Kennisbank inrichten en beheren

Met de kennisbank stelt de organisatie betrouwbare informatie centraal beschikbaar. Beheerders kunnen links en kennisdocumenten publiceren voor medewerkers. Gepubliceerde kennisdocumenten worden bovendien automatisch meegenomen wanneer hun inhoud relevant is voor een gewone chatvraag.

Je beheert de kennisbank via Beheer → Kennisbank. Op dit scherm staan bestaande links en centrale kennisdocumenten samen in één tabel.

Wat medewerkers zien

Gepubliceerde items zijn voor medewerkers zichtbaar onder Kennisbank → Eigen kennisbank. De weergave bevat links en documenten die voor de hele organisatie of voor de vestiging van de medewerker beschikbaar zijn.

Er zijn twee manieren waarop medewerkers de inhoud gebruiken:

1. Openen vanuit de kennisbank — een medewerker opent een link of leest een gepubliceerd kennisdocument.
2. Automatisch gebruiken in de chat — bij een relevante vraag doorzoekt AI-Corporate de gepubliceerde centrale kennisdocumenten binnen het toegestane bereik. De medewerker hoeft het document niet eerst met de paperclip te selecteren.

Links en kennisdocumenten

Een Link is een zichtbaar kennisbankitem dat verwijst naar een webpagina, video of andere externe bron. Een kennisdocument bevat verwerkte Markdown-inhoud en kan daardoor ook als centrale bron voor de chat worden doorzocht.

Organisatie- en vestigingsniveau

Ieder kennisdocument heeft een bereik:

• Hele organisatie — beschikbaar voor alle medewerkers in de omgeving.
• Vestigingen — alleen beschikbaar voor medewerkers van één of meer geselecteerde vestigingen.

Omgevingsbeheerders kunnen organisatiebrede kennis en kennis voor geselecteerde vestigingen beheren. Een vestigingsbeheerder beheert alleen kennis voor de vestigingen waarvoor die beheerrechten heeft. De vestigingsselectie voorkomt dat lokale informatie bij medewerkers van een andere vestiging terechtkomt.

Kies het bereik daarom op basis van de inhoud, niet op basis van wie het document uploadt. Een algemeen informatiebeveiligingsbeleid past bijvoorbeeld bij Hele organisatie; een lokale bereikbaarheidsinstructie past bij de betreffende vestiging.

Het kennisbankoverzicht

De tabel combineert de bestaande kennisbanklinks met centrale kennisdocumenten. Je kunt:

• zoeken en filteren;
• items toevoegen met de plusknop;
• de volgorde aanpassen met de sleepgreep;
• een item openen om de instellingen te wijzigen;
• documenten publiceren, archiveren of verwijderen;
• een OKF-bundel importeren of exporteren.

De kolom Index en de ingestelde volgorde bepalen hoe items in Eigen kennisbank worden gerangschikt. Gebruik de sleepgreep om belangrijke of veelgebruikte kennis hoger te plaatsen.

Een item toevoegen

Klik boven de tabel op de plusknop. Je kunt kiezen uit drie soorten inhoud.

Link

Kies Link voor een bestaande webpagina, video, cursus of andere externe bron. Vul een duidelijke titel, beschrijving, categorie en URL in. Dit item wordt zichtbaar in Eigen kennisbank, maar de externe pagina wordt niet automatisch als kennisdocument geïndexeerd.

Gebruik een link wanneer de bron elders wordt onderhouden en medewerkers vooral rechtstreeks naar die bron moeten kunnen navigeren.

Document toevoegen

Kies Document toevoegen om rechtstreeks een kennisdocument te schrijven.

1. Vul een unieke bestandsnaam en een herkenbare titel in.
2. Kies een type en voeg een korte beschrijving en relevante tags toe.
3. Schrijf of plak de inhoud in de Markdown-editor.
4. Kies de publicatiestatus en het bereik.
5. Sla het document op.

Deze optie is geschikt voor beleid, werkinstructies, veelgestelde vragen en andere kennis die je direct in AI-Corporate wilt onderhouden.

Gebruik koppen om de inhoud logisch op te delen. Korte, zelfstandige paragrafen en duidelijke tussenkoppen verbeteren zowel de leesbaarheid als het terugvinden van relevante fragmenten in de chat.

Bronbestand toevoegen

Kies Bronbestand toevoegen om een bestand uit Bestandsbeheer als kennisdocument te gebruiken. Je kunt een bestaand bestand kiezen of eerst een nieuw bestand uploaden.

AI-Corporate verwerkt het bronbestand en maakt daarvan canonieke Markdown. Daardoor krijgen verschillende bestandstypen één consistent formaat voor weergave, uitwisseling en zoekindexering.

Ondersteunde bronnen zijn onder andere PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- en tekstbestanden. Afhankelijk van het document kan de verwerking naast gewone tekst ook tabellen, grafieken, formulieren en afbeeldingen analyseren. Dit is belangrijk bij scans en visueel opgebouwde documenten, omdat alleen de platte tekstlaag daar vaak informatie verliest.

Controleer na de verwerking altijd:

• of alle belangrijke hoofdstukken aanwezig zijn;
• of tabellen en opsommingen begrijpelijk zijn overgekomen;
• of conclusies uit grafieken of afbeeldingen zijn vastgelegd;
• of titel, beschrijving, type en tags kloppen;
• of kwaliteitswaarschuwingen nog actie vereisen;
• of status en bereik juist zijn ingesteld.

Controle vóór publicatie

Een technisch geslaagde extractie betekent niet automatisch dat alle visuele betekenis correct is overgenomen. Vergelijk de Markdown bij belangrijke documenten met het oorspronkelijke bestand.

Metadata instellen

In Kennisdocument instellen beheer je de inhoud en context van een kennisdocument.

Veld	Gebruik
Bestandsnaam	Technische, herkenbare naam voor een nieuw Markdown-document.
Titel	Naam die medewerkers in de kennisbank en bij bronvermelding zien.
Type	Inhoudssoort, bijvoorbeeld beleid, handleiding, protocol of veelgestelde vragen.
Beschrijving	Korte uitleg over doel en inhoud.
Tags	Zoek- en beheertermen, gescheiden met komma's.
Bron of resource	Herkomst of eigenaar van de kennis.
Bron-URL	Link naar de oorspronkelijke of actuele externe bron.
Wijzigingsdatum	Datum waarop de bron inhoudelijk is bijgewerkt.
Publicatiestatus	Concept, Gepubliceerd of Gearchiveerd.
Bereik	Hele organisatie of geselecteerde vestigingen.
Canonieke Markdown	De inhoud die wordt weergegeven, geëxporteerd en geïndexeerd.

Een goede titel, beschrijving en set tags helpen beheerders de verzameling te onderhouden. Voor de inhoudelijke beantwoording blijft de daadwerkelijke documenttekst het belangrijkst.

Status en publicatieworkflow

Gebruik de drie statussen als een eenvoudige redactieworkflow:

• Concept — alleen beschikbaar in beheer; nog niet zichtbaar of doorzoekbaar voor medewerkers.
• Gepubliceerd — zichtbaar in Eigen kennisbank en beschikbaar voor relevante chatvragen binnen het ingestelde bereik.
• Gearchiveerd — bewaard in beheer, maar niet actief beschikbaar voor medewerkers.

Een veilige werkwijze is:

1. Voeg het document toe als Concept.
2. Controleer inhoud, metadata en bereik.
3. Test enkele representatieve vragen.
4. Zet het document op Gepubliceerd.
5. Archiveer een verouderde versie voordat je de vervanger publiceert.

Voorkom dat twee gepubliceerde documenten elkaar tegenspreken. Als verschillende versies bewust naast elkaar bestaan, benoem dan duidelijk hun geldigheidsperiode en toepassingsgebied.

Bestaande kennis bewerken

Open een kennisdocument vanuit de tabel om de metadata of canonieke Markdown aan te passen. Na het opslaan wordt de inhoud opnieuw geïndexeerd. De bijgewerkte versie kan daarna bij volgende chatvragen worden gebruikt.

Bij bronbestanden blijft het oorspronkelijke bestand als herkomst beschikbaar, terwijl de centrale kennis als organisatiebezit wordt beheerd. Kennisdocumenten zijn daarom niet afhankelijk van het persoonlijke account van de uploader. Als dat account later wordt verwijderd, blijft de beheerde kennis behouden.

Verwijder een kennisdocument alleen wanneer ook de inhoud, index en opgeslagen bron definitief weg mogen. Gebruik Gearchiveerd wanneer je de kennis niet meer actief wilt aanbieden maar wel wilt bewaren.

Wat is OKF?

OKF (Open Knowledge Format) is het overdraagbare formaat van de centrale kennisbank. Een OKF-document bestaat uit gewone Markdown met optionele YAML-frontmatter voor metadata. Daardoor blijft de inhoud ook buiten AI-Corporate leesbaar en bewerkbaar.

Een eenvoudig OKF-document ziet er zo uit:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

De Markdown vormt de canonieke inhoud. De frontmatter beschrijft het document. Gebruik normale Markdown-links voor verwijzingen naar andere documenten of bronnen.

Publicatiestatus en vestigingsbereik blijven afzonderlijke beveiligingsinstellingen in AI-Corporate; ze zijn geen onderdeel van het overdraagbare document.

OKF-bundel exporteren

Klik op de exportknop boven de tabel om de beheerde kennisdocumenten als ZIP-bundel te downloaden. De bundel bevat:

• een Markdown-bestand per kennisdocument;
• een index.md met links naar de documenten;
• een log.md met informatie over de export.

Gebruik een export als overdraagbare back-up, voor inhoudelijke controle buiten AI-Corporate of als basis voor uitwisseling met een andere omgeving. Links uit de zichtbare kennisbank zijn geen canonieke kennisdocumenten en maken daarom geen deel uit van de documentbundel.

OKF-bundel importeren

Klik op de importknop en selecteer een ZIP-bestand met Markdown-documenten. AI-Corporate leest de documenten en metadata in en maakt er centrale kennisdocumenten van.

Geïmporteerde documenten starten als Concept. Controleer ieder document voordat je het publiceert. Let daarbij vooral op:

• titel en type;
• de omzetting van interne links;
• bereik en vestigingsselectie;
• brongegevens en wijzigingsdatum;
• dubbele of verouderde documenten;
• de leesbaarheid van de Markdown.

Een bundel kan maximaal 25 Markdown-documenten en 8 MB aan ingepakte en uitgepakte inhoud bevatten. Verdeel een grotere kennisverzameling over meerdere bundels.

Controleren of de kennisbank goed werkt

Test na een belangrijke wijziging de volledige gebruikersroute:

1. Publiceer een document met een duidelijk herkenbaar feit.
2. Meld je aan als medewerker binnen het ingestelde bereik.
3. Controleer of het document onder Kennisbank → Eigen kennisbank staat en geopend kan worden.
4. Stel in een gewone chat een vraag waarvoor het document relevant is, zonder het bestand handmatig te koppelen.
5. Controleer of het antwoord overeenkomt met het document en de centrale bron herkenbaar wordt vermeld.
6. Herhaal de test met een medewerker buiten het bereik; die mag de vestigingskennis niet zien of via de chat gebruiken.

Test ook een irrelevante vraag. De kennisbank moet als aanvullende bron worden gebruikt wanneer dat inhoudelijk nodig is, niet als verplichte context voor ieder antwoord.

Richtlijnen voor een betrouwbare kennisbank

• Wijs per onderwerp een inhoudelijk eigenaar aan.
• Gebruik consistente titels, typen en tags.
• Zet de geldigheidsdatum of versie in het document als die van belang is.
• Publiceer alleen gecontroleerde informatie.
• Archiveer verouderde kennis en voorkom tegenstrijdige actieve versies.
• Beperk vestigingsspecifieke kennis tot het juiste bereik.
• Houd documenten overzichtelijk met duidelijke koppen en zelfstandige paragrafen.
• Test belangrijke documenten zowel in Eigen kennisbank als met representatieve chatvragen.

Voor uitleg over bestanden die een medewerker zelf aan één chat koppelt, lees je Chat met documenten.