Configurar e gerenciar a base de conhecimento

Com a base de conhecimento, a organização disponibiliza informações confiáveis de forma centralizada. Os administradores podem publicar links e documentos de conhecimento para os colaboradores. Os documentos de conhecimento publicados também são automaticamente considerados quando seu conteúdo é relevante para uma pergunta comum no chat.

Você gerencia a base de conhecimento via Administração → Base de Conhecimento. Nesta tela, os links existentes e os documentos centrais de conhecimento aparecem juntos em uma tabela.

O que os colaboradores veem

Os itens publicados são visíveis para os colaboradores em Base de Conhecimento → Organização → Documentos (ou na própria filial). A exibição contém links e documentos disponíveis para toda a organização ou para a filial do colaborador. Modelos de documentos destinados a determinados departamentos também aparecem para os colaboradores desses departamentos em filial → Meus departamentos.

Existem duas formas pelas quais os colaboradores usam o conteúdo:

1. Abrir a partir da base de conhecimento — um colaborador abre um link ou lê um documento de conhecimento publicado.
2. Usar automaticamente no chat — em uma pergunta relevante, o AI-Corporate pesquisa os documentos centrais de conhecimento publicados dentro do alcance permitido. O colaborador não precisa selecionar o documento manualmente com o clipe.

Links e documentos de conhecimento

Um Link é um item visível da base de conhecimento que aponta para uma página web, vídeo ou outra fonte externa. Um documento de conhecimento contém conteúdo processado em Markdown e, portanto, também pode ser pesquisado como fonte central para o chat.

Nível organizacional e de filial

Cada documento de conhecimento tem um alcance:

• Toda a organização — disponível para todos os colaboradores no ambiente.
• Filiais — disponível apenas para colaboradores de uma ou mais filiais selecionadas.

Os administradores do ambiente podem gerenciar conhecimento para toda a organização e para filiais selecionadas. Um administrador de filial gerencia apenas o conhecimento das filiais para as quais tem direitos de administração. A seleção da filial evita que informações locais cheguem a colaboradores de outra filial.

Escolha o alcance com base no conteúdo, não em quem faz o upload do documento. Por exemplo, uma política geral de segurança da informação se encaixa em Toda a organização; uma instrução local de acessibilidade se encaixa na filial correspondente.

Visão geral da base de conhecimento

A tabela combina os links existentes da base de conhecimento com os documentos centrais de conhecimento. Você pode:

• buscar e filtrar;
• adicionar itens com o botão de mais;
• ajustar a ordem com o controle de arrastar;
• abrir um item para alterar as configurações;
• publicar, arquivar ou excluir documentos;
• importar ou exportar um pacote OKF.

A coluna Índice e a ordem definida determinam como os itens são classificados em Documentos. Use o controle de arrastar para posicionar conhecimentos importantes ou muito usados mais acima.

Adicionar um item

Clique no botão de mais acima da tabela. Você pode escolher entre três tipos de conteúdo.

Link

Escolha Link para uma página web existente, vídeo, curso ou outra fonte externa. Preencha um título claro, descrição, categoria e URL. Este item fica visível em Documentos, mas a página externa não é automaticamente indexada como documento de conhecimento.

Use um link quando a fonte for mantida em outro lugar e os colaboradores precisarem navegar diretamente para essa fonte.

Adicionar documento

Escolha Adicionar documento para escrever diretamente um documento de conhecimento.

1. Preencha um nome de arquivo único e um título reconhecível.
2. Escolha um tipo e adicione uma breve descrição e tags relevantes.
3. Escreva ou cole o conteúdo no editor Markdown.
4. Escolha o status de publicação e o alcance.
5. Salve o documento.

Esta opção é adequada para políticas, instruções de trabalho, perguntas frequentes e outros conhecimentos que você deseja manter diretamente no AI-Corporate.

Use cabeçalhos para dividir o conteúdo logicamente. Parágrafos curtos e independentes e cabeçalhos claros melhoram tanto a legibilidade quanto a localização de trechos relevantes no chat.

Adicionar arquivo fonte

Escolha Adicionar arquivo fonte para usar um arquivo do Gerenciador de Arquivos como documento de conhecimento. Você pode escolher um arquivo existente ou primeiro fazer upload de um novo arquivo.

O AI-Corporate processa o arquivo fonte e o converte em Markdown canônico. Assim, diferentes tipos de arquivo recebem um formato consistente para exibição, intercâmbio e indexação de busca.

Fontes suportadas incluem arquivos PDF, Word, PowerPoint, Markdown e texto. Arquivos PDF, Word e PowerPoint são processados automaticamente, incluindo texto, estrutura do documento e, quando possível, informações visuais relevantes como tabelas, gráficos, formulários e imagens. Isso mantém mais conteúdo útil disponível do que apenas a extração de texto simples.

Após o processamento, sempre verifique:

• se todos os capítulos importantes estão presentes;
• se tabelas e listas foram compreensivelmente convertidas;
• se conclusões de gráficos ou imagens foram registradas;
• se título, descrição, tipo e tags estão corretos;
• se alertas de qualidade ainda requerem ação;
• se status e alcance estão configurados corretamente.

Verificação antes da publicação

Uma extração técnica bem-sucedida não significa automaticamente que todo o significado visual foi corretamente capturado. Compare o Markdown em documentos importantes com o arquivo original.

Configurar metadados

Em Configurar documento de conhecimento você gerencia o conteúdo e o contexto de um documento de conhecimento.

Campo	Uso
Nome do arquivo	Nome técnico e reconhecível para um novo documento Markdown.
Título	Nome que os colaboradores veem na base de conhecimento e na referência da fonte.
Tipo	Tipo de conteúdo, por exemplo, política, manual, protocolo ou perguntas frequentes.
Descrição	Breve explicação sobre objetivo e conteúdo.
Tags	Termos de busca e gerenciamento, separados por vírgulas.
Fonte ou recurso	Origem ou proprietário do conhecimento.
URL da fonte	Link para a fonte externa original ou atual.
Data de modificação	Data em que a fonte foi atualizada em conteúdo.
Status de publicação	Rascunho, Publicado ou Arquivado.
Alcance	Toda a organização ou filiais selecionadas.
Markdown canônico	O conteúdo que é exibido, exportado e indexado.

Um bom título, descrição e conjunto de tags ajudam os administradores a manter a coleção. Para a resposta de conteúdo, o texto real do documento continua sendo o mais importante.

Status e fluxo de publicação

Use os três status como um fluxo editorial simples:

• Rascunho — disponível apenas na administração; ainda não visível ou pesquisável para colaboradores.
• Publicado — visível em Documentos e disponível para perguntas relevantes no chat dentro do alcance definido.
• Arquivado — mantido na administração, mas não ativamente disponível para colaboradores.

Um procedimento seguro é:

1. Adicione o documento como Rascunho.
2. Verifique conteúdo, metadados e alcance.
3. Teste algumas perguntas representativas.
4. Defina o documento como Publicado.
5. Arquive uma versão desatualizada antes de publicar o substituto.

Evite que dois documentos publicados se contradigam. Se versões diferentes existirem conscientemente lado a lado, indique claramente seu período de validade e área de aplicação.

Editar conhecimento existente

Abra um documento de conhecimento na tabela para ajustar os metadados ou o Markdown canônico. Após salvar, o conteúdo é reindexado. A versão atualizada pode então ser usada em perguntas futuras no chat.

Para arquivos fonte, o arquivo original permanece disponível como origem, enquanto o conhecimento central é gerenciado como propriedade da organização. Documentos de conhecimento, portanto, não dependem da conta pessoal do uploader. Se essa conta for excluída posteriormente, o conhecimento gerenciado permanece.

Exclua um documento de conhecimento somente quando o conteúdo, índice e fonte armazenada puderem ser removidos definitivamente. Use Arquivado quando não quiser mais oferecer o conhecimento ativamente, mas quiser mantê-lo.

O que é OKF?

OKF (Open Knowledge Format) é o formato transferível da base de conhecimento central. Um documento OKF consiste em Markdown comum com frontmatter YAML opcional para metadados. Assim, o conteúdo permanece legível e editável fora do AI-Corporate.

Um documento OKF simples se parece com isto:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

O Markdown forma o conteúdo canônico. O frontmatter descreve o documento. Use links Markdown normais para referências a outros documentos ou fontes.

Status de publicação e alcance de filial permanecem configurações de segurança separadas no AI-Corporate; não fazem parte do documento transferível.

Exportar pacote OKF

Clique no botão de exportação acima da tabela para baixar os documentos de conhecimento gerenciados como um pacote ZIP. O pacote contém:

• um arquivo Markdown por documento de conhecimento;
• um index.md com links para os documentos;
• um log.md com informações sobre a exportação.

Use uma exportação como backup transferível, para revisão de conteúdo fora do AI-Corporate ou como base para troca com outro ambiente. Links da base de conhecimento visível não são documentos canônicos e, portanto, não fazem parte do pacote de documentos.

Importar pacote OKF

Clique no botão de importação e selecione um arquivo ZIP com documentos Markdown. O AI-Corporate lê os documentos e metadados e os transforma em documentos centrais de conhecimento.

Documentos importados começam como Rascunho. Verifique cada documento antes de publicá-lo. Preste atenção especialmente em:

• título e tipo;
• conversão de links internos;
• alcance e seleção de filiais;
• dados da fonte e data de modificação;
• documentos duplicados ou desatualizados;
• legibilidade do Markdown.

Um pacote pode conter no máximo 25 documentos Markdown e 8 MB de conteúdo compactado e descompactado. Divida uma coleção maior de conhecimento em vários pacotes.

Verificar se a base de conhecimento funciona bem

Após uma alteração importante, teste toda a rota do usuário:

1. Publique um documento com um fato claramente reconhecível.
2. Faça login como colaborador dentro do alcance definido.
3. Verifique se o documento aparece em Base de Conhecimento → Organização → Documentos (ou na própria filial) e pode ser aberto.
4. Faça uma pergunta comum no chat para a qual o documento seja relevante, sem vincular o arquivo manualmente.
5. Verifique se a resposta corresponde ao documento e se a fonte central é claramente mencionada.
6. Repita o teste com um colaborador fora do alcance; ele não deve ver o conhecimento da filial nem usá-lo via chat.

Teste também uma pergunta irrelevante. A base de conhecimento deve ser usada como fonte adicional quando necessário em conteúdo, não como contexto obrigatório para toda resposta.

Diretrizes para uma base de conhecimento confiável

• Atribua um responsável pelo conteúdo para cada tema.
• Use títulos, tipos e tags consistentes.
• Coloque a data de validade ou versão no documento, se relevante.
• Publique apenas informações verificadas.
• Arquive conhecimentos desatualizados e evite versões ativas contraditórias.
• Limite o conhecimento específico de filiais ao alcance correto.
• Mantenha documentos organizados com cabeçalhos claros e parágrafos independentes.
• Teste documentos importantes tanto em Documentos quanto com perguntas representativas no chat.

Para explicações sobre arquivos que um colaborador vincula a um chat individualmente, leia Chat com documentos.

Pasta SharePoint como fonte central de conhecimento

Um administrador pode vincular uma pasta SharePoint à base de conhecimento. Os documentos dessa pasta e subpastas são processados automaticamente; os colaboradores os usam através da base de conhecimento existente e em perguntas relevantes no chat, independentemente do modelo de linguagem escolhido. Para isso, eles não precisam ativar sua integração pessoal do SharePoint.

Preparação Microsoft

Siga primeiro todos os passos para o aplicativo da organização, o direito de aplicativo Sites.Selected, consentimento de administrador e a concessão separada de site read em Configuração Microsoft 365. A conexão do servidor usa o mesmo aplicativo da organização do login e não requer URL de redirecionamento adicional.

Vincular pasta

1. Abra Administração → Base de Conhecimento → Adicionar → Pastas SharePoint → Vincular pasta.
2. Insira um título e cole a URL da pasta. Use a URL normal da pasta ou a URL da visualização de arquivos do SharePoint com um parâmetro id, não um link de convite.
3. Escolha os mesmos direitos de escola/unidade ou ambiente e público-alvo que para um documento de conhecimento separado. Se aplicável, selecione os departamentos.
4. Escolha Publicado para tornar o conteúdo disponível e salve. Um rascunho permanece fora do conhecimento oferecido.
5. Verifique o status do processamento. Atualizar atualiza o status; Sincronizar agora verifica a pasta novamente e tenta corrigir erros.

Público-alvo da pasta

O conteúdo é compartilhado conforme os direitos escolhidos da base de conhecimento, também com usuários sem acesso próprio ao SharePoint. Direitos individuais do SharePoint não são transferidos. Vincule apenas uma pasta cujo conteúdo seja destinado a esse público.

Documentos novos e alterados são verificados automaticamente, normalmente a cada 15 minutos. Arquivos excluídos ou movidos para fora da pasta desaparecem na próxima verificação. Há um máximo de 250 documentos suportados por fonte e 25 MiB por documento. São suportados PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, texto, CSV, HTML e JSON. Atalhos externos e outros formatos de arquivo são ignorados.

Altere o conteúdo no SharePoint e gerencie os direitos da base de conhecimento via a fonte vinculada. Desvincular oculta imediatamente os documentos e para novas importações; cópias privadas salvas não são removidas definitivamente. Em caso de erros, verifique o aplicativo da organização, a concessão do site, a URL da pasta e o segredo. Em caso de erro de conexão, o conteúdo da fonte não é oferecido. A recuperação pode ser feita via próxima sincronização.

Disponibilidade

Essa extensão foi publicada e testada em 14 de outubro de 2026 para OnderwijsSupport no AI-Corporate. Peça à administração da plataforma para confirmar a disponibilidade em outro ambiente antes de configurar direitos Microsoft.