Sette opp og administrere kunnskapsbase

Med kunnskapsbasen gjør organisasjonen pålitelig informasjon sentralt tilgjengelig. Administratorer kan publisere lenker og kunnskapsdokumenter for ansatte. Publiserte kunnskapsdokumenter tas dessuten automatisk med når innholdet er relevant for et vanlig chat-spørsmål.

Du administrerer kunnskapsbasen via Administrasjon → Kunnskapsbase. På denne skjermen vises eksisterende lenker og sentrale kunnskapsdokumenter samlet i én tabell.

Hva ansatte ser

Publiserte elementer er synlige for ansatte under Kunnskapsbase → Organisasjon → Dokumenter (eller under egen avdeling). Visningen inneholder lenker og dokumenter som er tilgjengelige for hele organisasjonen eller for den ansattes avdeling. Dokumentskjemaer som er ment for bestemte avdelinger, vises også for ansatte i disse avdelingene under avdeling → Mine avdelinger.

Det finnes to måter ansatte bruker innholdet på:

1. Åpne fra kunnskapsbasen — en ansatt åpner en lenke eller leser et publisert kunnskapsdokument.
2. Automatisk bruk i chat — ved et relevant spørsmål søker AI-Corporate i de publiserte sentrale kunnskapsdokumentene innenfor det tillatte området. Den ansatte trenger ikke først å velge dokumentet med bindersikonet.

Lenker og kunnskapsdokumenter

En Lenke er et synlig kunnskapsbaseelement som peker til en nettside, video eller annen ekstern kilde. Et kunskapsdokument inneholder bearbeidet Markdown-innhold og kan derfor også søkes i som en sentral kilde for chat.

Organisasjons- og avdelingsnivå

Hvert kunnskapsdokument har et omfang:

• Hele organisasjonen — tilgjengelig for alle ansatte i miljøet.
• Avdelinger — kun tilgjengelig for ansatte i én eller flere valgte avdelinger.

Miljøadministratorer kan administrere organisasjonsomfattende kunnskap og kunnskap for valgte avdelinger. En avdelingsadministrator administrerer kun kunnskap for de avdelingene vedkommende har administrasjonsrettigheter for. Avdelingsvalget forhindrer at lokal informasjon kommer til ansatte i en annen avdeling.

Velg derfor omfang basert på innholdet, ikke på hvem som laster opp dokumentet. En generell informasjonssikkerhetspolicy passer for eksempel for Hele organisasjonen; en lokal tilgjengelighetsinstruks passer for den aktuelle avdelingen.

Oversikt over kunnskapsbasen

Tabellen kombinerer eksisterende kunnskapsbaselenker med sentrale kunnskapsdokumenter. Du kan:

• søke og filtrere;
• legge til elementer med plussknappen;
• justere rekkefølgen med dra-og-slipp;
• åpne et element for å endre innstillinger;
• publisere, arkivere eller slette dokumenter;
• importere eller eksportere en OKF-pakke.

Kolonnen Indeks og den angitte rekkefølgen bestemmer hvordan elementer rangeres i Dokumenter. Bruk dra-og-slipp for å plassere viktig eller mye brukt kunnskap høyere.

Legge til et element

Klikk på plussknappen over tabellen. Du kan velge mellom tre typer innhold.

Lenke

Velg Lenke for en eksisterende nettside, video, kurs eller annen ekstern kilde. Fyll inn en tydelig tittel, beskrivelse, kategori og URL. Dette elementet blir synlig i Dokumenter, men den eksterne siden indekseres ikke automatisk som kunnskapsdokument.

Bruk en lenke når kilden vedlikeholdes et annet sted og ansatte først og fremst skal kunne navigere direkte til denne kilden.

Legge til dokument

Velg Legge til dokument for å skrive et kunnskapsdokument direkte.

1. Fyll inn et unikt filnavn og en gjenkjennelig tittel.
2. Velg en type og legg til en kort beskrivelse og relevante tagger.
3. Skriv eller lim inn innholdet i Markdown-editoren.
4. Velg publiseringsstatus og omfang.
5. Lagre dokumentet.

Dette alternativet passer for policyer, arbeidsinstruksjoner, ofte stilte spørsmål og annen kunnskap du ønsker å vedlikeholde direkte i AI-Corporate.

Bruk overskrifter for å dele innholdet logisk. Korte, selvstendige avsnitt og tydelige mellomtitler forbedrer både lesbarheten og gjenfinningen av relevante utdrag i chat.

Legge til kildefil

Velg Legge til kildefil for å bruke en fil fra Filbehandling som kunnskapsdokument. Du kan velge en eksisterende fil eller først laste opp en ny fil.

AI-Corporate behandler kildefilen og lager kanonisk Markdown av den. Dermed får ulike filtyper ett konsistent format for visning, utveksling og søkeindeksering.

Støttede kilder inkluderer blant annet PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- og tekstfiler. PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk, hvor tekst, dokumentstruktur og der det er mulig relevant visuell informasjon som tabeller, grafer, skjemaer og bilder tas med. Dette gjør at mer brukbart innhold bevares enn ved bare ren tekstuttrekking.

Kontroller alltid etter behandling:

• at alle viktige kapitler er til stede;
• at tabeller og oppramsinger er forståelige;
• at konklusjoner fra grafer eller bilder er dokumentert;
• at tittel, beskrivelse, type og tagger stemmer;
• at kvalitetsadvarsler ikke krever ytterligere tiltak;
• at status og omfang er riktig satt.

Kontroll før publisering

En teknisk vellykket ekstraksjon betyr ikke automatisk at all visuell betydning er korrekt overført. Sammenlign Markdown for viktige dokumenter med den opprinnelige filen.

Sette metadata

I Innstill kunnskapsdokument administrerer du innhold og kontekst for et kunnskapsdokument.

Felt	Bruk
Filnavn	Teknisk, gjenkjennelig navn for et nytt Markdown-dokument.
Tittel	Navn som ansatte ser i kunnskapsbasen og ved kildehenvisning.
Type	Innholdstype, for eksempel policy, veiledning, protokoll eller ofte stilte spørsmål.
Beskrivelse	Kort forklaring om formål og innhold.
Tagger	Søke- og administrasjonstagger, atskilt med komma.
Kilde eller ressurs	Opprinnelse eller eier av kunnskapen.
Kilde-URL	Lenke til den opprinnelige eller aktuelle eksterne kilden.
Endringsdato	Dato da kilden ble oppdatert innholdsmessig.
Publiseringsstatus	Konsept, Publisert eller Arkivert.
Omfang	Hele organisasjonen eller valgte avdelinger.
Kanonisk Markdown	Innholdet som vises, eksporteres og indekseres.

En god tittel, beskrivelse og sett med tagger hjelper administratorer med å vedlikeholde samlingen. For innholdsmessig besvarelse er den faktiske dokumentteksten fortsatt viktigst.

Status og publiseringsarbeidsflyt

Bruk de tre statusene som en enkel redigeringsarbeidsflyt:

• Konsept — kun tilgjengelig i administrasjon; ikke synlig eller søkbar for ansatte.
• Publisert — synlig i Dokumenter og tilgjengelig for relevante chat-spørsmål innenfor angitt omfang.
• Arkivert — lagret i administrasjon, men ikke aktivt tilgjengelig for ansatte.

En sikker arbeidsmåte er:

1. Legg til dokumentet som Konsept.
2. Kontroller innhold, metadata og omfang.
3. Test noen representative spørsmål.
4. Sett dokumentet til Publisert.
5. Arkiver en utdatert versjon før du publiserer erstatningen.

Unngå at to publiserte dokumenter motsier hverandre. Hvis ulike versjoner bevisst eksisterer side om side, angi tydelig deres gyldighetsperiode og anvendelsesområde.

Redigere eksisterende kunnskap

Åpne et kunnskapsdokument fra tabellen for å endre metadata eller kanonisk Markdown. Etter lagring indekseres innholdet på nytt. Den oppdaterte versjonen kan deretter brukes ved neste chat-spørsmål.

For kildefiler forblir den opprinnelige filen som kilde tilgjengelig, mens den sentrale kunnskapen administreres som organisasjonseie. Kunnskapsdokumenter er derfor ikke avhengige av den personlige kontoen til opplasteren. Hvis den kontoen senere slettes, bevares den administrerte kunnskapen.

Slett kun et kunnskapsdokument når også innhold, indeks og lagret kilde skal fjernes permanent. Bruk Arkivert når du ikke lenger vil tilby kunnskapen aktivt, men ønsker å bevare den.

Hva er OKF?

OKF (Open Knowledge Format) er det overførbare formatet for den sentrale kunnskapsbasen. Et OKF-dokument består av vanlig Markdown med valgfri YAML-frontmatter for metadata. Dermed forblir innholdet lesbart og redigerbart også utenfor AI-Corporate.

Et enkelt OKF-dokument ser slik ut:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Markdown utgjør det kanoniske innholdet. Frontmatter beskriver dokumentet. Bruk vanlige Markdown-lenker for henvisninger til andre dokumenter eller kilder.

Publiseringsstatus og avdelingsomfang forblir separate sikkerhetsinnstillinger i AI-Corporate; de er ikke en del av det overførbare dokumentet.

Eksportere OKF-pakke

Klikk på eksportknappen over tabellen for å laste ned de administrerte kunnskapsdokumentene som en ZIP-pakke. Pakken inneholder:

• én Markdown-fil per kunnskapsdokument;
• en index.md med lenker til dokumentene;
• en log.md med informasjon om eksporten.

Bruk en eksport som overførbar sikkerhetskopi, for innholdskontroll utenfor AI-Corporate eller som grunnlag for utveksling med et annet miljø. Lenker fra den synlige kunnskapsbasen er ikke kanoniske kunnskapsdokumenter og inngår derfor ikke i dokumentpakken.

Importere OKF-pakke

Klikk på importknappen og velg en ZIP-fil med Markdown-dokumenter. AI-Corporate leser dokumentene og metadataene og lager sentrale kunnskapsdokumenter av dem.

Importerede dokumenter starter som Konsept. Kontroller hvert dokument før du publiserer det. Vær spesielt oppmerksom på:

• tittel og type;
• konvertering av interne lenker;
• omfang og avdelingsvalg;
• kildeopplysninger og endringsdato;
• doble eller utdaterte dokumenter;
• lesbarheten av Markdown.

En pakke kan inneholde maksimalt 25 Markdown-dokumenter og 8 MB pakket og upakket innhold. Del en større kunnskapssamling over flere pakker.

Kontrollere at kunnskapsbasen fungerer godt

Test hele brukerreisen etter en viktig endring:

1. Publiser et dokument med et tydelig gjenkjennelig faktum.
2. Logg inn som ansatt innenfor angitt omfang.
3. Kontroller at dokumentet vises under Kunnskapsbase → Organisasjon → Dokumenter (eller under egen avdeling) og kan åpnes.
4. Still et spørsmål i en vanlig chat som dokumentet er relevant for, uten å koble filen manuelt.
5. Kontroller at svaret stemmer med dokumentet og at den sentrale kilden er tydelig oppgitt.
6. Gjenta testen med en ansatt utenfor omfanget; vedkommende skal ikke kunne se avdelingskunnskap eller bruke den i chat.

Test også et irrelevant spørsmål. Kunnskapsbasen skal brukes som en tilleggskilde når det er innholdsmessig nødvendig, ikke som obligatorisk kontekst for hvert svar.

Retningslinjer for en pålitelig kunnskapsbase

• Utpek en innholdseier per tema.
• Bruk konsistente titler, typer og tagger.
• Angi gyldighetsdato eller versjon i dokumentet hvis det er relevant.
• Publiser kun kontrollert informasjon.
• Arkiver utdatert kunnskap og unngå motstridende aktive versjoner.
• Begrens avdelingsspesifikk kunnskap til riktig omfang.
• Hold dokumenter oversiktlige med tydelige overskrifter og selvstendige avsnitt.
• Test viktige dokumenter både i Dokumenter og med representative chat-spørsmål.

For forklaring om filer som en ansatt selv kobler til én chat, les Chat med dokumenter.

SharePoint-mappe som sentral kunnskapskilde

En administrator kan koble en SharePoint-mappe til kunnskapsbasen. Dokumentene fra denne mappen og undermapper behandles automatisk; ansatte bruker dem via den eksisterende kunnskapsbasen og ved relevante chat-spørsmål, uavhengig av valgt språkmodell. De trenger ikke aktivere sin personlige SharePoint-integrasjon.

Forbered Microsoft

Følg først de fullstendige trinnene for organisasjonsappen, applikasjonsrettigheten Sites.Selected, admin samtykke og separat read-nettstedstillatelse i Microsoft 365 oppsett. Serverforbindelsen bruker samme organisasjonsapp som for pålogging og krever ingen ekstra redirect-URL.

Koble mappe

1. Åpne Administrasjon → Kunnskapsbase → Legg til → SharePoint-mapper → Koble mappe.
2. Fyll inn en tittel og lim inn URL-en til mappen. Bruk normal mappe-URL eller URL fra SharePoint filvisning med en id-parameter, ikke en invitasjonslenke.
3. Velg samme skole-/avdelings- eller miljørettigheter og målgruppe som for et enkelt kunnskapsdokument. Velg avdelinger hvis aktuelt.
4. Velg Publisert for å gjøre innholdet tilgjengelig og lagre. Et utkast forblir utenfor tilbudt kunnskap.
5. Kontroller behandlingsstatus. Oppdater oppdaterer status; Synkroniser nå sjekker mappen på nytt og prøver feil på nytt.

Målgruppe for mappen

Innholdet deles i henhold til valgte kunnskapsbaserettigheter, også med brukere uten egen SharePoint-tilgang. Individuelle SharePoint-rettigheter overføres ikke. Koble kun til en mappe der alt innhold er ment for denne målgruppen.

Nye og endrede dokumenter kontrolleres automatisk, normalt hvert 15. minutt. Slettede eller flyttede filer forsvinner ved neste sjekk. Maksimum er 250 støttede dokumenter per kilde og 25 MiB per dokument. Støttede formater er PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, tekst, CSV, HTML og JSON. Eksterne snarveier og andre filformater hoppes over.

Endre innhold i SharePoint og administrer kunnskapsbaserettigheter via den tilknyttede kilden. Koble fra skjuler dokumentene umiddelbart og stopper nye importer; lagrede private kopier slettes ikke permanent. Ved feil kontroller organisasjonsappen, nettstedstillatelsen, mappe-URL og hemmelighet. Ved tilkoblingsfeil tilbys ikke kildeinnhold. Gjenoppretting kan skje ved neste synkronisering.

Tilgjengelighet

Denne utvidelsen ble publisert og testet 14. oktober 2026 for OnderwijsSupport på AI-Corporate. Be plattformadministrasjonen bekrefte tilgjengelighet i andre miljøer før du setter opp Microsoft-rettigheter.