إدارة الموظفين
بعد إضافة فروع، يمكن إضافة الموظفين حسب الفرع. في شريط الأدوات ستجد مفتاح تبديل للتنقل بين الفروع.
الإضافة يدويًا
يمكن للمسؤول إضافة الموظفين واحدًا تلو الآخر باستخدام زر الجمع في شريط الأدوات.
عند إنشاء موظف جديد، يمكن للمسؤول اختيار إرسال رسالة ترحيب مباشرة. هذا الخيار متوقف افتراضيًا. تحتوي رسالة الترحيب على النصوص والروابط المناسبة لـAI-Corporate، مثل رابط تسجيل الدخول المباشر، ومعلومات البدء السريع، وأي معلومات ترحيل إذا كانت مهيأة للبيئة.
إضافة الموظفين عبر ملف csv
يمكن رفع الموظفين عبر قائمة csv. يجب أن تحتوي القائمة على 5 أعمدة للاسم الأول، واسم العائلة الوسطى، واسم العائلة، وعنوان البريد الإلكتروني، والوظيفة. يجب ألا تحتوي القائمة على عناوين أعمدة.
العمود الخاص بالبريد الإلكتروني مهم. إذا تم رفع موظف إلى أكثر من فرع، فسيتم دمج السجلات بناءً على عنوان البريد الإلكتروني. بذلك يتم ربط الموظف بعدة فروع.
عند رفع ملف CSV، يمكن أيضًا اختيار إرسال رسالة ترحيب إلى الموظفين الموجودين في الرفع. هذا الخيار متوقف افتراضيًا أيضًا.
إنشاء الموظفين من خلال السماح بالدومينات (whitelisting)
يمكن إنشاء الموظفين تلقائيًا من خلال السماح بالدومينات. عندما يقوم موظف بتسجيل الدخول باستخدام بريد إلكتروني تابع لنطاق مُسموح به، يتم تلقائيًا إنشاء حساب لهم وربطه بالفرع الصحيح. يوفر هذا الوقت حيث لا يحتاج المسؤول إلى إنشاء حساب لكل موظف.
انظر لمزيد من المعلومات إدارة النطاقات.
تعديل الموظف
يمكن تعديل الموظف بالضغط على الإجراءات ثم "تعديل".
الموظف مرتبط بفرع رئيسي ويمكن ربطه بفرع آخرين. يجب أن تكون فرع الموظف الرئيسي دائمًا موجودة ضمن قائمة الفروع المرتبطة. يمكن اختيار أكثر من فرع. يمكن للموظف تعديل فرعه الرئيسي من حسابه. الخيارات المتاحة تعتمد على قائمة الفروع.
يمكن تعيين خاصية "مدرب؟" للموظف إلى "نعم" أو "لا". هذا يحدد صلاحيات الوصول للموظف ضمن النظام. فقط الموظفون المعلَمين كمُدربين يمكنهم اختيار بند القوائم 'المجموعات' وإدارة مجموعات التدريس.
يمكن أيضًا تحديث حالة تسجيل الدخول للموظف. يمكن وضعه غير نشط.
إرسال رسائل الترحيب ومراجعتها
يمكن للمسؤولين أيضًا إرسال رسائل الترحيب بعد الإنشاء:
- حدد موظفًا واحد ًا أو أكثر واستخدم زر البريد في شريط الأدوات.
- افتح الإجراءات لموظف واحد واختر إرسال رسالة ترحيب؟.
من خلال الإجراءات > عرض رسائل الترحيب، يمكن للمسؤول مراجعة رسائل الترحيب التي تم تجهيزها سابقًا. يعرض هذا العرض محتوى الرسالة وحالة الإرسال، مثل ما إذا كانت الرسالة في قائمة الانتظار أو أُرسلت أو قبلها خادم البريد.
يتم إنشاء رسالة الترحيب بناءً على إعدادات البيئة. إذا كان ترحيل الحسابات من Plein أو Demo متاحًا، تتم إضافة شرح إضافي تلقائيًا.
إنشاء الحسابات
تُنشأ الحسابات تلقائيًا بعد محاولة تسجيل الدخول الأولى الناجحة. أثناء إنشاء الحسابات تُضاف رموز وصول في الخادم تحدد الدور الأساسي. الأدوار الافتراضية هي:
- الموظف (نعم/لا): يتم تعيينه إلى "نعم" إذا كان عنوان البريد الإلكتروني يطابق عنوان بريد إلكتروني في قائمة الموظفين.
- إدارة الفرع (نعم/لا): عادة ما تكون "لا" في البداية.
- إدارة البيئة (نعم/لا): عادة ما تُجهز كـ "لا".
- مسؤول أعلى (نعم/لا): عادة ما تكون "لا".
هذه الرموز لاحقًا ترتبط بالصلاحيات. يتم ضبط صلاحيات من قبل المسؤول (مثلاً إدارة البيئة أو مسؤول أعلى). يحدد ذلك الحقوق الممنوحة لكل دور.
هناك خيار للمستخدمين لتغيير نوع الحساب من "Federated" (مثلاً تسجيل الدخول عبر Microsoft/Google) إلى "Email/password". هذا الخيار متاح فقط عند تعديل سجل موظف، وباستثناء إذا كان للموظف حساب نشط.
إذا تم اختيار هذا الخيار، سيتم إنشاء حساب بريد إلكتروني/كلمة مرور للموظف ليتمكن من تسجيل الدخول. مع ذلك، يجب أن يكون خيار تسجيل الدخول عبر البيئة متاحًا، وغالبًا ما يُنصح به أقل من تسجيل الدخول عبر Federated.
حذف موظف
عند حذف موظف يوجد عدة خيارات:
- لم يسجّل الدخول أبدًا وليس لديه حساب
- لدى الموظف حساب وهو مُعين لعدد من الفروع
- لدى الموظف حساب وهو مُعين لفروع فقط
الموظف بلا حساب
إذا لم يكن للموظف حسا ب، سيُحذف سجل الموظف. بما أنه لا يوجد حساب ولا بيانات، فلا حاجة لخطوات إضافية.
الموظف لديه حساب ومُعين لعدة فروع
عند حذف الموظف من فرع، سيُحذف هذا الفرع من الفروع المرتبطة وسيختفي الموظف من قائمة الموظفين في ذلك الفرع. مع ذلك، يبقى السجل وحساب مرتبط. الموظف لا يزال نشطًا في فرع آخر أو أكثر.
الموظف لديه حساب ومُعين لفرع واحد فقط
عند حذف الموظف من الفرع الوحيد النشط فيه، سيُؤشر سجل الموظف كغير نشط. سيبقى الحساب والبيانات موجودة، لكن لا يمكنه تسجيل الدخول. لحذف الموظف نهائيًا، يلزم حذف الحساب.
حذف الحساب
عند حذف الحساب، تتم الخطوات التالية تلقائيًا:
- يتم حذف المحادثات ورسائل المحادثة
- يتم حذف الملفات والمستندات ذات الصلة
- يتم حذف سجل الموظف أو المستخدم
- يتم حذف سجل الحساب نهائيًا من Firebase
مدة الاحتفاظ بالموظفين
يُحذف الموظفون تلقائيًا بعد انتهاء مدة الاحتفاظ المعتمدة في البيئة. الإعداد الافتراضي يتوافق مع سياسة الشركة والمتطلبات القانونية (مثلاً 8 سنوات بعد مغادرة العمل).
معاينة التطبيق كمستخدم
يمكن لمسؤولو الإدارة والحقوق البيئية معاينة التطبيق مؤقتًا من منظور موظف. هذا مفيد للتحقق من الواجهة أو لمساعدة الموظفين في الاستفسارات.
التفعيل:
- انتقل إلى الملف الشخصي في قائمة الملف الشخصي
- افتح تبويب عرض الد ور
- فعّل مفتاح عرض كمستخدم
ماذا يتغير:
أثناء المحاكاة ترى التطبيق كما يراه الموظف تمامًا. يتم إخفاء قوائم الإدارة ووظائف الإدارة.
إيقاف التفعيل:
انقر على الشارة كمستخدم في شريط الأدوات، أو عَطِّل المفتاح في تبويب الحساب.
حقوقك الفعلية تبقى كما هي. المحاكاة تؤثر فقط على طريقة العرض.
