Configurar y gestionar la base de conocimientos

Con la base de conocimientos, la organización pone a disposición información confiable de forma centralizada. Los administradores pueden publicar enlaces y documentos de conocimiento para los empleados. Además, los documentos de conocimiento publicados se incluyen automáticamente cuando su contenido es relevante para una pregunta común en el chat.

Gestionas la base de conocimientos a través de Administración → Base de conocimientos. En esta pantalla, los enlaces existentes y los documentos centrales de conocimiento aparecen juntos en una tabla.

Lo que ven los empleados

Los elementos publicados son visibles para los empleados bajo Base de conocimientos → Organización → Documentos (o bajo su propia sucursal). La vista contiene enlaces y documentos disponibles para toda la organización o para la sucursal del empleado. Las plantillas de documentos destinadas a ciertos departamentos también aparecen para los empleados de esos departamentos bajo sucursal → Mis departamentos.

Hay dos formas en que los empleados usan el contenido:

1. Abrir desde la base de conocimientos — un empleado abre un enlace o lee un documento de conocimiento publicado.
2. Usar automáticamente en el chat — ante una pregunta relevante, AI-Corporate busca en los documentos centrales de conocimiento publicados dentro del alcance permitido. El empleado no necesita seleccionar el documento primero con el clip.

Enlaces y documentos de conocimiento

Un Enlace es un elemento visible de la base de conocimientos que apunta a una página web, video u otra fuente externa. Un documento de conocimiento contiene contenido procesado en Markdown y por ello también puede ser buscado como fuente central para el chat.

Nivel de organización y sucursal

Cada documento de conocimiento tiene un alcance:

• Toda la organización — disponible para todos los empleados en el entorno.
• Sucursales — solo disponible para empleados de una o más sucursales seleccionadas.

Los administradores del entorno pueden gestionar conocimiento a nivel organizacional y para sucursales seleccionadas. Un administrador de sucursal solo gestiona conocimiento para las sucursales para las que tiene derechos de administración. La selección de sucursal evita que información local llegue a empleados de otra sucursal.

Por eso, elige el alcance según el contenido, no según quién sube el documento. Por ejemplo, una política general de seguridad de la información corresponde a Toda la organización; una instrucción local de accesibilidad corresponde a la sucursal correspondiente.

Vista general de la base de conocimientos

La tabla combina los enlaces existentes de la base de conocimientos con los documentos centrales de conocimiento. Puedes:

• buscar y filtrar;
• añadir elementos con el botón más;
• ajustar el orden con el agarre de arrastre;
• abrir un elemento para cambiar la configuración;
• publicar, archivar o eliminar documentos;
• importar o exportar un paquete OKF.

La columna Índice y el orden establecido determinan cómo se ordenan los elementos en Documentos. Usa el agarre de arrastre para colocar el conocimiento importante o muy usado más arriba.

Añadir un elemento

Haz clic en el botón más sobre la tabla. Puedes elegir entre tres tipos de contenido.

Enlace

Elige Enlace para una página web existente, video, curso u otra fuente externa. Rellena un título claro, descripción, categoría y URL. Este elemento será visible en Documentos, pero la página externa no se indexa automáticamente como documento de conocimiento.

Usa un enlace cuando la fuente se mantiene en otro lugar y los empleados deben poder navegar directamente a esa fuente.

Añadir documento

Elige Añadir documento para escribir directamente un documento de conocimiento.

1. Rellena un nombre de archivo único y un título reconocible.
2. Elige un tipo y añade una breve descripción y etiquetas relevantes.
3. Escribe o pega el contenido en el editor Markdown.
4. Elige el estado de publicación y el alcance.
5. Guarda el documento.

Esta opción es adecuada para políticas, instrucciones de trabajo, preguntas frecuentes y otro conocimiento que quieras mantener directamente en AI-Corporate.

Usa encabezados para dividir el contenido lógicamente. Párrafos cortos e independientes y encabezados claros mejoran tanto la legibilidad como la recuperación de fragmentos relevantes en el chat.

Añadir archivo fuente

Elige Añadir archivo fuente para usar un archivo de Gestión de Archivos como documento de conocimiento. Puedes elegir un archivo existente o subir uno nuevo primero.

AI-Corporate procesa el archivo fuente y lo convierte en Markdown canónico. Así, diferentes tipos de archivo obtienen un formato consistente para visualización, intercambio e indexación de búsqueda.

Las fuentes soportadas incluyen archivos PDF, Word, PowerPoint, Markdown y texto. Los archivos PDF, Word y PowerPoint se procesan automáticamente, incluyendo texto, estructura del documento y, cuando es posible, información visual relevante como tablas, gráficos, formularios e imágenes. Esto mantiene más contenido útil disponible que solo con extracción de texto plano.

Después del procesamiento, siempre verifica:

• que todos los capítulos importantes estén presentes;
• que tablas y listas se hayan transferido comprensiblemente;
• que se hayan registrado conclusiones de gráficos o imágenes;
• que título, descripción, tipo y etiquetas sean correctos;
• que las advertencias de calidad requieran o no acción;
• que estado y alcance estén configurados correctamente.

Comprobación antes de publicar

Una extracción técnica exitosa no significa automáticamente que todo el significado visual se haya transferido correctamente. Compara el Markdown en documentos importantes con el archivo original.

Configurar metadatos

En Configurar documento de conocimiento gestionas el contenido y contexto de un documento de conocimiento.

Campo	Uso
Nombre de archivo	Nombre técnico y reconocible para un nuevo documento Markdown.
Título	Nombre que los empleados ven en la base de conocimientos y en la referencia de la fuente.
Tipo	Tipo de contenido, por ejemplo política, manual, protocolo o preguntas frecuentes.
Descripción	Breve explicación sobre el objetivo y contenido.
Etiquetas	Términos de búsqueda y gestión, separados por comas.
Fuente o recurso	Origen o propietario del conocimiento.
URL de la fuente	Enlace a la fuente externa original o actual.
Fecha de modificación	Fecha en que la fuente fue actualizada en contenido.
Estado de publicación	Borrador, Publicado o Archivado.
Alcance	Toda la organización o sucursales seleccionadas.
Markdown canónico	El contenido que se muestra, exporta e indexa.

Un buen título, descripción y conjunto de etiquetas ayudan a los administradores a mantener la colección. Para responder en contenido, el texto real del documento sigue siendo lo más importante.

Estado y flujo de publicación

Usa los tres estados como un flujo editorial sencillo:

• Borrador — solo disponible en administración; aún no visible ni buscable para empleados.
• Publicado — visible en Documentos y disponible para preguntas relevantes en el chat dentro del alcance configurado.
• Archivado — guardado en administración, pero no disponible activamente para empleados.

Un procedimiento seguro es:

1. Añade el documento como Borrador.
2. Revisa contenido, metadatos y alcance.
3. Prueba algunas preguntas representativas.
4. Cambia el documento a Publicado.
5. Archiva una versión obsoleta antes de publicar el reemplazo.

Evita que dos documentos publicados se contradigan. Si existen versiones diferentes conscientemente, indica claramente su periodo de validez y ámbito de aplicación.

Editar conocimiento existente

Abre un documento de conocimiento desde la tabla para ajustar metadatos o Markdown canónico. Tras guardar, el contenido se reindexa. La versión actualizada puede usarse luego en preguntas del chat.

Con archivos fuente, el archivo original permanece disponible como origen, mientras que el conocimiento central se gestiona como propiedad organizacional. Por eso, los documentos de conocimiento no dependen de la cuenta personal del que subió el archivo. Si esa cuenta se elimina después, el conocimiento gestionado permanece.

Elimina un documento de conocimiento solo cuando también se deba eliminar definitivamente el contenido, índice y fuente almacenada. Usa Archivado cuando no quieras ofrecer activamente el conocimiento pero sí conservarlo.

¿Qué es OKF?

OKF (Open Knowledge Format) es el formato transferible de la base de conocimientos central. Un documento OKF consiste en Markdown normal con frontmatter YAML opcional para metadatos. Así, el contenido sigue siendo legible y editable fuera de AI-Corporate.

Un documento OKF simple se ve así:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

El Markdown forma el contenido canónico. El frontmatter describe el documento. Usa enlaces Markdown normales para referencias a otros documentos o fuentes.

El estado de publicación y el alcance de sucursal siguen siendo configuraciones de seguridad separadas en AI-Corporate; no forman parte del documento transferible.

Exportar paquete OKF

Haz clic en el botón de exportar sobre la tabla para descargar los documentos gestionados como un paquete ZIP. El paquete contiene:

• un archivo Markdown por documento de conocimiento;
• un index.md con enlaces a los documentos;
• un log.md con información sobre la exportación.

Usa una exportación como copia de seguridad transferible, para revisión de contenido fuera de AI-Corporate o como base para intercambio con otro entorno. Los enlaces de la base de conocimientos visible no son documentos canónicos y por eso no forman parte del paquete de documentos.

Importar paquete OKF

Haz clic en el botón de importar y selecciona un archivo ZIP con documentos Markdown. AI-Corporate lee los documentos y metadatos y los convierte en documentos centrales de conocimiento.

Los documentos importados comienzan como Borrador. Revisa cada documento antes de publicarlo. Presta especial atención a:

• título y tipo;
• conversión de enlaces internos;
• alcance y selección de sucursal;
• datos de fuente y fecha de modificación;
• documentos duplicados o obsoletos;
• legibilidad del Markdown.

Un paquete puede contener hasta 25 documentos Markdown y 8 MB de contenido empaquetado y desempaquetado. Divide una colección de conocimiento más grande en varios paquetes.

Comprobar que la base de conocimientos funciona bien

Después de un cambio importante, prueba toda la ruta del usuario:

1. Publica un documento con un hecho claramente reconocible.
2. Inicia sesión como empleado dentro del alcance configurado.
3. Verifica que el documento esté bajo Base de conocimientos → Organización → Documentos (o bajo su propia sucursal) y que pueda abrirse.
4. Haz en un chat común una pregunta para la que el documento sea relevante, sin vincular el archivo manualmente.
5. Comprueba que la respuesta coincida con el documento y que la fuente central se mencione claramente.
6. Repite la prueba con un empleado fuera del alcance; no debe ver el conocimiento de la sucursal ni usarlo en el chat.

También prueba una pregunta irrelevante. La base de conocimientos debe usarse como fuente adicional cuando sea necesario en contenido, no como contexto obligatorio para cada respuesta.

Directrices para una base de conocimientos confiable

• Asigna un propietario de contenido por tema.
• Usa títulos, tipos y etiquetas consistentes.
• Indica la fecha de validez o versión en el documento si es relevante.
• Publica solo información verificada.
• Archiva conocimiento obsoleto y evita versiones activas contradictorias.
• Limita el conocimiento específico de sucursal al alcance correcto.
• Mantén los documentos claros con encabezados y párrafos independientes.
• Prueba documentos importantes tanto en Documentos como con preguntas representativas en el chat.

Para explicaciones sobre archivos que un empleado vincula a un chat, lee Chat con documentos.

Carpeta de SharePoint como fuente central de conocimiento

Un administrador puede vincular una carpeta de SharePoint al banco de conocimientos. Los documentos de esa carpeta y subcarpetas se procesan automáticamente; los empleados los usan a través del banco de conocimientos existente y en preguntas relevantes del chat, independientemente del modelo de lenguaje elegido. No necesitan activar su integración personal de SharePoint.

Preparar Microsoft

Primero siga todos los pasos completos para la aplicación organizacional, el permiso de aplicación Sites.Selected, consentimiento de administrador y la concesión de sitio read separada en Configuración de Microsoft 365. La conexión del servidor usa la misma aplicación organizacional que para el inicio de sesión y no requiere una URL de redirección adicional.

Vincular carpeta

1. Abra Administración → Banco de conocimientos → Agregar → Carpetas de SharePoint → Vincular carpeta.
2. Ingrese un título y pegue la URL de la carpeta. Use la URL normal de la carpeta o la URL desde la vista de archivos de SharePoint con un parámetro id, no un enlace de invitación.
3. Elija los mismos permisos de escuela/sede o entorno y público objetivo que para un documento de conocimiento independiente. Seleccione departamentos si corresponde.
4. Elija Publicado para hacer el contenido disponible y guarde. Un borrador permanece fuera del conocimiento ofrecido.
5. Verifique el estado del procesamiento. Actualizar actualiza el estado; Sincronizar ahora revisa la carpeta nuevamente e intenta corregir errores.

Público objetivo de la carpeta

El contenido se comparte según los permisos elegidos del banco de conocimientos, también con usuarios sin acceso propio a SharePoint. No se heredan permisos individuales de SharePoint. Vincule solo una carpeta cuyo contenido esté destinado a este público.

Los documentos nuevos y modificados se revisan automáticamente, normalmente cada 15 minutos. Los archivos eliminados o movidos fuera de la carpeta desaparecen en la siguiente revisión. Hay un máximo de 250 documentos compatibles por fuente y 25 MiB por documento. Se admiten PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, texto, CSV, HTML y JSON. Los accesos directos externos y otros formatos de archivo se omiten.

Modifique el contenido en SharePoint y administre los permisos del banco de conocimientos a través de la fuente vinculada. Desvincular oculta inmediatamente los documentos y detiene nuevas importaciones; las copias privadas almacenadas no se eliminan definitivamente con esto. En caso de errores, verifique la aplicación organizacional, la concesión de sitio, la URL de la carpeta y el secreto. Durante un error de conexión, el contenido de la fuente no se ofrece. La recuperación puede hacerse mediante una sincronización posterior.

Disponibilidad

Esta extensión fue publicada y probada el 14 de octubre de 2026 para OnderwijsSupport en AI-Corporate. Solicite a la administración de la plataforma confirmar la disponibilidad en otro entorno antes de configurar permisos de Microsoft.