрудника и если у сотрудника еще нет активной учетной записи.

Если выбрать эту опцию, для сотрудника будет создана учетная запись email/пароль, с помощью которой он сможет входить в систему. Однако для этого должна быть доступна возможность входа в окружении, и обычно это менее предпочтительно по сравнению с федеративным входом.

Удаление сотрудника

При удалении сотрудника предусмотрено несколько вариантов:

• У сотрудника никогда не было входа в систему и, следовательно, нет учетной записи
• У сотрудника есть учетная запись и он закреплен за несколькими филиалами
• У сотрудника есть учетная запись и он закреплен за всего одним филиалом

У сотрудника нет учетной записи

Если у сотрудника нет учетной записи, то запись сотрудника будет удалена. Так как учетная запись отсутствует и данные не нужны, дополнительных действий не требуется.

У сотрудника есть учетная запись и он закреплен за несколькими филиалами

Если сотрудник удаляется из одного филиала, этот филиал удаляется из связанных филиалов, и сотрудник исчезает из обзора сотрудников в этом филиале. Однако запись и связанная учетная запись остаются. Сотрудник по-прежнему активен на одном или нескольких других филиалах.

У сотрудника есть учетная запись и он закреплен за всего одним филиалом

Если сотрудник удаляется из единственного активного филиала, запись сотрудника переводится в неактивное состояние. Учетная запись и все данные остаются, но сотрудник не может войти в систему. Чтобы полностью удалить сотрудника, учетную запись должна быть удалена.

Удаление учетной записи

При удалении учетной записи выполняются следующие шаги автоматически:

• Чаты и сообщения чатов удаляются
• Файлы и связанные документы удаляются
• Запись сотрудника или пользователя удаляется
• Запись учетной записи окончательно удаляется из Firebase

Срок хранения данных сотрудников

Сотрудники автоматически удаляются после истечения срока хранения, установленного в окружении. По умолчанию срок соответствует политике компании и требованиям закона (например, 8 лет после увольнения).

Просмотр приложения как сотрудник

Администраторы управления и окружения могут временно просматривать приложение с позиции сотрудника. Это удобно для проверки интерфейса или помощи сотрудникам с вопросами.

Включение:

1. Перейдите в Профиль в меню профиля
2. Откройте вкладку Вид роли
3. Включите переключатель Просмотр как сотрудник

Что меняется:

Во время симуляции приложение будет выглядеть так же, как и для сотрудника. Меню администратора и функции управления скрыты.

Отключение:

Кликните по значку Как сотрудник в панели инструментов или выключите переключатель на вкладке Аккаунт.

информация

Ваши реальные права остаются без изменений. Симуляция влияет только на отображение.