Configurare e gestire la knowledge base

Con la knowledge base, l'organizzazione rende disponibili informazioni affidabili in modo centralizzato. Gli amministratori possono pubblicare link e documenti di conoscenza per i dipendenti. I documenti di conoscenza pubblicati vengono inoltre automaticamente considerati quando il loro contenuto è rilevante per una normale domanda in chat.

Gestisci la knowledge base tramite Gestione → Knowledge base. In questa schermata, i link esistenti e i documenti di conoscenza centrali sono elencati insieme in una tabella.

Cosa vedono i dipendenti

Gli elementi pubblicati sono visibili ai dipendenti sotto Knowledge base → Organizzazione → Documenti (o sotto la propria sede). La visualizzazione contiene link e documenti disponibili per tutta l'organizzazione o per la sede del dipendente. I modelli di documento destinati a specifici reparti sono visibili ai dipendenti di quei reparti anche sotto sede → I miei reparti.

Ci sono due modi in cui i dipendenti utilizzano il contenuto:

1. Aprire dalla knowledge base — un dipendente apre un link o legge un documento di conoscenza pubblicato.
2. Utilizzo automatico in chat — in caso di domanda rilevante, AI-Corporate ricerca i documenti di conoscenza centrali pubblicati all'interno dell'ambito consentito. Il dipendente non deve prima selezionare il documento con la graffetta.

Link e documenti di conoscenza

Un Link è un elemento visibile della knowledge base che rimanda a una pagina web, video o altra fonte esterna. Un documento di conoscenza contiene contenuti in Markdown elaborati e può quindi essere anche ricercato come fonte centrale per la chat.

Livello organizzativo e di sede

Ogni documento di conoscenza ha un ambito:

• Tutta l'organizzazione — disponibile per tutti i dipendenti nell'ambiente.
• Sedi — disponibile solo per i dipendenti di una o più sedi selezionate.

Gli amministratori dell'ambiente possono gestire la conoscenza a livello organizzativo e per sedi selezionate. Un amministratore di sede gestisce solo la conoscenza per le sedi per cui ha diritti di gestione. La selezione della sede impedisce che informazioni locali arrivino ai dipendenti di un'altra sede.

Scegli quindi l'ambito in base al contenuto, non in base a chi carica il documento. Ad esempio, una politica generale di sicurezza delle informazioni si adatta a Tutta l'organizzazione; una istruzione locale di reperibilità si adatta alla sede pertinente.

Panoramica della knowledge base

La tabella combina i link esistenti della knowledge base con i documenti di conoscenza centrali. Puoi:

• cercare e filtrare;
• aggiungere elementi con il pulsante più;
• modificare l'ordine con la maniglia di trascinamento;
• aprire un elemento per modificare le impostazioni;
• pubblicare, archiviare o eliminare documenti;
• importare o esportare un pacchetto OKF.

La colonna Indice e l'ordine impostato determinano come gli elementi sono ordinati in Documenti. Usa la maniglia di trascinamento per posizionare in alto conoscenze importanti o molto usate.

Aggiungere un elemento

Clicca sopra la tabella sul pulsante più. Puoi scegliere tra tre tipi di contenuto.

Link

Scegli Link per una pagina web esistente, video, corso o altra fonte esterna. Inserisci un titolo chiaro, descrizione, categoria e URL. Questo elemento sarà visibile in Documenti, ma la pagina esterna non sarà indicizzata automaticamente come documento di conoscenza.

Usa un link quando la fonte è mantenuta altrove e i dipendenti devono poter navigare direttamente a quella fonte.

Aggiungere documento

Scegli Aggiungere documento per scrivere direttamente un documento di conoscenza.

1. Inserisci un nome file univoco e un titolo riconoscibile.
2. Scegli un tipo e aggiungi una breve descrizione e tag rilevanti.
3. Scrivi o incolla il contenuto nell'editor Markdown.
4. Scegli lo stato di pubblicazione e l'ambito.
5. Salva il documento.

Questa opzione è adatta per politiche, istruzioni operative, FAQ e altre conoscenze che vuoi mantenere direttamente in AI-Corporate.

Usa intestazioni per suddividere logicamente il contenuto. Paragrafi brevi e autonomi e intestazioni chiare migliorano sia la leggibilità sia il ritrovamento di frammenti rilevanti nella chat.

Aggiungere file sorgente

Scegli Aggiungere file sorgente per usare un file da Gestione file come documento di conoscenza. Puoi scegliere un file esistente o caricarne prima uno nuovo.

AI-Corporate elabora il file sorgente e ne crea un Markdown canonico. Così diversi tipi di file ottengono un formato coerente per visualizzazione, scambio e indicizzazione di ricerca.

Le fonti supportate includono file PDF, Word, PowerPoint, Markdown e testo. I file PDF, Word e PowerPoint sono elaborati automaticamente, includendo testo, struttura del documento e, dove possibile, informazioni visive rilevanti come tabelle, grafici, moduli e immagini. Questo mantiene più contenuto utile rispetto alla sola estrazione di testo semplice.

Dopo l'elaborazione, verifica sempre:

• che tutti i capitoli importanti siano presenti;
• che tabelle ed elenchi siano comprensibili;
• che conclusioni da grafici o immagini siano state registrate;
• che titolo, descrizione, tipo e tag siano corretti;
• che eventuali avvisi di qualità richiedano o meno azioni;
• che stato e ambito siano impostati correttamente.

Controllo prima della pubblicazione

Un'estrazione tecnica riuscita non garantisce automaticamente che tutto il significato visivo sia stato correttamente trasferito. Confronta il Markdown nei documenti importanti con il file originale.

Impostare i metadati

In Impostare documento di conoscenza gestisci contenuto e contesto di un documento di conoscenza.

Campo	Uso
Nome file	Nome tecnico e riconoscibile per un nuovo documento Markdown.
Titolo	Nome che i dipendenti vedono nella knowledge base e nella citazione della fonte.
Tipo	Tipo di contenuto, ad esempio politica, manuale, protocollo o FAQ.
Descrizione	Breve spiegazione dello scopo e contenuto.
Tag	Termini di ricerca e gestione, separati da virgole.
Fonte o risorsa	Provenienza o proprietario della conoscenza.
URL fonte	Link alla fonte originale o attuale esterna.
Data modifica	Data dell'ultimo aggiornamento sostanziale della fonte.
Stato pubblicazione	Bozza, Pubblicato o Archiviato.
Ambito	Tutta l'organizzazione o sedi selezionate.
Markdown canonico	Il contenuto visualizzato, esportato e indicizzato.

Un buon titolo, descrizione e set di tag aiutano gli amministratori a mantenere la raccolta. Per risposte sostanziali, il testo effettivo del documento rimane il più importante.

Stato e workflow di pubblicazione

Usa i tre stati come un semplice workflow editoriale:

• Bozza — disponibile solo in gestione; non visibile né ricercabile dai dipendenti.
• Pubblicato — visibile in Documenti e disponibile per domande rilevanti in chat nell'ambito impostato.
• Archiviato — conservato in gestione, ma non attivamente disponibile ai dipendenti.

Una procedura sicura è:

1. Aggiungi il documento come Bozza.
2. Controlla contenuto, metadati e ambito.
3. Testa alcune domande rappresentative.
4. Imposta il documento su Pubblicato.
5. Archivia una versione obsoleta prima di pubblicare il sostituto.

Evita che due documenti pubblicati si contraddicano. Se versioni diverse coesistono consapevolmente, indica chiaramente il periodo di validità e l'ambito di applicazione.

Modificare conoscenza esistente

Apri un documento di conoscenza dalla tabella per modificare metadati o Markdown canonico. Dopo il salvataggio, il contenuto viene indicizzato di nuovo. La versione aggiornata può quindi essere usata per domande successive in chat.

Nei file sorgente, il file originale rimane disponibile come provenienza, mentre la conoscenza centrale è gestita come proprietà dell'organizzazione. I documenti di conoscenza non dipendono quindi dall'account personale di chi li ha caricati. Se quell'account viene eliminato in seguito, la conoscenza gestita rimane.

Elimina un documento di conoscenza solo quando anche contenuto, indice e fonte salvata devono essere rimossi definitivamente. Usa Archiviato quando non vuoi più offrire attivamente la conoscenza ma vuoi conservarla.

Cos’è OKF?

OKF (Open Knowledge Format) è il formato trasferibile della knowledge base centrale. Un documento OKF consiste in Markdown normale con frontmatter YAML opzionale per i metadati. Così il contenuto rimane leggibile e modificabile anche fuori da AI-Corporate.

Un semplice documento OKF appare così:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Il Markdown costituisce il contenuto canonico. Il frontmatter descrive il documento. Usa link Markdown normali per riferimenti ad altri documenti o fonti.

Lo stato di pubblicazione e l'ambito della sede rimangono impostazioni di sicurezza separate in AI-Corporate; non fanno parte del documento trasferibile.

Esportare pacchetto OKF

Clicca sul pulsante di esportazione sopra la tabella per scaricare i documenti di conoscenza gestiti come pacchetto ZIP. Il pacchetto contiene:

• un file Markdown per ogni documento di conoscenza;
• un index.md con link ai documenti;
• un log.md con informazioni sull'esportazione.

Usa un'esportazione come backup trasferibile, per controllo del contenuto fuori da AI-Corporate o come base per lo scambio con un altro ambiente. I link dalla knowledge base visibile non sono documenti di conoscenza canonici e quindi non fanno parte del pacchetto di documenti.

Importare pacchetto OKF

Clicca sul pulsante di importazione e seleziona un file ZIP con documenti Markdown. AI-Corporate legge i documenti e i metadati e li trasforma in documenti di conoscenza centrali.

I documenti importati iniziano come Bozza. Controlla ogni documento prima di pubblicarlo. Presta particolare attenzione a:

• titolo e tipo;
• conversione dei link interni;
• ambito e selezione della sede;
• dati della fonte e data di modifica;
• documenti duplicati o obsoleti;
• leggibilità del Markdown.

Un pacchetto può contenere al massimo 25 documenti Markdown e 8 MB di contenuto compresso e decompresso. Suddividi una raccolta di conoscenza più grande in più pacchetti.

Verificare che la knowledge base funzioni correttamente

Dopo una modifica importante, testa l'intero percorso utente:

1. Pubblica un documento con un fatto chiaramente riconoscibile.
2. Accedi come dipendente all'interno dell'ambito impostato.
3. Verifica che il documento sia sotto Knowledge base → Organizzazione → Documenti (o sotto la propria sede) e che possa essere aperto.
4. Fai in una chat normale una domanda per cui il documento è rilevante, senza collegare manualmente il file.
5. Controlla che la risposta corrisponda al documento e che la fonte centrale sia riconoscibile.
6. Ripeti il test con un dipendente fuori dall'ambito; non deve vedere la conoscenza della sede né usarla in chat.

Testa anche una domanda irrilevante. La knowledge base deve essere usata come fonte aggiuntiva quando necessario, non come contesto obbligatorio per ogni risposta.

Linee guida per una knowledge base affidabile

• Assegna un responsabile del contenuto per ogni argomento.
• Usa titoli, tipi e tag coerenti.
• Inserisci la data di validità o versione nel documento se rilevante.
• Pubblica solo informazioni verificate.
• Archivia conoscenze obsolete e previeni versioni attive contraddittorie.
• Limita la conoscenza specifica della sede all'ambito corretto.
• Mantieni i documenti ordinati con intestazioni chiare e paragrafi autonomi.
• Testa documenti importanti sia in Documenti sia con domande rappresentative in chat.

Per spiegazioni sui file che un dipendente collega personalmente a una chat, leggi Chat con documenti.

Cartella SharePoint come fonte centrale di conoscenza

Un amministratore può collegare una cartella SharePoint alla knowledge base. I documenti di quella cartella e delle sottocartelle vengono elaborati automaticamente; i dipendenti li utilizzano tramite la knowledge base esistente e nelle domande chat rilevanti, indipendentemente dal modello linguistico scelto. Non è necessario che attivino la loro integrazione personale con SharePoint.

Preparare Microsoft

Seguire prima tutti i passaggi completi per l'app dell'organizzazione, il diritto applicativo Sites.Selected, il consenso amministrativo e la concessione separata read sul sito in Configurare Microsoft 365. La connessione server usa la stessa app dell'organizzazione usata per l'accesso e non richiede URL di redirect aggiuntivi.

Collegare la cartella

1. Aprire Amministrazione → Knowledge base → Aggiungi → Cartelle SharePoint → Collega cartella.
2. Inserire un titolo e incollare l'URL della cartella. Usare l'URL normale della cartella o l'URL dalla vista file SharePoint con un parametro id, non un link di invito.
3. Scegliere gli stessi diritti per scuola/sede o ambiente e il pubblico come per un documento knowledge separato. Se applicabile, selezionare i dipartimenti.
4. Scegliere Pubblicato per rendere il contenuto disponibile e salvare. Una bozza rimane fuori dalla conoscenza offerta.
5. Verificare lo stato di elaborazione. Aggiorna aggiorna lo stato; Sincronizza ora controlla nuovamente la cartella e tenta di correggere errori.

Pubblico della cartella

Il contenuto viene condiviso secondo i diritti della knowledge base scelti, anche con utenti senza accesso SharePoint personale. I diritti SharePoint individuali non vengono ereditati. Collegare solo una cartella il cui contenuto è destinato a questo pubblico.

I documenti nuovi e modificati vengono controllati automaticamente, normalmente ogni 15 minuti. I file eliminati o spostati fuori dalla cartella scompaiono al controllo successivo. Il limite è di 250 documenti supportati per fonte e 25 MiB per documento. Sono supportati PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, testo, CSV, HTML e JSON. Collegamenti rapidi esterni e altri formati di file vengono ignorati.

Modificare il contenuto in SharePoint e gestire i diritti della knowledge base tramite la fonte collegata. Scollegare nasconde immediatamente i documenti e interrompe nuove importazioni; le copie private salvate non vengono eliminate definitivamente. In caso di errori, verificare l'app dell'organizzazione, la concessione sito, l'URL della cartella e il secret. In caso di errore di connessione, il contenuto della fonte non viene offerto. Il ripristino è possibile tramite una sincronizzazione successiva.

Disponibilità

Questa estensione è stata pubblicata e testata il 14 ottobre 2026 per OnderwijsSupport su AI-Corporate. Chiedere all'amministrazione piattaforma di confermare la disponibilità in un altro ambiente prima di configurare i permessi Microsoft.