Configurer et gérer la base de connaissances

Avec la base de connaissances, l'organisation met à disposition des informations fiables de manière centralisée. Les administrateurs peuvent publier des liens et des documents de connaissance pour les collaborateurs. Les documents de connaissance publiés sont également automatiquement pris en compte lorsque leur contenu est pertinent pour une question de chat ordinaire.

Vous gérez la base de connaissances via Administration → Base de connaissances. Cet écran affiche les liens existants et les documents de connaissance centraux dans un seul tableau.

Ce que voient les collaborateurs

Les éléments publiés sont visibles pour les collaborateurs sous Base de connaissances → Organisation → Documents (ou sous leur propre site). L'affichage contient des liens et des documents disponibles pour toute l'organisation ou pour le site du collaborateur. Les modèles de documents destinés à certains départements apparaissent également chez les collaborateurs de ces départements sous site → Mes départements.

Il y a deux façons pour les collaborateurs d’utiliser le contenu :

1. Ouvrir depuis la base de connaissances — un collaborateur ouvre un lien ou lit un document de connaissance publié.
2. Utiliser automatiquement dans le chat — pour une question pertinente, AI-Corporate recherche dans les documents de connaissance centraux publiés dans la portée autorisée. Le collaborateur n’a pas besoin de sélectionner le document avec le trombone au préalable.

Liens et documents de connaissance

Un Lien est un élément visible de la base de connaissances qui renvoie à une page web, une vidéo ou une autre source externe. Un document de connaissance contient du contenu Markdown traité et peut ainsi aussi être recherché comme source centrale pour le chat.

Niveau organisationnel et par site

Chaque document de connaissance a une portée :

• Toute l’organisation — disponible pour tous les collaborateurs de l’environnement.
• Sites — disponible uniquement pour les collaborateurs d’un ou plusieurs sites sélectionnés.

Les administrateurs d’environnement peuvent gérer la connaissance à l’échelle de l’organisation et pour les sites sélectionnés. Un administrateur de site gère uniquement la connaissance pour les sites pour lesquels il a des droits d’administration. La sélection des sites évite que des informations locales parviennent à des collaborateurs d’un autre site.

Choisissez donc la portée en fonction du contenu, pas en fonction de qui télécharge le document. Par exemple, une politique générale de sécurité de l’information convient à Toute l’organisation ; une instruction locale de disponibilité correspond au site concerné.

Vue d’ensemble de la base de connaissances

Le tableau combine les liens existants de la base de connaissances avec les documents de connaissance centraux. Vous pouvez :

• rechercher et filtrer ;
• ajouter des éléments avec le bouton plus ;
• ajuster l’ordre avec la poignée de glissement ;
• ouvrir un élément pour modifier les paramètres ;
• publier, archiver ou supprimer des documents ;
• importer ou exporter un paquet OKF.

La colonne Index et l’ordre défini déterminent comment les éléments sont classés dans Documents. Utilisez la poignée de glissement pour placer en haut les connaissances importantes ou fréquemment utilisées.

Ajouter un élément

Cliquez sur le bouton plus au-dessus du tableau. Vous pouvez choisir parmi trois types de contenu.

Lien

Choisissez Lien pour une page web existante, une vidéo, un cours ou une autre source externe. Remplissez un titre clair, une description, une catégorie et une URL. Cet élément sera visible dans Documents, mais la page externe ne sera pas automatiquement indexée comme document de connaissance.

Utilisez un lien lorsque la source est maintenue ailleurs et que les collaborateurs doivent surtout pouvoir naviguer directement vers cette source.

Ajouter un document

Choisissez Ajouter un document pour écrire directement un document de connaissance.

1. Remplissez un nom de fichier unique et un titre reconnaissable.
2. Choisissez un type et ajoutez une courte description et des tags pertinents.
3. Rédigez ou collez le contenu dans l’éditeur Markdown.
4. Choisissez le statut de publication et la portée.
5. Enregistrez le document.

Cette option convient pour les politiques, instructions de travail, FAQ et autres connaissances que vous souhaitez maintenir directement dans AI-Corporate.

Utilisez des titres pour structurer logiquement le contenu. Des paragraphes courts et autonomes ainsi que des sous-titres clairs améliorent à la fois la lisibilité et la recherche de fragments pertinents dans le chat.

Ajouter un fichier source

Choisissez Ajouter un fichier source pour utiliser un fichier de la Gestion des fichiers comme document de connaissance. Vous pouvez choisir un fichier existant ou d’abord en télécharger un nouveau.

AI-Corporate traite le fichier source et en crée un Markdown canonique. Ainsi, différents types de fichiers ont un format cohérent pour l’affichage, l’échange et l’indexation de recherche.

Les sources prises en charge incluent notamment les fichiers PDF, Word, PowerPoint, Markdown et texte. Les fichiers PDF, Word et PowerPoint sont traités automatiquement, en intégrant le texte, la structure du document et, lorsque possible, des informations visuelles pertinentes telles que tableaux, graphiques, formulaires et images. Cela permet de conserver plus de contenu utile que par une simple extraction de texte brut.

Après traitement, vérifiez toujours :

• que tous les chapitres importants sont présents ;
• que les tableaux et listes sont compréhensibles ;
• que les conclusions des graphiques ou images sont bien capturées ;
• que le titre, la description, le type et les tags sont corrects ;
• que les alertes qualité nécessitent ou non une action ;
• que le statut et la portée sont bien définis.

Vérification avant publication

Une extraction techniquement réussie ne signifie pas automatiquement que toute la signification visuelle a été correctement reprise. Comparez le Markdown des documents importants avec le fichier original.

Définir les métadonnées

Dans Configurer le document de connaissance, vous gérez le contenu et le contexte d’un document de connaissance.

Champ	Usage
Nom de fichier	Nom technique reconnaissable pour un nouveau document Markdown.
Titre	Nom visible par les collaborateurs dans la base de connaissances et lors de la citation de la source.
Type	Type de contenu, par exemple politique, manuel, protocole ou FAQ.
Description	Brève explication de l’objectif et du contenu.
Tags	Termes de recherche et de gestion, séparés par des virgules.
Source ou ressource	Origine ou propriétaire de la connaissance.
URL source	Lien vers la source externe originale ou actuelle.
Date de modification	Date de la dernière mise à jour du contenu source.
Statut de publication	Brouillon, Publié ou Archivé.
Portée	Toute l’organisation ou sites sélectionnés.
Markdown canonique	Le contenu affiché, exporté et indexé.

Un bon titre, une description et un ensemble de tags aident les administrateurs à maintenir la collection. Pour la réponse au contenu, le texte réel du document reste le plus important.

Statut et workflow de publication

Utilisez les trois statuts comme un workflow éditorial simple :

• Brouillon — disponible uniquement en administration ; pas encore visible ni consultable par les collaborateurs.
• Publié — visible dans Documents et disponible pour les questions de chat pertinentes dans la portée définie.
• Archivé — conservé en administration, mais non activement disponible pour les collaborateurs.

Une méthode sûre est :

1. Ajouter le document en tant que Brouillon.
2. Vérifier le contenu, les métadonnées et la portée.
3. Tester quelques questions représentatives.
4. Passer le document en Publié.
5. Archiver une version obsolète avant de publier son remplaçant.

Évitez que deux documents publiés se contredisent. Si différentes versions coexistent volontairement, indiquez clairement leur période de validité et leur champ d’application.

Modifier une connaissance existante

Ouvrez un document de connaissance depuis le tableau pour modifier les métadonnées ou le Markdown canonique. Après enregistrement, le contenu est réindexé. La version mise à jour peut ensuite être utilisée pour les questions de chat suivantes.

Pour les fichiers source, le fichier original reste disponible comme origine, tandis que la connaissance centrale est gérée comme propriété de l’organisation. Les documents de connaissance ne dépendent donc pas du compte personnel de l’uploader. Si ce compte est supprimé ultérieurement, la connaissance gérée est conservée.

Supprimez un document de connaissance uniquement lorsque le contenu, l’index et la source enregistrée peuvent être définitivement supprimés. Utilisez Archivé lorsque vous ne souhaitez plus proposer activement la connaissance mais la conserver.

Qu’est-ce que l’OKF ?

OKF (Open Knowledge Format) est le format transférable de la base de connaissances centrale. Un document OKF est constitué de Markdown ordinaire avec une frontmatter YAML optionnelle pour les métadonnées. Ainsi, le contenu reste lisible et modifiable en dehors d’AI-Corporate.

Un document OKF simple ressemble à ceci :

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Le Markdown forme le contenu canonique. La frontmatter décrit le document. Utilisez des liens Markdown normaux pour les références à d’autres documents ou sources.

Le statut de publication et la portée par site restent des paramètres de sécurité distincts dans AI-Corporate ; ils ne font pas partie du document transférable.

Exporter un paquet OKF

Cliquez sur le bouton d’export au-dessus du tableau pour télécharger les documents de connaissance gérés sous forme de paquet ZIP. Le paquet contient :

• un fichier Markdown par document de connaissance ;
• un index.md avec des liens vers les documents ;
• un log.md avec des informations sur l’export.

Utilisez une exportation comme sauvegarde transférable, pour un contrôle de contenu en dehors d’AI-Corporate ou comme base pour un échange avec un autre environnement. Les liens de la base de connaissances visible ne sont pas des documents de connaissance canoniques et ne font donc pas partie du paquet de documents.

Importer un paquet OKF

Cliquez sur le bouton d’import et sélectionnez un fichier ZIP contenant des documents Markdown. AI-Corporate lit les documents et métadonnées et en crée des documents de connaissance centraux.

Les documents importés démarrent en Brouillon. Vérifiez chaque document avant de le publier. Portez une attention particulière à :

• titre et type ;
• la conversion des liens internes ;
• la portée et la sélection des sites ;
• les données source et la date de modification ;
• les documents en double ou obsolètes ;
• la lisibilité du Markdown.

Un paquet peut contenir au maximum 25 documents Markdown et 8 Mo de contenu compressé et décompressé. Répartissez une collection de connaissances plus grande sur plusieurs paquets.

Vérifier que la base de connaissances fonctionne bien

Testez le parcours utilisateur complet après une modification importante :

1. Publiez un document avec un fait clairement reconnaissable.
2. Connectez-vous en tant que collaborateur dans la portée définie.
3. Vérifiez que le document apparaît sous Base de connaissances → Organisation → Documents (ou sous le site propre) et peut être ouvert.
4. Posez dans un chat ordinaire une question pour laquelle le document est pertinent, sans lier manuellement le fichier.
5. Vérifiez que la réponse correspond au document et que la source centrale est clairement mentionnée.
6. Répétez le test avec un collaborateur hors de la portée ; il ne doit pas voir la connaissance du site ni l’utiliser via le chat.

Testez aussi une question non pertinente. La base de connaissances doit être utilisée comme source complémentaire lorsque cela est nécessaire sur le fond, pas comme contexte obligatoire pour chaque réponse.

Directives pour une base de connaissances fiable

• Désignez un propriétaire de contenu par sujet.
• Utilisez des titres, types et tags cohérents.
• Indiquez la date de validité ou la version dans le document si elle est importante.
• Publiez uniquement des informations vérifiées.
• Archivez les connaissances obsolètes et évitez les versions actives contradictoires.
• Limitez la connaissance spécifique aux sites à la portée appropriée.
• Gardez les documents clairs avec des titres explicites et des paragraphes autonomes.
• Testez les documents importants à la fois dans Documents et avec des questions représentatives dans le chat.

Pour des explications sur les fichiers qu’un collaborateur lie lui-même à un chat, consultez Chat avec documents.

Dossier SharePoint comme source centrale de connaissances

Un administrateur peut lier un dossier SharePoint à la base de connaissances. Les documents de ce dossier et de ses sous-dossiers sont automatiquement traités ; les employés les utilisent via la base de connaissances existante et lors de questions pertinentes en chat, quel que soit le modèle de langue choisi. Ils n'ont pas besoin d'activer leur intégration SharePoint personnelle.

Préparation Microsoft

Suivez d'abord toutes les étapes pour l'application organisation, le droit d'application Sites.Selected, le consentement admin et l'autorisation read de site séparée dans Configuration Microsoft 365. La connexion serveur utilise la même application organisation que pour la connexion et ne nécessite pas d'URL de redirection supplémentaire.

Lier un dossier

1. Ouvrez Administration → Base de connaissances → Ajouter → Dossiers SharePoint → Lier un dossier.
2. Saisissez un titre et collez l'URL du dossier. Utilisez l'URL normale du dossier ou l'URL depuis la vue fichier SharePoint avec un paramètre id, pas un lien d'invitation.
3. Choisissez les mêmes droits d'école/site ou d'environnement et le public cible que pour un document de connaissance individuel. Sélectionnez les départements si applicable.
4. Choisissez Publié pour rendre le contenu disponible et enregistrez. Un brouillon reste hors des connaissances proposées.
5. Vérifiez le statut de traitement. Actualiser met à jour le statut ; Synchroniser maintenant vérifie à nouveau le dossier et tente de corriger les erreurs.

Public cible du dossier

Le contenu est partagé selon les droits de la base de connaissances choisis, même avec des utilisateurs sans accès SharePoint personnel. Les droits SharePoint individuels ne sont pas transférés. Ne liez qu'un dossier dont tout le contenu est destiné à ce public.

Les documents nouveaux et modifiés sont automatiquement vérifiés, normalement toutes les 15 minutes. Les fichiers supprimés ou déplacés hors du dossier disparaissent lors du contrôle suivant. La limite est de 250 documents supportés par source et 25 Mio par document. Sont supportés PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, texte, CSV, HTML et JSON. Les raccourcis externes et autres formats de fichiers sont ignorés.

Modifiez le contenu dans SharePoint et gérez les droits de la base de connaissances via la source liée. Dissocier masque immédiatement les documents et arrête les nouveaux imports ; les copies privées enregistrées ne sont pas supprimées définitivement. En cas d'erreurs, vérifiez l'application organisation, l'autorisation de site, l'URL du dossier et le secret. En cas d'erreur de connexion, le contenu source n'est pas proposé. La restauration est possible via une synchronisation ultérieure.

Disponibilité

Cette extension a été publiée et testée le 14 octobre 2026 pour OnderwijsSupport sur AI-Corporate. Demandez à la gestion de la plateforme de confirmer la disponibilité sur un autre environnement avant de configurer les droits Microsoft.