设置和管理知识库
通过知识库，组织可以集中提供可靠的信息。管理员可以为员工发布链接和知识文档。发布的知识文档还会在其内容与普通聊天问题相关时自动被纳入搜索范围。
您可以通过 管理 → 知识库 来管理知识库。在此界面中，现有的链接和中央知识文档会合并显示在一个表格中。
员工看到的内容
发布的项目对员工可见，位置在 知识库 → 组织 → 文档（或在其所属分支机构下）。显示内容包括对整个组织或员工所属分支机构开放的链接和文档。针对特定部门的文档模板也会在该部门员工的 分支机构 → 我的部门 下显示。
员工使用内容有两种方式：
- 从知识库打开 — 员工打开链接或阅读已发布的知识文档。
- 在聊天中自动使用 — 当提出相关问题时，AI-Corporate 会在允许范围内搜索已发布的中央知识文档。员工无需先用回形针选择文档。
链接 是指向网页、视频或其他外部资源的可见知识库项目。知识文档 包含处理过的 Markdown 内容，因此也可以作为聊天的中央来源被搜索。
组织和分支机构级别
每个知识文档都有一个适用范围：
- 整个组织 — 对环境中所有员工开放。
- 分支机构 — 仅对一个或多个选定分支机构的员工开放。
环境管理员可以管理整个组织的知识和选定分支机构的知识。分支机构管理员仅管理其拥有管理权限的分支机构的知识。分支机构选择可防止本地信息被其他分支机构的员工看到。
因此，请根据内容选择适用范围，而非上传者身份。例如，通用的信息安全政策适合选择 整个组织；本地的可达性指令适合对应分支机构。
知识库概览
表格将现有的知识库链接与中央知识文档合并显示。您可以：
- 搜索和筛选；
- 点击加号按钮添加项目；
- 用拖拽手柄调整顺序；
- 打开项目修改设置；
- 发布、归档或删除文档；
- 导入或导出 OKF 包。
索引 列和设置的顺序决定了 文档 中项目的排序。使用拖拽手柄将重要或常用知识置顶。
添加项目
点击表格上方的 加号按钮。您可以选择三种内容类型。
链接
选择 链接 用于已有网页、视频、课程或其他外部资源。填写清晰的标题、描述、类别和 URL。该项目会在 文档 中显示，但外部页面不会自动被索引为知识文档。
当资源在其他地方维护，且员工主要需要直接访问该资源时，请使用链接。
添加文档
选择 添加文档 直接编写知识文档。
- 填写唯一的文件名和易识别的标题。
- 选择类型，添加简短描述和相关标签。
- 在 Markdown 编辑器中编写或粘贴内容。
- 选择发布状态和适用范围。
- 保存文档。
此选项适用于政策、工作指令、常见问题及其他您希望直接在 AI-Corporate 中维护的知识。
使用标题将内容逻辑分段。简短、独立的段落和清晰的小标题既提升可读性，也便于聊天中检索相关片段。
添加源文件
选择 添加源文件 以使用文件管理中的文件作为知识文档。您可以选择现有文件或先上传新文件。
AI-Corporate 会处理源文件并生成规范的 Markdown。因此，不同文件类型会统一为一种格式，便于显示、交换和索引。
支持的源文件包括 PDF、Word、PowerPoint、Markdown 和文本文件。PDF、Word 和 PowerPoint 文件会自动处理，提取文本、文档结构及尽可能多的相关视觉信息，如表格、图表、表单和图片。这样比仅提取纯文本能保留更多有用内容。
处理完成后，请务必检查：
- 所有重要章节是否完整；
- 表格和列表是否清晰；
- 图表或图片中的结论是否被记录；
- 标题、描述、类型和标签是否正确；
- 质量警告是否需要处理；
- 状态和适用范围是否设置正确。
技术上成功提取并不意味着所有视觉含义都被正确保留。请将重要文档的 Markdown 与原始文件进行对比。
设置元数据
在 设置知识文档 中管理知识文档的内容和上下文。
| 字段 | 用途 |
|---|---|
| 文件名 | 新 Markdown 文档的技术性、易识别名称。 |
| 标题 | 员工在知识库和引用时看到的名称。 |
| 类型 | 内容类别，如政策、手册、协议或常见问题。 |
| 描述 | 关于目的和内容的简短说明。 |
| 标签 | 用逗号分隔的搜索和管理关键词。 |
| 来源或资源 | 知识的来源或所有者。 |
| 来源 URL | 指向原始或当前外部资源的链接。 |
| 修改日期 | 来源内容更新的日期。 |
| 发布状态 | 草稿、已发布或已归档。 |
| 适用范围 | 整个组织或选定分支机构。 |
| 规范 Markdown | 用于显示、导出和索引的内容。 |
良好的标题、描述和标签集有助于管理员维护集合。内容回答仍以实际文档文本为主。
状态和发布工作流
使用三种状态作为简单的编辑工作流：
- 草稿 — 仅在管理中可见；员工不可见且不可搜索。
- 已发布 — 在 文档 中可见，并在设定范围内可用于相关聊天问题。
- 已归档 — 保存在管理中，但不对员工开放。
安全的工作流程是：
- 以 草稿 添加文档。
- 检查内容、元数据和适用范围。
- 测试几个代表性问题。
- 将文档设为 已发布。
- 在发布替代版本前归档旧版本。
避免两个已发布文档内容相互矛盾。如需并存多个版本，请明确其有效期和适用范围。
编辑现有知识
从表格中打开知识文档，修改元数据或规范 Markdown。保存后内容会重新索引，更新版本可用于后续聊天问题。
源文件保持原始文件作为来源，同时中央知识作为组织资产管理。因此知识文档不依赖上传者的个人账户。即使该账户日后被删除，管理的知识仍然保留。
仅当内容、索引和存储的源文件都需彻底删除时，才删除知识文档。若不再主动提供知识但需保留，请使用 已归档。
什么是 OKF？
OKF（Open Knowledge Format） 是中央知识库的可传输格式。OKF 文档由普通 Markdown 组成，带有可选的 YAML frontmatter 用于元数据。因此内容在 AI-Corporate 外也可读写。
一个简单的 OKF 文档示例如下：
---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
- inkoop
- compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---
# Inkoopprotocol
## Goedkeuring
Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.
Markdown 是规范内容。frontmatter 描述文档。使用普通 Markdown 链接指向其他文档或资源。
发布状态和分支机构适用范围仍是 AI-Corporate 中独立的安全设置，不属于可传输文档内容。
导出 OKF 包
点击表格上方的 导出按钮，下载管理的知识文档 ZIP 包。包内包含：
- 每个知识文档一个 Markdown 文件；
- 一个包含文档链接的
index.md； - 一个包含导出信息的
log.md。
导出用于可传输备份、AI-Corporate 外的内容检查或与其他环境交换。知识库中可见的链接不是规范知识文档，因此不包含在文档包内。
导入 OKF 包
点击 导入按钮，选择包含 Markdown 文档的 ZIP 文件。AI-Corporate 读取文档和元数据，生成中央知识文档。
导入文档初始状态为 草稿。发布前请检查每个文档，重点关注：
- 标题和类型；
- 内部链接转换；
- 适用范围和分支机构选择；
- 来源信息和修改日期；
- 重复或过时文档；
- Markdown 可读性。
一个包最多包含 25 个 Markdown 文档，压缩和解压后内容不超过 8 MB。较大的知识集合请分多个包导入。
检查知识库是否正常工作
重要修改后，请测试完整用户流程：
- 发布包含明显事实的文档。
- 以适用范围内的员工身份登录。
- 确认文档在 知识库 → 组织 → 文档（或所属分支机构）中可见并可打开。
- 在普通聊天中提出与文档相关的问题，无需手动关联文件。
- 检查回答是否与文档一致，且中央来源被明确引用。
- 用范围外员工重复测试；其不应看到分支机构知识或通过聊天使用。
也测试无关问题。知识库应作为补充来源，仅在内容相关时使用，而非每个回答的必备上下文。
可靠知识库的指导原则
- 为每个主题指定内容负责人。
- 使用一致的标题、类型和标签。
- 如重要，在文档中注明有效日期或版本。
- 仅发布经过审核的信息。
- 归档过时知识，避免活跃版本冲突。
- 限制分支机构特定知识的适用范围。
- 用清晰标题和独立段落保持文档整洁。
- 重要文档在 文档 和代表性聊天问题中均测试。
有关员工自行关联单个聊天文件的说明，请参阅带文档聊天。
作为中央知识源的 SharePoint 文件夹
管理员可以将 SharePoint 文件夹关联到知识库。该文件夹及其子文件夹中的文档将自动处理；员工通过现有知识库和相关聊天问题使用这些文档，无论选择何种语言模型。无需启用个人 SharePoint 集成。
Microsoft 准备工作
请先完成组织应用、应用权限 Sites.Selected、管理员同意及单独的 read 站点授权的完整步骤，详见Microsoft 365 设置。服务器连接使用与登录相同的组织应用，无需额外重定向 URL。
关联文件夹
- 打开 管理 → 知识库 → 添加 → SharePoint 文件夹 → 关联文件夹。
- 输入标题并粘贴文件夹 URL。使用普通文件夹 URL 或 SharePoint 文件视图中带有 id 参数的 URL，勿用邀请链接。
- 选择与单独知识文档相同的学校/分校或环境权限及目标群体。如适用，选择部门。
- 选择 已发布 以使内容可用并保存。草稿状态内容不包含在提供的知识中。
- 检查处理状态。刷新 更新状态；立即同步 重新检查文件夹并尝试修正错误。
内容根据所选知识库权限共享，即使用户无个人 SharePoint 访问权限。不会继承个人 SharePoint 权限。仅关联所有内容均面向该目标群体的文件夹。
新建和修改的文档会自动检查，通常每 15 分钟一次。删除或移出文件夹的文件将在下一次检查时移除。每个来源最多支持 250 个文档，每个文档最大 25 MiB。支持格式包括 PDF、DOCX、PPTX、XLSX、Markdown、文本、CSV、HTML 和 JSON。外部快捷方式及其他文件格式将被跳过。
请在 SharePoint 中修改内容，通过关联来源管理知识库权限。取消关联 会立即隐藏文档并停止新导入；已保存的私有副本不会被永久删除。出现错误时，请检查组织应用、站点授权、文件夹 URL 和密钥。连接错误时不会提供来源内容。可通过下一次同步恢复。
该扩展于 2026 年 10 月 14 日在 AI-Corporate 的OnderwijsSupport环境发布并测试。请在配置 Microsoft 权限前，向平台管理确认其他环境的可用性。