Налаштування та керування базою знань
За допомогою бази знань організація централізовано надає надійну інформацію. Адміністратори можуть публікувати посилання та документи знань для співробітників. Опубліковані документи знань також автоматично враховуються, коли їхній вміст є релевантним для звичайного запиту в чаті.
Ви керуєте базою знань через Керування → База знань. На цьому екрані існуючі посилання та центральні документи знань відображаються разом у одній таблиці.
Що бачать співробітники
Опубліковані елементи видимі для співробітників у розділі База знань → Організація → Документи (або у власному відділенні). Відображення містить посилання та документи, доступні для всієї організації або для відділення співробітника. Шаблони документів, призначені для певних відділів, також відображаються у співробітників цих відділів під відділення → Мої відділи.
Існує два способи, якими співробітники використовують вміст:
- Відкриття з бази знань — співробітник відкриває посилання або читає опублікований документ знань.
- Автоматичне використання в чаті — при релевантному запиті AI-Corporate шукає опубліковані центральні документи знань у межах дозволеного охоплення. Співробітнику не потрібно спочатку вибирати документ за допомогою скріпки.
Посилання — це видимий елемент бази знань, який веде на веб-сторінку, відео або інше зовнішнє джерело. Документ знань містить опрацьований вміст у форматі Markdown і тому може також використовуватися як центральне джерело для пошуку в чаті.
Рівень організації та відділення
Кожен документ знань має охоплення:
- Вся організація — доступний для всіх співробітників у середовищі.
- Відділення — доступний лише для співробітників одного або кількох вибраних відділень.
Адміністратори середовища можуть керувати знаннями, що охоплюють всю організацію, та знаннями для вибраних відділень. Адміністратор відділення керує лише знаннями для відділень, для яких має права керування. Вибір відділення запобігає потраплянню локальної інформації до співробітників іншого відділення.
Тому обирайте охоплення на основі вмісту, а не на основі того, хто завантажує документ. Наприклад, загальна політика інформаційної безпеки підходить для Всієї організації; локальна інструкція з доступності — для відповідного відділення.
Огляд бази знань
Таблиця поєднує існуючі посилання бази знань із центральними документами знань. Ви можете:
- шукати та фільтрувати;
- додавати елементи за допомогою кнопки плюс;
- змінювати порядок за допомогою перетягування;
- відкривати елемент для зміни налаштувань;
- публікувати, архівувати або видаляти документи;
- імпортувати або експортувати пакет OKF.
Стовпець Індекс та встановлений порядок визначають, як елементи впорядковуються у Документах. Використовуйте перетягування, щоб розмістити важливі або часто використовувані знання вище.
Додавання елемента
Натисніть кнопку плюс над таблицею. Ви можете вибрати один із трьох типів вмісту.
Посилання
Виберіть Посилання для існуючої веб-сторінки, відео, курсу або іншого зовнішнього джерела. Заповніть чітку назву, опис, категорію та URL. Цей елемент буде видимий у Документах, але зовнішня сторінка не індексується автоматично як документ знань.
Використовуйте посилання, коли джерело підтримується в іншому місці, і співробітники мають переважно переходити безпосередньо до цього джерела.
Додати документ
Виберіть Додати документ, щоб безпосередньо написати документ знань.
- Введіть унікальне ім’я файлу та впізнавану назву.
- Виберіть тип і додайте короткий опис та релевантні теги.
- Напишіть або вставте вміст у редактор Markdown.
- Виберіть статус публікації та охоплення.
- Збережіть документ.
Цей варіант підходить для політик, робочих інструкцій, поширених запитань та інших знань, які ви хочете підтримувати безпосередньо в AI-Corporate.
Використовуйте заголовки для логічного поділу вмісту. Короткі, самостійні абзаци та чіткі підзаголовки покращують як читабельність, так і пошук релевантних фрагментів у чаті.
Додати вихідний файл
Виберіть Додати вихідний файл, щоб використати файл із Файлового менеджера як документ знань. Ви можете вибрати існуючий файл або спочатку завантажити новий.
AI-Corporate обробляє вихідний файл і створює з нього канонічний Markdown. Завдяки цьому різні типи файлів отримують єдиний послідовний формат для відображення, обміну та індексації пошуку.
Підтримувані джерела включають PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- та текстові файли. PDF-, Word- та PowerPoint-файли обробляються автоматично, при цьому враховується текст, структура документа та, де можливо, релевантна візуальна інформація, така як таблиці, графіки, форми та зображення. Це дозволяє зберегти більше корисного вмісту, ніж при простому вилученні тексту.
Після обробки завжди перевіряйте:
- чи всі важливі розділи присутні;
- чи таблиці та списки зрозумілі;
- чи зроблені висновки з графіків або зображень;
- чи правильні назва, опис, тип і теги;
- чи потребують уваги попередження про якість;
- чи правильно встановлені статус і охоплення.
Технічно успішне вилучення не гарантує, що вся візуальна інформація була коректно перенесена. Порівняйте Markdown важливих документів із оригінальним файлом.
Налаштування метаданих
У Налаштування документа знань ви керуєте вмістом і контекстом документа знань.
| Поле | Використання |
|---|---|
| Ім’я файлу | Технічна, впізнавана назва для нового Markdown-документа. |
| Назва | Назва, яку співробітники бачать у базі знань і при посиланні на джерело. |
| Тип | Тип вмісту, наприклад політика, посібник, протокол або поширені запитання. |
| Опис | Коротке пояснення мети та вмісту. |
| Теги | Пошукові та керівні терміни, розділені комами. |
| Джерело або ресурс | Походження або власник знань. |
| URL джерела | Посилання на оригінальне або актуальне зовнішнє джерело. |
| Дата зміни | Дата останнього оновлення вмісту джерела. |
| Статус публікації | Чернетка, Опубліковано або Архівовано. |
| Охоплення | Вся організація або вибрані відділення. |
| Канонічний Markdown | Вміст, який відображається, експортується та індексується. |
Добра назва, опис і набір тегів допомагають адміністраторам підтримувати колекцію. Для змістовної відповіді найважливішим залишається фактичний текст документа.
Статус і робочий процес публікації
Використовуйте три статуси як простий робочий процес редагування:
- Чернетка — доступна лише в керуванні; ще не видима і не індексується для співробітників.
- Опубліковано — видима у Документах та доступна для релевантних запитів у чаті в межах встановленого охоплення.
- Архівовано — збережена в керуванні, але неактивна для співробітників.
Безпечний робочий процес:
- Додайте документ як Чернетку.
- Перевірте вміст, метадані та охоплення.
- Протестуйте кілька репрезентативних запитів.
- Встановіть документ як Опублікований.
- Архівуйте застарілу версію перед публікацією заміни.
Уникайте суперечностей між двома опублікованими документами. Якщо різні версії свідомо існують паралельно, чітко вкажіть їхній період дії та сферу застосування.
Редагування існуючих знань
Відкрийте документ знань із таблиці, щоб змінити метадані або канонічний Markdown. Після збереження вміст буде повторно індексовано. Оновлена версія потім може використовуватися для наступних запитів у чаті.
Для вихідних файлів оригінальний файл залишається доступним як джерело, тоді як центральні знання керуються як власність організації. Документи знань не залежать від особистого облікового запису завантажувача. Якщо цей обліковий запис буде видалено пізніше, керовані знання залишаться.
Видаляйте документ знань лише тоді, коли вміст, індекс і збережене джерело мають бути остаточно видалені. Використовуйте Архівовано, якщо не хочете більше активно пропонувати знання, але хочете їх зберегти.
Що таке OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — це переносимий формат центральної бази знань. Документ OKF складається зі звичайного Markdown з опціональним YAML-frontmatter для метаданих. Завдяки цьому вміст залишається читабельним і редагованим поза AI-Corporate.
Простий документ OKF виглядає так:
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
Markdown формує канонічний вміст. Frontmatter описує документ. Використовуйте звичайні Markdown-посилання для посилань на інші документи або джерела.
Статус публікації та охоплення відділень залишаються окремими налаштуваннями безпеки в AI-Corporate; вони не є частиною переносимого документа.
Експорт пакета OKF
Натисніть кнопку експорту над таблицею, щоб завантажити керовані документи знань у вигляді ZIP-пакета. Пакет містить:
- один Markdown-файл на кожен документ знань;
index.mdз посиланнями на документи;log.mdз інформацією про експорт.
Використовуйте експорт як переносимий резервний копію, для змістовної перевірки поза AI-Corporate або як основу для обміну з іншим середовищем. Посилання з видимої бази знань не є канонічними документами знань і тому не входять до пакета документів.
Імпорт пакета OKF
Натисніть кнопку імпорту та виберіть ZIP-файл із Markdown-документами. AI-Corporate зчитає документи та метадані і створить із них центральні документи знань.
Імпортовані документи починаються як Чернетки. Перевірте кожен документ перед публікацією. Особливу увагу звертайте на:
- назву та тип;
- конвертацію внутрішніх посилань;
- охоплення та вибір відділень;
- дані джерела та дату зміни;
- дублікати або застарілі документи;
- читабельність Markdown.
Пакет може містити максимум 25 Markdown-документів і 8 МБ упакованого та розпакованого вмісту. Розподіліть більшу колекцію знань на кілька пакетів.
Перевірка коректної роботи бази знань
Після важливої зміни протестуйте повний користувацький шлях:
- Опублікуйте документ із чітко впізнаваним фактом.
- Увійдіть як співробітник у межах встановленого охоплення.
- Перевірте, чи документ відображається у База знань → Організація → Документи (або у власному відділенні) і чи його можна відкрити.
- Задайте у звичайному чаті запит, для якого документ релевантний, не прив’язуючи файл вручну.
- Перевірте, чи відповідь відповідає документу і чи центральне джерело впізнається.
- Повторіть тест із співробітником поза охопленням; він не повинен бачити відділові знання або використовувати їх у чаті.
Також протестуйте нерелевантне питання. База знань має використовуватися як додаткове джерело, коли це змістовно необхідно, а не як обов’язковий контекст для кожної відповіді.
Рекомендації для надійної бази знань
- Призначайте відповідального за зміст для кожної теми.
- Використовуйте послідовні назви, типи та теги.
- Вказуйте дату дії або версію в документі, якщо це важливо.
- Публікуйте лише перевірену інформацію.
- Архівуйте застарілі знання та уникайте суперечливих активних версій.
- Обмежуйте відділові знання відповідним охопленням.
- Підтримуйте документи впорядкованими з чіткими заголовками та самостійними абзацами.
- Тестуйте важливі документи як у Документах, так і за допомогою репрезентативних запитів у чаті.
Для пояснень щодо файлів, які співробітник самостійно додає до одного чату, дивіться Чат із документами.
Папка SharePoint як центральне джерело знань
Адміністратор може підключити папку SharePoint до бази знань. Документи з цієї папки та підпапок обробляються автоматично; співробітники використовують їх через існуючу базу знань і при відповідних чат-запитах, незалежно від обраної мовної моделі. Для цього їм не потрібно активувати особисту інтеграцію SharePoint.
Підготовка Microsoft
Спочатку виконайте повні кроки для організаційного додатку, права застосунку Sites.Selected, адміністративної згоди та окремого read-sitegrant у Налаштуванні Microsoft 365. Серверне з’єднання використовує той самий організаційний додаток, що й для входу, і не потребує додаткової redirect-URL.
Підключення папки
- Відкрийте Адміністрування → База знань → Додати → SharePoint-папки → Підключити папку.
- Введіть заголовок і вставте URL папки. Використовуйте звичайний URL папки або URL з перегляду файлів SharePoint з параметром id, не посилання-запрошення.
- Виберіть ті ж права школи/філії або середовища та цільову аудиторію, що й для окремого документа знань. За потреби виберіть відділи.
- Виберіть Опубліковано, щоб зробити вміст доступним, і збережіть. Чернетка не включається до доступних знань.
- Перевірте статус обробки. Оновити оновлює статус; Синхронізувати зараз перевіряє папку повторно і намагається виправити помилки.
Вміст поширюється відповідно до обраних прав бази знань, також для користувачів без власного доступу до SharePoint. Індивідуальні права SharePoint не передаються. Підключайте лише папку, вміст якої призначений для цієї аудиторії.
Нові та змінені документи перевіряються автоматично, зазвичай кожні 15 хвилин. Видалені або переміщені з папки файли зникають при наступній перевірці. Максимум підтримується 250 документів на джерело та 25 МіБ на документ. Підтримуються PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, текст, CSV, HTML та JSON. Зовнішні ярлики та інші формати файлів пропускаються.
Змінюйте вміст у SharePoint і керуйте правами бази знань через підключене джерело. Відключення негайно приховує документи і припиняє нові імпорти; збережені приватні копії не видаляються остаточно. При помилках перевірте організаційний додаток, sitegrant, URL папки та secret. При помилці з’єднання вміст джерела не пропонується. Відновлення можливе через наступну синхронізацію.
Це розширення опубліковане та протестоване 14 жовтня 2026 року для OnderwijsSupport на AI-Corporate. Перед налаштуванням прав Microsoft попросіть адміністрування платформи підтвердити доступність у іншому середовищі.