إعداد وإدارة قاعدة المعرفة
تتيح قاعدة المعرفة للمنظمة توفير معلومات موثوقة بشكل مركزي. يمكن للمسؤولين نشر روابط ومستندات معرفة للموظفين. كما يتم تضمين مستندات المعرفة المنشورة تلقائيًا عندما تكون محتوياتها ذات صلة بسؤال دردشة عادي.
تدير قاعدة المعرفة عبر الإدارة → قاعدة المعرفة. في هذه الشاشة، تظهر الروابط ومستندات المعرفة المركزية الموجودة معًا في جدول واحد.
ما يراه الموظفون
العناصر المنشورة مرئية للموظفين تحت قاعدة المعرفة → المنظمة → المستندات (أو تحت الفرع الخاص بهم). العرض يحتوي على روابط ومستندات متاحة للمنظمة بأكملها أو لفرع الموظف. قوالب المستندات المخصصة لأقسام معينة تظهر أيضًا لدى موظفي تلك الأقسام تحت الفرع → أقسامي.
هناك طريقتان يستخدم الموظفون المحتوى من خلالهما:
- الفتح من قاعدة المعرفة — يفتح الموظف رابطًا أو يقرأ مستند معرفة منشور.
- الاستخدام التلقائي في الدردشة — عند سؤال ذي صلة، يبحث AI-Corporate في مستندات المعرفة المركزية المنشورة ضمن النطاق المسموح به. لا يحتاج الموظف لاختيار المستند يدويًا باستخدام مشبك الورق.
الرابط هو عنصر مرئي في قاعدة المعرفة يشير إلى صفحة ويب أو فيديو أو مصدر خارجي آخر. يحتوي مستند المعرفة على محتوى Markdown معالج، مما يسمح بالبحث فيه كمصدر مركزي للدردشة.
مستوى المنظمة والفرع
لكل مستند معرفة نطاق:
- المنظمة بأكملها — متاح لجميع الموظفين في البيئة.
- الفروع — متاح فقط لموظفي فرع أو أكثر محددين.
يمكن لمسؤولي البيئة إدارة المعرفة على مستوى المنظمة والفروع المحددة. يدير مسؤول الفرع المعرفة فقط للفروع التي لديه صلاحيات الإدارة عليها. يمنع اختيار الفرع وصول المعلومات المحلية إلى موظفي فرع آخر.
لذلك اختر النطاق بناءً على المحتوى، وليس بناءً على من يرفع المستند. على سبيل المثال، سياسة أمن المعلومات العامة تناسب المنظمة بأكملها؛ وتعليمات الوصول المحلية تناسب الفرع المعني.
نظرة عامة على قاعدة المعرفة
يجمع الجدول بين روابط قاعدة المعرفة الموجودة ومستندات المعرفة المركزية. يمكنك:
- البحث والتصفية؛
- إضافة عناصر باستخدام زر الإضافة؛
- تعديل الترتيب باستخدام مقبض السحب؛
- فتح عنصر لتعديل الإعدادات؛
- نشر المستندات أو أرشفتها أو حذفها؛
- استيراد أو تصدير حزمة OKF.
تحدد عمود الفهرس والترتيب المعين كيفية ترتيب العناصر في المستندات. استخدم مقبض السحب لوضع المعرفة المهمة أو المستخدمة كثيرًا في الأعلى.
إضافة عنصر
انقر فوق زر الإضافة أعلى الجدول. يمكنك الاختيار من بين ثلاثة أنواع من المحتوى.
رابط
اختر رابط لصفحة ويب موجودة أو فيديو أو دورة أو مصدر خارجي آخر. املأ عنوانًا واضحًا، وصفًا، فئة، وعنوان URL. يظهر هذا العنصر في المستندات، لكن الصفحة الخارجية لا تُفهرس تلقائيًا كمستند معرفة.
استخدم الرابط عندما يتم صيانة المصدر في مكان آخر ويحتاج الموظفون إلى التنقل مباشرة إليه.
إضافة مستند
اختر إضافة مستند لكتابة مستند معرفة مباشرة.
- املأ اسم ملف فريد وعنوانًا مميزًا.
- اختر نوعًا وأضف وصفًا قصيرًا وعلامات ذات صلة.
- اكتب أو الصق المحتوى في محرر Markdown.
- اختر حالة النشر والنطاق.
- احفظ المستند.
هذا الخيار مناسب للسياسات، تعليمات العمل، الأسئلة المتكررة، والمعرفة الأخرى التي تريد صيانتها مباشرة في AI-Corporate.
استخدم العناوين لتقسيم المحتوى منطقيًا. الفقرات القصيرة والمستقلة والعناوين الفرعية الواضحة تحسن قابلية القراءة والعثور على المقاطع ذات الصلة في الدردشة.
إضافة ملف مصدر
اختر إضافة ملف مصدر لاستخدام ملف من إدارة الملفات كمستند معرفة. يمكنك اختيار ملف موجود أو رفع ملف جديد أولاً.
يعالج AI-Corporate ملف المصدر وينشئ منه Markdown قياسي. هذا يمنح أنواع ملفات مختلفة تنسيقًا موحدًا للعرض والتبادل والفهرسة.
تشمل المصادر المدعومة ملفات PDF وWord وPowerPoint وMarkdown والنصوص. تتم معالجة ملفات PDF وWord وPowerPoint تلقائيًا، مع تضمين النص، هيكل المستند، وعند الإمكان المعلومات البصرية ذات الصلة مثل الجداول والرسوم البيانية والنماذج والصور. هذا يحافظ على محتوى أكثر فائدة مقارنة بالاستخراج النصي فقط.
تحقق دائمًا بعد المعالجة من:
- وجود جميع الفصول المهمة؛
- وضوح الجداول والقوائم؛
- تسجيل الاستنتاجات من الرسوم البيانية أو الصور؛
- صحة العنوان والوصف والنوع والعلامات؛
- ما إذا كانت تحذيرات الجودة تتطلب إجراءً؛
- صحة الحالة والنطاق.
نجاح الاستخراج التقني لا يعني تلقائيًا أن كل المعاني البصرية تم نقلها بشكل صحيح. قارن Markdown في المستندات المهمة مع الملف الأصلي.
إعداد البيانات الوصفية
في إعداد مستند المعرفة تدير محتوى وسياق مستند المعرفة.
| الحقل | الاستخدام |
|---|---|
| اسم الملف | اسم تقني مميز لمستند Markdown جديد. |
| العنوان | الاسم الذي يراه الموظفون في قاعدة المعرفة وعند الإشارة إلى المصدر. |
| النوع | نوع المحتوى، مثل سياسة، دليل، بروتوكول، أو أسئلة متكررة. |
| الوصف | شرح قصير للهدف والمحتوى. |
| العلامات | مصطلحات للبحث والإدارة، مفصولة بفواصل. |
| المصدر أو المورد | أصل أو مالك المعرفة. |
| رابط المصدر | رابط إلى المصدر الأصلي أو الخارجي الحالي. |
| تاريخ التعديل | تاريخ تحديث المحتوى في المصدر. |
| حالة النشر | مسودة، منشور، أو مؤرشف. |
| النطاق | المنظمة بأكملها أو الفروع المحددة. |
| Markdown القياسي | المحتوى المعروض والمصدر والمفهرس. |
عنوان ووصف جيدان ومجموعة علامات تساعد المسؤولين على صيانة المجموعة. يبقى نص المستند الفعلي هو الأهم للإجابة على المحتوى.
الحالة وسير عمل النشر
استخدم الحالات الثلاث كسير عمل تحرير بسيط:
- مسودة — متاح فقط في الإدارة؛ غير مرئي أو قابل للبحث للموظفين.
- منشور — مرئي في المستندات ومتاح لأسئلة الدردشة ذات الصلة ضمن النطاق المحدد.
- مؤرشف — محفوظ في الإدارة، لكنه غير متاح نشطًا للموظفين.
طريقة عمل آمنة هي:
- أضف المستند كـ مسودة.
- تحقق من المحتوى والبيانات الوصفية والنطاق.
- اختبر بعض الأسئلة التمثيلية.
- اضبط المستند على منشور.
- أرشِف نسخة قديمة قبل نشر البديل.
تجنب وجود مستندين منشورين يتناقضان. إذا كانت هناك نسخ مختلفة موجودة عمدًا جنبًا إلى جنب، فحدد بوضوح فترة صلاحيتها ونطاق تطبيقها.
تعديل المعرفة الموجودة
افتح مستند معرفة من الجدول لتعديل البيانات الوصفية أو Markdown القياسي. بعد الحفظ، يُعاد فهرسة المحتوى. يمكن استخدام النسخة المحدثة في أسئلة الدردشة التالية.
يبقى الملف الأصلي متاحًا كمصدر للملفات المصدرية، بينما تُدار المعرفة المركزية كملكية للمنظمة. لذلك، لا تعتمد مستندات المعرفة على حساب الرفع الشخصي. إذا تم حذف ذلك الحساب لاحقًا، تبقى المعرفة المدارة محفوظة.
احذف مستند معرفة فقط إذا كنت تريد إزالة المحتوى والفهرس والملف المصدر المحفوظ نهائيًا. استخدم مؤرشف عندما لا تريد تقديم المعرفة نشطًا ولكن ترغب في الاحتفاظ بها.
ما هو OKF؟
OKF (Open Knowledge Format) هو التنسيق القابل للنقل لقاعدة المعرفة المركزية. يتكون مستند OKF من Markdown عادي مع frontmatter YAML اختياري للبيانات الوصفية. هذا يجعل المحتوى قابلًا للقراءة والتحرير خارج AI-Corporate أيضًا.
يبدو مستند OKF بسيطًا هكذا:
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
يشكل Markdown المحتوى القياسي. يصف frontmatter المستند. استخدم روابط Markdown العادية للإشارة إلى مستندات أو مصادر أخرى.
تظل حالة النشر ونطاق الفرع إعدادات أمان منفصلة في AI-Corporate؛ وليست جزءًا من المستند القابل للنقل.
تصدير حزمة OKF
انقر على زر التصدير أعلى الجدول لتنزيل مستندات المعرفة المدارة كحزمة ZIP. تحتوي الحزمة على:
- ملف Markdown لكل مستند معرفة؛
index.mdمع روابط إلى المستندات؛log.mdبمعلومات عن التصدير.
استخدم التصدير كنسخة احتياطية قابلة للنقل، للتحقق من المحتوى خارج AI-Corporate، أو كأساس للتبادل مع بيئة أخرى. الروابط من قاعدة المعرفة المرئية ليست مستندات معرفة قياسية، لذا لا تُدرج في حزمة المستندات.
استيراد حزمة OKF
انقر على زر الاستيراد واختر ملف ZIP يحتوي على مستندات Markdown. يقرأ AI-Corporate المستندات والبيانات الوصفية وينشئ منها مستندات معرفة مركزية.
تبدأ المستندات المستوردة كـ مسودة. تحقق من كل مستند قبل نشره. انتبه بشكل خاص إلى:
- العنوان والنوع؛
- تحويل الروابط الداخلية؛
- النطاق واختيار الفرع؛
- بيانات المصدر وتاريخ التعديل؛
- المستندات المكررة أو القديمة؛
- قابلية قراءة Markdown.
يمكن أن تحتوي الحزمة على 25 مستند Markdown كحد أقصى و8 ميغابايت من المحتوى المضغوط وغير المضغوط. قسم مجموعة المعرفة الأكبر إلى عدة حزم.
التحقق من عمل قاعدة المعرفة بشكل صحيح
اختبر مسار المستخدم الكامل بعد تعديل مهم:
- انشر مستندًا يحتوي على حقيقة واضحة ومميزة.
- سجّل الدخول كموظف ضمن النطاق المحدد.
- تحقق من وجود المستند تحت قاعدة المعرفة → المنظمة → المستندات (أو تحت الفرع الخاص) وأنه يمكن فتحه.
- اطرح سؤالًا في دردشة عادية يكون المستند ذا صلة به، دون ربط الملف يدويًا.
- تحقق من تطابق الإجابة مع المستند وأن المصدر المركزي مذكور بوضوح.
- كرر الاختبار مع موظف خارج النطاق؛ يجب ألا يرى معرفة الفرع أو يستخدمها في الدردشة.
اختبر أيضًا سؤالًا غير ذي صلة. يجب استخدام قاعدة المعرفة كمصدر إضافي عند الحاجة المحتوى، وليس كخلفية إلزامية لكل إجابة.
إرشادات لقاعدة معرفة موثوقة
- عيّن مالكًا للمحتوى لكل موضوع.
- استخدم عناوين وأنواع وعلامات متسقة.
- ضع تاريخ الصلاحية أو الإصدار في المستند إذا كان مهمًا.
- انشر معلومات تم التحقق منها فقط.
- أرشِف المعرفة القديمة وتجنب وجود نسخ نشطة متضاربة.
- قصر المعرفة الخاصة بالفروع على النطاق الصحيح.
- حافظ على تنظيم المستندات بعناوين واضحة وفقرات مستقلة.
- اختبر المستندات المهمة في المستندات وكذلك بأسئلة دردشة تمثيلية.
لشرح حول الملفات التي يربطها الموظف بنفسه بدردشة واحدة، اقرأ الدردشة مع المستندات.
مجلد SharePoint كمصدر معرفة مركزي
يمكن للمسؤول ربط مجلد SharePoint بالقاعدة المعرفية. تتم معالجة المستندات من ذلك المجلد والمجلدات الفرعية تلقائيًا؛ يستخدمها الموظفون عبر القاعدة المعرفية الحالية وعند أسئلة الدردشة ذات الصلة، بغض النظر عن نموذج اللغة المختار. لا يحتاجون إلى تفعيل تكامل SharePoint الشخصي.
تحضير Microsoft
اتبع أولاً الخطوات الكاملة لتطبيق المؤسسة، حق التطبيق Sites.Selected، موافقة المسؤول ومنح الموقع المنفصل read في إعداد Microsoft 365. يستخدم اتصال الخادم نفس تطبيق المؤسسة المستخدم لتسجيل الدخول ولا يتطلب عنوان URL لإعادة التوجيه إضافي.
ربط المجلد
- افتح الإدارة → القاعدة المعرفية → إضافة → مجلدات SharePoint → ربط مجلد.
- أدخل عنوانًا والصق عنوان URL للمجلد. استخدم عنوان URL العادي للمجلد أو عنوان URL من عرض ملفات SharePoint مع معلمة id، وليس رابط دعوة.
- اختر نفس حقوق المدرسة/الموقع/البيئة والجمهور كما في مستند معرفة منفصل. حدد الأقسام إذا كان ذلك مناسبًا.
- اختر منشور لجعل المحتوى متاحًا واحفظ. يبقى المسودة خارج المعرفة المقدمة.
- تحقق من حالة المعالجة. تحديث يحدث الحالة؛ مزامنة الآن يعيد فحص المجلد ويحاول إصلاح الأخطاء.
يتم مشاركة المحتوى وفقًا لحقوق القاعدة المعرفية المختارة، حتى مع المستخدمين الذين لا يملكون وصول SharePoint خاص بهم. لا يتم نقل حقوق SharePoint الفردية. اربط فقط مجلدًا مخصصًا بالكامل لهذا الجمهور.
يتم فحص المستندات الجديدة والمعدلة تلقائيًا، عادة كل 15 دقيقة. الملفات المحذوفة أو المنقولة خارج المجلد تختفي في الفحص التالي. الحد الأقصى هو 250 مستندًا مدعومًا لكل مصدر و25 ميجابايت لكل مستند. الصيغ المدعومة هي PDF، DOCX، PPTX، XLSX، Markdown، نص، CSV، HTML وJSON. يتم تخطي الاختصارات الخارجية وصيغ الملفات الأخرى.
قم بتعديل المحتوى في SharePoint وأدر حقوق القاعدة المعرفية عبر المصدر المرتبط. فصل الربط يخفي المستندات فورًا ويوقف الاستيراد الجديد؛ النسخ الخاصة المحفوظة لا تُحذف نهائيًا بهذا. عند حدوث أخطاء، تحقق من تطبيق المؤسسة، منح الموقع، عنوان URL للمجلد والسر. في حالة خطأ الاتصال، لا يتم تقديم محتوى المصدر. يمكن الاستعادة عبر مزامنة لاحقة.
تم نشر هذا التوسيع واختباره في 14 أكتوبر 2026 لـ OnderwijsSupport على AI-Corporate. اطلب من إدارة المنصة تأكيد التوفر في بيئة أخرى قبل إعداد حقوق Microsoft.