メインコンテンツへスキップ

ナレッジベースの設定と管理

ナレッジベースにより、組織は信頼できる情報を中央で利用可能にします。管理者は従業員向けにリンクやナレッジドキュメントを公開できます。公開されたナレッジドキュメントは、その内容が通常のチャット質問に関連する場合、自動的に利用されます。

ナレッジベースは 管理 → ナレッジベース から管理します。この画面には既存のリンクと中央ナレッジドキュメントが1つの表にまとめて表示されます。

従業員が見るもの​

公開されたアイテムは従業員に ナレッジベース → 組織 → ドキュメント（または自分の拠点の下）で表示されます。表示には組織全体または従業員の拠点で利用可能なリンクとドキュメントが含まれます。特定の部署向けのドキュメントテンプレートは、その部署の従業員には 拠点 → 自分の部署 の下にも表示されます。

従業員が内容を利用する方法は2つあります：

  1. ナレッジベースから開く — 従業員がリンクを開くか公開されたナレッジドキュメントを読む。
  2. チャットで自動利用 — 関連する質問があった場合、AI-Corporateは許可された範囲内の公開された中央ナレッジドキュメントを検索します。従業員はドキュメントをクリップで選択する必要はありません。
リンクとナレッジドキュメント

リンク はウェブページ、動画、その他の外部リソースを指す表示可能なナレッジベースアイテムです。ナレッジドキュメント は処理されたMarkdown内容を含み、チャットの中央リソースとして検索可能です。

組織レベルと拠点レベル​

各ナレッジドキュメントには範囲があります：

  • 組織全体 — 環境内のすべての従業員が利用可能。
  • 拠点 — 選択された1つ以上の拠点の従業員のみ利用可能。

環境管理者は組織全体のナレッジと選択された拠点のナレッジを管理できます。拠点管理者は管理権限のある拠点のナレッジのみ管理します。拠点の選択により、他の拠点の従業員にローカル情報が届くのを防ぎます。

範囲は内容に基づいて選択してください。例えば、一般的な情報セキュリティポリシーは 組織全体 に適し、ローカルの連絡指示は該当拠点に適します。

ナレッジベース概要​

表は既存のナレッジベースリンクと中央ナレッジドキュメントを組み合わせています。以下が可能です：

  • 検索とフィルター
  • プラスボタンでアイテム追加
  • ドラッグハンドルで順序変更
  • アイテムを開いて設定変更
  • ドキュメントの公開、アーカイブ、削除
  • OKFバンドルのインポート・エクスポート

インデックス列と設定された順序が ドキュメント 内のアイテムの並び順を決定します。ドラッグハンドルで重要またはよく使うナレッジを上位に配置してください。

アイテムの追加​

表の上の プラスボタン をクリックします。3種類の内容から選べます。

リンク​

既存のウェブページ、動画、コース、その他の外部リソースには リンク を選択します。明確なタイトル、説明、カテゴリ、URLを入力してください。このアイテムは ドキュメント に表示されますが、外部ページは自動的にナレッジドキュメントとしてインデックスされません。

ソースが他で管理されており、従業員が主に直接そのソースにアクセスする必要がある場合にリンクを使用してください。

ドキュメント追加​

直接ナレッジドキュメントを作成するには ドキュメント追加 を選択します。

  1. 一意のファイル名とわかりやすいタイトルを入力。
  2. タイプを選び、簡単な説明と関連タグを追加。
  3. Markdownエディターに内容を記述または貼り付け。
  4. 公開ステータスと範囲を選択。
  5. ドキュメントを保存。

このオプションはポリシー、作業指示、FAQ、その他AI-Corporate内で直接管理したいナレッジに適しています。

内容を論理的に分割するために見出しを使ってください。短く独立した段落と明確な小見出しは、読みやすさとチャットでの関連部分の検索性を向上させます。

ソースファイル追加​

ファイル管理からファイルをナレッジドキュメントとして使うには ソースファイル追加 を選択します。既存ファイルを選ぶか、新規アップロードも可能です。

AI-Corporateはソースファイルを処理し、正規のMarkdownを生成します。これにより複数のファイルタイプが一貫した表示、交換、検索インデックス形式になります。

対応ソースはPDF、Word、PowerPoint、Markdown、テキストファイルなどです。PDF、Word、PowerPointは自動処理され、テキスト、ドキュメント構造、可能な限り表、グラフ、フォーム、画像などの関連視覚情報も取り込みます。これにより単なるテキスト抽出より多くの有用な内容が保持されます。

処理後は必ず以下を確認してください：

  • 重要な章がすべて含まれているか
  • 表や箇条書きが理解可能に変換されているか
  • グラフや画像からの結論が記録されているか
  • タイトル、説明、タイプ、タグが正しいか
  • 品質警告に対応が必要か
  • ステータスと範囲が正しく設定されているか
公開前の確認

技術的に抽出が成功しても、すべての視覚的意味が正しく引き継がれているとは限りません。重要なドキュメントはMarkdownと元ファイルを比較してください。

メタデータ設定​

ナレッジドキュメント設定 でナレッジドキュメントの内容とコンテキストを管理します。

フィールド用途
ファイル名新規Markdownドキュメントの技術的で識別可能な名前。
タイトル従業員がナレッジベースや出典表示で見る名前。
タイプ内容の種類（例：ポリシー、マニュアル、プロトコル、FAQ）。
説明目的と内容の簡単な説明。
タグ検索・管理用語（カンマ区切り）。
ソースまたはリソースナレッジの出所または所有者。
ソースURL元または最新の外部ソースへのリンク。
変更日ソースが内容的に更新された日付。
公開ステータス草稿、公開済み、アーカイブ済み。
範囲組織全体または選択された拠点。
正規Markdown表示、エクスポート、インデックスされる内容。

適切なタイトル、説明、タグセットは管理者がコレクションを維持するのに役立ちます。内容の回答には実際のドキュメントテキストが最も重要です。

ステータスと公開ワークフロー​

3つのステータスを簡単な編集ワークフローとして使います：

  • 草稿 — 管理内のみ利用可能。従業員には表示・検索不可。
  • 公開済み — ドキュメント に表示され、設定範囲内の関連チャット質問で利用可能。
  • アーカイブ済み — 管理内に保存されるが、従業員には非アクティブ。

安全な運用例：

  1. ドキュメントを 草稿 として追加。
  2. 内容、メタデータ、範囲を確認。
  3. 代表的な質問でテスト。
  4. ドキュメントを 公開済み に設定。
  5. 置き換え前に古いバージョンをアーカイブ。

2つの公開ドキュメントが矛盾しないようにしてください。異なるバージョンを意図的に並存させる場合は、有効期間と適用範囲を明確に示してください。

既存ナレッジの編集​

表からナレッジドキュメントを開き、メタデータや正規Markdownを編集します。保存後、内容は再インデックスされ、更新版が次回のチャット質問で利用されます。

ソースファイルは元ファイルとして出所が保持され、中央ナレッジは組織所有として管理されます。ナレッジドキュメントはアップロード者の個人アカウントに依存しません。アカウントが後に削除されても管理されたナレッジは保持されます。

内容、インデックス、保存されたソースを完全に削除してよい場合のみナレッジドキュメントを削除してください。アクティブに提供したくないが保存したい場合は アーカイブ済み を使います。

OKFとは？​

OKF（Open Knowledge Format） は中央ナレッジベースの移行可能なフォーマットです。OKFドキュメントは通常のMarkdownにオプションのYAMLフロントマターでメタデータを含みます。これによりAI-Corporate外でも内容が読み書き可能です。

簡単なOKFドキュメントの例：

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Markdownが正規の内容を形成し、フロントマターがドキュメントを説明します。別のドキュメントやソースへの参照には通常のMarkdownリンクを使用してください。

公開ステータスと拠点範囲はAI-Corporate内の別個のセキュリティ設定であり、移行可能なドキュメントの一部ではありません。

OKFバンドルのエクスポート​

表の上の エクスポートボタン をクリックすると、管理されたナレッジドキュメントをZIPバンドルでダウンロードできます。バンドルには：

  • ナレッジドキュメントごとのMarkdownファイル
  • ドキュメントへのリンクを含む index.md
  • エクスポート情報を含む log.md

エクスポートは移行可能なバックアップ、AI-Corporate外での内容確認、別環境との交換の基礎として利用します。表示されるナレッジベースのリンクは正規ナレッジドキュメントではないため、ドキュメントバンドルには含まれません。

OKFバンドルのインポート​

インポートボタン をクリックし、Markdownドキュメントを含むZIPファイルを選択します。AI-Corporateはドキュメントとメタデータを読み込み、中央ナレッジドキュメントを作成します。

インポートされたドキュメントは 草稿 として開始します。公開前に各ドキュメントを確認してください。特に注意すべき点：

  • タイトルとタイプ
  • 内部リンクの変換
  • 範囲と拠点選択
  • ソース情報と変更日
  • 重複または古いドキュメント
  • Markdownの読みやすさ

バンドルは最大25のMarkdownドキュメントと8MBの圧縮・展開内容を含めます。大きなナレッジコレクションは複数のバンドルに分割してください。

ナレッジベースが正しく機能するか確認​

重要な変更後はユーザールート全体をテストしてください：

  1. 明確に識別できる事実を含むドキュメントを公開。
  2. 設定範囲内の従業員としてログイン。
  3. ナレッジベース → 組織 → ドキュメント（または自拠点）にドキュメントがあり開けるか確認。
  4. 通常のチャットでドキュメントに関連する質問をし、ファイルを手動で添付せずに。
  5. 回答がドキュメントと一致し、中央ソースが認識可能に示されているか確認。
  6. 範囲外の従業員で同じテストを繰り返し、拠点ナレッジが見えずチャットで使えないことを確認。

関連しない質問もテストしてください。ナレッジベースは必要に応じて補助的に使われ、すべての回答に必須のコンテキストではありません。

信頼できるナレッジベースのガイドライン​

  • 各トピックに内容の責任者を割り当てる。
  • 一貫したタイトル、タイプ、タグを使う。
  • 重要な場合は有効期限やバージョンをドキュメントに記載。
  • 確認済み情報のみ公開。
  • 古いナレッジはアーカイブし、矛盾するアクティブ版を防止。
  • 拠点固有のナレッジは適切な範囲に限定。
  • 明確な見出しと独立した段落でドキュメントを整理。
  • 重要なドキュメントは ドキュメント と代表的なチャット質問でテスト。

従業員がチャットに自分でファイルを添付する方法については、ドキュメント付きチャット を参照してください。

SharePointフォルダーを中央ナレッジソースとして使用する​

管理者はSharePointフォルダーをナレッジベースに連携できます。そのフォルダーおよびサブフォルダー内のドキュメントは自動的に処理され、従業員は既存のナレッジベースや関連するチャット質問で利用できます。使用言語モデルに関わらず、個人用SharePoint統合を有効にする必要はありません。

Microsoftの準備​

まずMicrosoft 365の設定にある組織アプリ、アプリケーション権限Sites.Selected、管理者同意、個別のreadサイト権限付与の全手順を完了してください。サーバー接続はサインインに使用するのと同じ組織アプリを使い、追加のリダイレクトURLは不要です。

フォルダーの連携​

  1. 管理 → ナレッジベース → 追加 → SharePointフォルダー → フォルダーを連携を開きます。
  2. タイトルを入力し、フォルダーのURLを貼り付けます。通常のフォルダーURLか、SharePointのファイルビューのidパラメーター付きURLを使用し、招待リンクは使わないでください。
  3. 単独のナレッジドキュメントと同じ学校・拠点・環境権限および対象者を選択します。該当する場合は部門も選択してください。
  4. 公開済みを選択して内容を利用可能にし、保存します。下書きは提供されません。
  5. 処理状況を確認します。更新で状態を更新し、今すぐ同期でフォルダーを再チェックし、エラーを再試行します。
フォルダーの対象者

内容は選択したナレッジベース権限に従って共有され、個別のSharePointアクセス権がなくてもユーザーに提供されます。個別のSharePoint権限は引き継がれません。対象者に適した内容のみのフォルダーを連携してください。

新規および変更されたドキュメントは通常15分ごとに自動チェックされます。削除またはフォルダー外に移動されたファイルは次回チェック時に消去されます。1ソースあたり最大250ドキュメント、1ドキュメントあたり25MiBまで対応。対応形式はPDF、DOCX、PPTX、XLSX、Markdown、テキスト、CSV、HTML、JSONです。外部ショートカットやその他のファイル形式はスキップされます。

内容はSharePointで編集し、ナレッジベース権限は連携元で管理します。連携解除はドキュメントを即座に非表示にし、新規インポートを停止しますが、保存済みのプライベートコピーは削除されません。エラー時は組織アプリ、サイト権限付与、フォルダーURL、シークレットを確認してください。接続エラー時はソース内容が提供されません。復旧は次回同期で行われます。

利用可能性

この拡張機能は2026年10月14日にOnderwijsSupportのAI-Corporate向けに公開・テスト済みです。Microsoft権限を設定する前に、他環境での利用可否をプラットフォーム管理者に確認してください。

このページで