مدیریت کارکنان
بعد از افزودن شعب، می توان کارکنان را برای هر شعبه اضافه کرد. در نوار ابزار یک سوئیچ برای تغییر بین شعبه ها وجود دارد.
افزودن دستی
مدیر can کارکنان را یکی یکی با استفاده از دکمهPlus در نوار ابزار اضافه کند.
هنگام ایجاد یک کارمند جدید، مدیر میتواند انتخاب کند که بلافاصله ایمیل خوشامدگویی ارسال شود. این گزینه بهصورت پیشفرض خاموش است. ایمیل خوشامدگویی متن و پیوندهای مناسب برای AI-Corporate را دارد، مانند پیوند مستقیم ورود، اطلاعات شروع سریع و در صورت تنظیم در محیط، اطلاعات مهاجرت.
افزودن کارکنان از طریق فایل csv
کارکنان می توانند از طریق لیست csv بارگذاری شوند. لیست باید دارای 5 ستون برای نام، نام میانی، نام خانوادگی، ایمیل و سمت باشد. لیست نباید سرصفحه ستون داشته باشد.
ستون ایمیل مهم است. اگر کارکنان به چندین شعبه بارگذاری شوند، سوابق بر اساس ایمیل ترکیب خواهند شد. در این حالت کارکن به چندین شعبه متصل میشود.
در بارگذاری CSV نیز میتوان انتخاب کرد که برای کارکنان موجود در بارگذاری ایمیل خوشامدگویی ارسال شود. این گزینه نیز بهصورت پیشفرض خاموش است.
ایجاد کارکنان از طریق سفیدکردن دامنهها
کارکنان می توانند به طور خودکار با افزودن دامنهها به لیست سفید ایجاد شوند. وقتی یک کارمند با ایمیل مرتبط با یک دامنه سفید ورود کند، به طور خودکار یک حساب کاربری برای او ایجاد شده و به شعبه مناسب پیوند میخورد. این کار زمان را صرفهجویی میکند زیرا مدیر نیاز ندارد برای هر کارمند یک حساب ایجاد کند.
برای اطلاعات بیشتر به مدیریت دامنهها مراجعه کنید.
ویرایش کارکنان
کارکنان را می توان با کلیک بر روی «ویرایش» در اقدامات ویرایش کرد.
کارکنان به یک شعبه اصلی مرتبط هستند و می توانند به چندین شعبه پیوند داده شوند. شعبه اصلی کارمند همواره باید در فهرست شعبههای پیوسته باشد. میتوان چندین شعبه را انتخاب کرد. کارمند میتواند شعبه اصلی خود را در حساب کاربری خود تغییر دهد. گزینههای در دسترس سپس از فهرست شعبهها گرفته میشود.
برای هر کارمند ویژگی «آیا مدرس است؟» را می توان به «بله» یا «خیر» تنظیم کرد. این مشخصات دسترسیهای کارمند در سیستم را تعیین میکند. فقط کارمندانی که به عنوان مدرس علامتگذاری شدهاند میتوانند به منوی «گروهها» مراجعه کرده و گروههای آموزشی را مدیریت کنند.
همچنین وضعیت ورود کارمند را می توان بهروزرسانی کرد. کارمند میتواند غیر فعال شود.
ارسال و بازبینی ایمیلهای خوشامدگویی
مدیران میتوانند پس از ایجاد نیز ایمیلهای خوشامدگویی ارسال کنند:
- یک یا چند کارمند را انتخاب کنید و از دکمه ایمیل در نوار ابزار استفاده کنید.
- برای یک کارمند اقدامات را باز کنید و ارسال ایمیل خوشامدگویی؟ را انتخاب کنید.
از طریق اقدامات > مشاهده ایمیلهای خوشامدگویی، مدیر میتواند ایمیلهای خوشامدگویی آمادهشده قبلی را بازبینی کند. این نما محتوای ایمیل و وضعیت ارسال را نشان میدهد، مانند اینکه ایمیل در صف است، ارسال شده یا توسط سرور ایمیل پذیرفته شده است.
ایمیل خوشامدگویی بر اساس تنظیمات محیط ساخته میشود. اگر مهاجرت حساب از Plein یا Demo در دسترس باشد، توضیح اضافی بهصورت خودکار اضافه میشود.
ایجاد حسابها
حسابها به طور خودکار پس از اولین ورود موفق ایجاد میشوند. در هنگام ایجاد حسابها توکنهایی در سرور افزوده میش ود که نقش پایه را تعیین میکند. نقشهای استاندارد عبارتند از:
- کارمند (بله/خلا): در صورتی که ایمیل با ایمیل موجود در فهرست کارکنان مطابقت داشته باشد، روی «بله» تنظیم میشود.
- مدیر شعبه (بله/خلا): معمولاً ابتدائاً روی «خیر» تنظیم میشود.
- مدیر محیطی (بله/خلا): معمولاً ابتدائاً روی «خیر» تنظیم میشود.
- سوپر ادمین (بله/خلا): معمولاً ابتدائاً روی «خیر» تنظیم میشود.
این توکنها بعداً به مجوزها پیوسته میشوند. مجوزها توسط مدیر تنظیم میشوند (مثلاً مدیر محیطی یا سوپر ادمین). در اینجا مشخص میشود که هر نقش چه حقوقی دارد.
برای کارمندان گزینهای برای تغییر نوع حساب از «Federated» (مثلاً ورود با مایکروسافت/گوگل) به «ایمیل/کلمه عبور» وجود دارد. این گزینه فقط در هنگام ویرایش رکورد کارمند در دسترس است و زمانی که کارمند هنوز حساب فعال ندارد.
اگر این گزینه انتخاب شود، برای کارمند یک حساب ایمیل/کلمه عبور ایجاد میشود تا بتواند وارد شود. با این حال، برای این گزینه باید ورود از طریق محیط فراهم باشد و در کل نسبت به ورود فدراسیون ترجیح داده نمیشود.
حذف کارمند
در هنگام حذف کارمند چند گزینه وجود دارد:
- کارمند هرگز وارد نشده و بنابراین هیچ حسابی ندارد
- کارمند دارای حساب است و در چند شعبه جای گرفته است
- کارمند دارای حساب است و در تنها یک شعبه فعال است
کارمند بدون حساب
اگر کارمند حساب ندارد، رکورد کارمند حذف میشود. از آنجایی که حساب و دادهای وجود ندارد، کار خاصی انجام نمیشود.
کارمند با حساب و در چند شعبه
اگر کارمند از یک شعبه حذف شود، آن شعبه از شعبههای پیوسته حذف میشود و کارمند از لیست کارکنان آن شعبه ناپدید میشود. با این حال، رکورد همچنان وجود دارد و حساب مربوطه نیز باقی میماند. کارمند همچنان در یک یا چند شعبه فعال است.
کارمند با حساب و تنها در یک شعبه
اگر کارمند از تنها شعبه فعال خود حذف شود، رکورد کارمند به حالت غیر فعال در میآید. حساب و تمام دادهها باقی میمانند، اما کارمند دیگر نمیتواند وارد شود. برای حذف نهایی کارمند، باید حساب حذف شود.
حذف حساب
در حذف یک حساب، مراحل زیر به طور خودکار انجام میشود:
- چتها و پیامهای چت حذف میشوند
- فایلها و مستندات مرتبط حذف میشوند
- رکورد کارمند یا کاربری حذف میشود
- رکورد حساب به طور کامل از Firebase حذف میشود
مدت نگهداری برای کارکنان
کارکنان به طور خودکار پس از به پایان رسیدن مدت نگهداری که در محیط تنظیم شده، حذف میشوند. پیش فرض مطابق سیاست شرکت و الزامات قانونی است (مثلاً 8 سال پس از خروج از کار).
مشاهده اپ به عنوان کارمند
مدیران اجرایی و مدیران محیطی می توانند به طور موقت از منظر یک کارمند اپ را مشاهده کنند. این برای بررسی رابط کاربری یا کمک به کارکنان در سوالها مفید است.
فعالسازی:
- به سمت پروفایل در منوی پروفایل بروید
- بر روی تب نمایش نقش کلیک کنید
- سوئیچ نمایش به عنوان کارمند را روشن کنید
چه تغییر میکند:
در شبیهسازی، دقیقا همانطور که کارمندی میبیند، اپ را میبینید. منوهای مدیران و قابلیتهای مدیریتی پنهان هستند.
غیرفعالسازی:
روی نشانواره به عنوان کارمند در نوار ابزار کلیک کنید، یا سوئیچ را در تب حساب کاربری خاموش کنید.
دسترسیهای واقعی شما تغییر نمیکند. شبیهسازی فقط بر نمایش تأثیر دارد.
