Configurarea și gestionarea bazei de cunoștințe

Cu baza de cunoștințe, organizația pune la dispoziție informații de încredere centralizate. Administratorii pot publica linkuri și documente de cunoștințe pentru angajați. Documentele de cunoștințe publicate sunt, de asemenea, luate automat în considerare atunci când conținutul lor este relevant pentru o întrebare obișnuită din chat.

Gestionezi baza de cunoștințe prin Administrare → Baza de cunoștințe. Pe acest ecran, linkurile existente și documentele centrale de cunoștințe sunt afișate împreună într-un singur tabel.

Ce văd angajații

Elementele publicate sunt vizibile pentru angajați sub Baza de cunoștințe → Organizație → Documente (sau sub propria locație). Vizualizarea conține linkuri și documente disponibile pentru întreaga organizație sau pentru locația angajatului. Șabloanele de documente destinate anumitor departamente apar pentru angajații acelor departamente și sub locație → Departamentele mele.

Există două moduri în care angajații pot folosi conținutul:

1. Deschiderea din baza de cunoștințe — un angajat deschide un link sau citește un document de cunoștințe publicat.
2. Utilizarea automată în chat — la o întrebare relevantă, AI-Corporate caută în documentele centrale de cunoștințe publicate în limita accesului permis. Angajatul nu trebuie să selecteze mai întâi documentul cu agrafa.

Linkuri și documente de cunoștințe

Un Link este un element vizibil în baza de cunoștințe care face trimitere la o pagină web, video sau altă sursă externă. Un document de cunoștințe conține conținut procesat în Markdown și poate fi astfel căutat ca sursă centrală pentru chat.

Nivel organizațional și pe locații

Fiecare document de cunoștințe are o arie de acces:

• Întreaga organizație — disponibil pentru toți angajații din mediu.
• Locații — disponibil doar pentru angajații uneia sau mai multor locații selectate.

Administratorii de mediu pot gestiona cunoștințe la nivel organizațional și pentru locațiile selectate. Un administrator de locație gestionează doar cunoștințele pentru locațiile pentru care are drepturi de administrare. Selectarea locației previne ca informațiile locale să ajungă la angajați din alte locații.

Alege aria de acces în funcție de conținut, nu în funcție de cine încarcă documentul. De exemplu, o politică generală de securitate a informațiilor se potrivește la Întreaga organizație; o instrucțiune locală de accesibilitate se potrivește locației respective.

Prezentarea bazei de cunoștințe

Tabelul combină linkurile existente din baza de cunoștințe cu documentele centrale de cunoștințe. Poți:

• căuta și filtra;
• adăuga elemente cu butonul plus;
• ajusta ordinea cu mânerul de tragere;
• deschide un element pentru a modifica setările;
• publica, arhiva sau șterge documente;
• importa sau exporta un pachet OKF.

Coloana Index și ordinea setată determină cum sunt ordonate elementele în Documente. Folosește mânerul de tragere pentru a plasa cunoștințele importante sau frecvent utilizate mai sus.

Adăugarea unui element

Apasă butonul plus de deasupra tabelului. Poți alege dintre trei tipuri de conținut.

Link

Alege Link pentru o pagină web existentă, video, curs sau altă sursă externă. Completează un titlu clar, o descriere, o categorie și URL-ul. Acest element va fi vizibil în Documente, dar pagina externă nu va fi indexată automat ca document de cunoștințe.

Folosește un link când sursa este întreținută în altă parte și angajații trebuie în principal să poată naviga direct către acea sursă.

Adăugare document

Alege Adăugare document pentru a scrie direct un document de cunoștințe.

1. Completează un nume de fișier unic și un titlu recognoscibil.
2. Alege un tip și adaugă o scurtă descriere și etichete relevante.
3. Scrie sau lipește conținutul în editorul Markdown.
4. Alege starea de publicare și aria de acces.
5. Salvează documentul.

Această opțiune este potrivită pentru politici, instrucțiuni de lucru, întrebări frecvente și alte cunoștințe pe care dorești să le menții direct în AI-Corporate.

Folosește titluri pentru a împărți conținutul logic. Paragrafe scurte, independente și titluri clare îmbunătățesc atât lizibilitatea, cât și găsirea fragmentelor relevante în chat.

Adăugare fișier sursă

Alege Adăugare fișier sursă pentru a folosi un fișier din Gestionarea fișierelor ca document de cunoștințe. Poți alege un fișier existent sau încărca mai întâi unul nou.

AI-Corporate procesează fișierul sursă și îl transformă în Markdown canonic. Astfel, diferite tipuri de fișiere primesc un format consistent pentru afișare, schimb și indexare.

Sursele suportate includ fișiere PDF, Word, PowerPoint, Markdown și text. Fișierele PDF, Word și PowerPoint sunt procesate automat, incluzând textul, structura documentului și, acolo unde este posibil, informații vizuale relevante precum tabele, grafice, formulare și imagini. Astfel, rămâne disponibil mai mult conținut util decât prin simpla extragere de text brut.

După procesare, verifică întotdeauna:

• dacă toate capitolele importante sunt prezente;
• dacă tabelele și listele sunt înțelese corect;
• dacă concluziile din grafice sau imagini sunt reținute;
• dacă titlul, descrierea, tipul și etichetele sunt corecte;
• dacă avertismentele de calitate necesită acțiune;
• dacă starea și aria de acces sunt setate corect.

Verificare înainte de publicare

O extragere tehnică reușită nu garantează automat că toate semnificațiile vizuale au fost preluate corect. Compară Markdown-ul documentelor importante cu fișierul original.

Setarea metadatelor

În Setare document de cunoștințe gestionezi conținutul și contextul unui document de cunoștințe.

Câmp	Utilizare
Nume fișier	Nume tehnic, recognoscibil pentru un document Markdown nou.
Titlu	Numele pe care angajații îl văd în baza de cunoștințe și la citarea sursei.
Tip	Tipul conținutului, de exemplu politică, manual, protocol sau întrebări frecvente.
Descriere	Explicație scurtă despre scop și conținut.
Etichete	Termeni de căutare și administrare, separați prin virgule.
Sursă sau resursă	Originea sau proprietarul cunoștințelor.
URL sursă	Link către sursa originală sau actuală externă.
Data modificării	Data la care sursa a fost actualizată din punct de vedere al conținutului.
Stare publicare	Concept, Publicat sau Arhivat.
Arie de acces	Întreaga organizație sau locații selectate.
Markdown canonic	Conținutul afișat, exportat și indexat.

Un titlu bun, o descriere și un set de etichete ajută administratorii să întrețină colecția. Pentru răspunsurile de conținut, textul efectiv al documentului rămâne cel mai important.

Stare și flux de lucru pentru publicare

Folosește cele trei stări ca un flux simplu de lucru editorial:

• Ciornă — disponibil doar în administrare; încă nu este vizibil sau căutabil pentru angajați.
• Publicat — vizibil în Documente și disponibil pentru întrebările relevante din chat în aria setată.
• Arhivat — păstrat în administrare, dar nu activ disponibil pentru angajați.

O metodă sigură este:

1. Adaugă documentul ca Ciornă.
2. Verifică conținutul, metadatele și aria de acces.
3. Testează câteva întrebări reprezentative.
4. Setează documentul ca Publicat.
5. Arhivează o versiune învechită înainte de a publica înlocuitorul.

Evită ca două documente publicate să se contrazică. Dacă există intenția ca versiuni diferite să coexiste, specifică clar perioada lor de valabilitate și domeniul de aplicare.

Editarea cunoștințelor existente

Deschide un document de cunoștințe din tabel pentru a modifica metadatele sau Markdown-ul canonic. După salvare, conținutul este reindexat. Versiunea actualizată poate fi folosită apoi la întrebările următoare din chat.

Pentru fișierele sursă, fișierul original rămâne disponibil ca proveniență, în timp ce cunoștințele centrale sunt gestionate ca proprietate a organizației. Documentele de cunoștințe nu depind astfel de contul personal al celui care le-a încărcat. Dacă acel cont este șters ulterior, cunoștințele gestionate rămân păstrate.

Șterge un document de cunoștințe doar dacă conținutul, indexul și sursa stocată trebuie eliminate definitiv. Folosește Arhivat când nu mai dorești să oferi cunoștințele activ, dar vrei să le păstrezi.

Ce este OKF?

OKF (Open Knowledge Format) este formatul transferabil al bazei centrale de cunoștințe. Un document OKF constă din Markdown obișnuit cu frontmatter YAML opțional pentru metadate. Astfel, conținutul rămâne lizibil și editabil și în afara AI-Corporate.

Un document OKF simplu arată astfel:

---
type: beleid
title: Inkoopprotocol
description: Afspraken voor bestellingen en leveranciers
tags:
  - inkoop
  - compliance
resource: https://intranet.example.org/inkoopprotocol
source_format: pdf
source_file: inkoopprotocol.pdf
---

# Inkoopprotocol

## Goedkeuring

Bestellingen boven het vastgestelde drempelbedrag vereisen voorafgaande goedkeuring.

Markdown-ul formează conținutul canonic. Frontmatter-ul descrie documentul. Folosește linkuri Markdown normale pentru referințe către alte documente sau surse.

Starea de publicare și aria de acces pe locații rămân setări de securitate separate în AI-Corporate; nu fac parte din documentul transferabil.

Exportul pachetului OKF

Apasă butonul export de deasupra tabelului pentru a descărca documentele gestionate ca pachet ZIP. Pachetul conține:

• un fișier Markdown pentru fiecare document de cunoștințe;
• un index.md cu linkuri către documente;
• un log.md cu informații despre export.

Folosește un export ca backup transferabil, pentru verificare conținut în afara AI-Corporate sau ca bază pentru schimb cu un alt mediu. Linkurile din baza de cunoștințe vizibilă nu sunt documente canonice de cunoștințe și nu fac parte din pachetul de documente.

Importul pachetului OKF

Apasă butonul import și selectează un fișier ZIP cu documente Markdown. AI-Corporate citește documentele și metadatele și le transformă în documente centrale de cunoștințe.

Documentele importate încep ca Ciornă. Verifică fiecare document înainte de publicare. Acordă atenție în special la:

• titlu și tip;
• conversia linkurilor interne;
• aria de acces și selecția locațiilor;
• datele sursei și data modificării;
• documentele duplicate sau învechite;
• lizibilitatea Markdown-ului.

Un pachet poate conține maxim 25 de documente Markdown și 8 MB conținut comprimat și decomprimat. Împarte o colecție mai mare de cunoștințe în mai multe pachete.

Verificarea funcționării corecte a bazei de cunoștințe

Testează întregul flux de utilizator după o modificare importantă:

1. Publică un document cu un fapt clar recognoscibil.
2. Autentifică-te ca angajat în aria setată.
3. Verifică dacă documentul apare sub Baza de cunoștințe → Organizație → Documente (sau sub propria locație) și poate fi deschis.
4. Pune o întrebare într-un chat obișnuit pentru care documentul este relevant, fără a atașa manual fișierul.
5. Verifică dacă răspunsul corespunde documentului și dacă sursa centrală este menționată clar.
6. Repetă testul cu un angajat din afara ariei; acesta nu trebuie să vadă cunoștințele locației sau să le folosească în chat.

Testează și o întrebare irelevantă. Baza de cunoștințe trebuie folosită ca sursă suplimentară când este necesar din punct de vedere al conținutului, nu ca context obligatoriu pentru fiecare răspuns.

Ghiduri pentru o bază de cunoștințe de încredere

• Atribuie un responsabil de conținut pentru fiecare subiect.
• Folosește titluri, tipuri și etichete consistente.
• Include data de valabilitate sau versiunea în document dacă este relevantă.
• Publică doar informații verificate.
• Arhivează cunoștințele învechite și evită versiuni active contradictorii.
• Limitează cunoștințele specifice locației la aria corectă.
• Menține documentele clare cu titluri explicite și paragrafe independente.
• Testează documentele importante atât în Documente, cât și cu întrebări reprezentative în chat.

Pentru explicații despre fișierele pe care un angajat le atașează singur la un chat, citește Chat cu documente.

Folder SharePoint ca sursă centrală de cunoștințe

Un administrator poate conecta un folder SharePoint la baza de cunoștințe. Documentele din acel folder și subfolderele sale sunt procesate automat; angajații le folosesc prin baza de cunoștințe existentă și la întrebări relevante în chat, indiferent de modelul de limbaj ales. Pentru aceasta nu trebuie să activeze integrarea personală SharePoint.

Pregătirea Microsoft

Urmați mai întâi pașii compleți pentru aplicația organizației, dreptul aplicației Sites.Selected, consimțământul de administrator și concesiunea separată read pe site în Configurarea Microsoft 365. Conexiunea serverului folosește aceeași aplicație organizațională ca pentru autentificare și nu necesită URL suplimentar de redirect.

Conectarea folderului

1. Deschideți Administrare → Bază de cunoștințe → Adăugare → Foldere SharePoint → Conectare folder.
2. Completați un titlu și lipiți URL-ul folderului. Folosiți URL-ul normal al folderului sau URL-ul din vizualizarea fișierelor SharePoint cu un parametru id, nu un link de invitație.
3. Alegeți aceleași drepturi pentru școală/sediu sau mediu și publicul țintă ca pentru un document de cunoștințe separat. Selectați departamentele dacă este cazul.
4. Alegeți Publicat pentru a face conținutul disponibil și salvați. Un concept rămâne în afara cunoștințelor oferite.
5. Verificați starea procesării. Reîmprospătare actualizează starea; Sincronizare acum verifică folderul din nou și încearcă din nou erorile.

Publicul țintă al folderului

Conținutul este partajat conform drepturilor alese în baza de cunoștințe, inclusiv cu utilizatori fără acces propriu SharePoint. Drepturile individuale SharePoint nu sunt preluate. Conectați doar un folder al cărui conținut este destinat întregului public țintă.

Documentele noi și modificate sunt verificate automat, de regulă la fiecare 15 minute. Fișierele șterse sau mutate din folder dispar la următoarea verificare. Există un maxim de 250 documente suportate per sursă și 25 MiB per document. Sunt suportate PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, text, CSV, HTML și JSON. Shortcut-urile externe și alte formate de fișiere sunt ignorate.

Modificați conținutul în SharePoint și gestionați drepturile bazei de cunoștințe prin sursa conectată. Deconectarea ascunde imediat documentele și oprește importurile noi; copiile private salvate nu sunt șterse definitiv. La erori verificați aplicația organizației, concesiunea site-ului, URL-ul folderului și secretul. La o eroare de conexiune conținutul sursei nu este oferit. Restaurarea se face printr-o sincronizare ulterioară.

Disponibilitate

Această extensie a fost publicată și testată la 14 octombrie 2026 pentru OnderwijsSupport pe AI-Corporate. Cereți administrării platformei să confirme disponibilitatea pe un alt mediu înainte de a configura drepturile Microsoft.