Gerentes de funcionários
Após adicionar filiais, os funcionários podem ser adicionados por filial. Na barra de ferramentas, há um switch para alternar entre filiais.
Adicionar manualmente
O administrador pode adicionar funcionários um a um usando o botão de adição na barra de ferramentas.
Ao criar um novo colaborador, o administrador pode optar por enviar imediatamente um e-mail de boas-vindas. Esta opção fica desativada por padrão. O e-mail de boas-vindas contém o texto e os links corretos para AI-Corporate, como o link direto de login, informações para começar rapidamente e eventuais informações de migração se isso estiver configurado no ambiente.
Adicionar funcionários via arquivo CSV
Funcionários podem ser carregados via uma lista CSV. A lista precisa ter 5 colunas para nome, entrenome, sobrenome, e-mail e função. A lista não deve conter cabeçalhos de coluna.
A coluna com o endereço de e-mail é importante. Se um funcionário for carregado em várias filiais, os registros serão mesclados com base no endereço de e-mail. Um funcionário então estará vinculado a várias filiais.
Em um upload CSV também é possível escolher enviar um e-mail de boas-vindas aos colaboradores do upload. Esta opção também fica desativada por padrão.
Criar funcionários aprovando domínios
Funcionários também podem ser criados automaticamente ao aprovarem domínio na whitelist. Quando um funcionário faz login com um endereço de e-mail que pertence a um domínio whitelisted, será criado automaticamente uma conta para ele e vinculada à filial correta. Isso economiza tempo, pois o administrador não precisa criar uma conta para cada funcionário.
Ver mais informações em Gerenciar domínios.
Editar funcionário
O funcionário pode ser editado clicando em Ações em "Editar".
O funcionário está vinculado a uma filial principal e pode ser vinculado a várias filiais. A filial principal do funcionário deve estar sempre na lista de filiais vinculadas. Podem ser selecionadas várias filiais. O funcionário pode alterar sua filial principal em sua conta. As opções disponíveis virão da lista de filiais.
Para cada funcionário, a propriedade "É instrutor?" pode ser definida como "Sim" ou "Não". Isso determina as permissões de acesso do funcionário dentro do sistema. Apenas funcionários marcados como instrutor podem selecionar o item de menu 'Grupos' e gerenciar grupos de instrução.
Também é possível atualizar o status de login de um funcionário. O funcionário pode ser desativado.
Enviar e consultar e-mails de boas-vindas
Administradores também podem enviar e-mails de boas-vindas depois da criação:
- Selecione um ou mais colaboradores e use o botão de e-mail na barra de ferramentas.
- Abra Ações para um colaborador e escolha Enviar e-mail de boas-vindas?.
Em Ações > Ver e-mails de boas-vindas, o administrador pode consultar e-mails de boas-vindas preparados anteriormente. A visão mostra o conteúdo do e-mail e o status de envio, por exemplo se o e-mail está na fila, foi enviado ou aceito pelo servidor de e-mail.
O e-mail de boas-vindas é gerado com base nas configurações do ambiente. Se a migração de conta a partir de Plein ou Demo estiver disponível, uma explicação adicional será incluída automaticamente.
Criar contas
As contas são criadas automaticamente após a primeira tentativa de login bem-sucedida. Durante a criação das contas, tokens são adicionados no servidor que definem o papel base. Os papéis padrão são:
- Funcionário (sim/não): definido como "sim" se o endereço de e-mail corresponder a um e-mail na lista de funcionários.
- Admin da Filial (sim/não): geralmente definido como "não" inicialmente.
- Admin do Ambiente (sim/não): geralmente definido como "não" inicialmente.
- Super Admin (sim/não): geralmente definido como "não" inicialmente.
Esses tokens serão vinculados posteriormente às Permissões. Permissões são configuradas pelo administrador (por exemplo, Admin do Ambiente ou Super Admin). Aqui, o administrador define quais direitos são concedidos por função.
Para funcionários, existe a opção de alterar o tipo de conta de "Federated" (por exemplo, login Microsoft/Google) para "Email/senha". Essa opção está disponível apenas ao editar o registro de um funcionário, e se o funcionário ainda não tiver uma conta ativa.
Se selecionada, uma conta com email/senha será criada para o funcionário para que ele possa fazer login. No entanto, essa opção exige que o login dessa forma esteja disponível no ambiente, e geralmente é menos recomendado do que o login federado.
Excluir um funcionário
Ao excluir um funcionário, há várias opções:
- O funcionário nunca fez login e não possui conta
- O funcionário possui uma conta e está vinculado a várias filiais
- O funcionário possui uma conta e está vinculado a apenas 1 filial
Funcionário sem conta
Se o funcionário não possui conta, o registro do funcionário será removido. Como não há conta nem dados, não é necessário fazer mais nada.
Funcionário com conta vinculado a várias filiais
Se o funcionário for removido de uma filial, essa filial será removida das filiais vinculadas e o funcionário deixará de aparecer na visão geral de funcionários dessa filial. No entanto, o registro e a conta correspondente permanecem. O funcionário continua ativo em uma ou mais filiais.
Funcionário com conta vinculada a apenas 1 filial
Se o funcionário for removido da única filial na que ele está ativo, o registro do funcionário será definido como inativo. A conta e todos os dados continuam existindo, mas o funcionário não poderá fazer login. Para eliminar o funcionário de forma definitiva, a conta deve ser removida.
Excluir conta
Ao excluir uma conta, as seguintes etapas são executadas automaticamente:
- Chats e mensagens de chat são removidos
- Arquivos e documentos relacionados são removidos
- O registro do funcionário ou usuário é removido
- O registro da conta é removido de forma definitiva do Firebase
Período de retenção para funcionários
Funcionários são removidos automaticamente após o término do período de retenção configurado no ambiente. O padrão está alinhado com políticas da empresa e requisitos legais (por exemplo, 8 anos após o desligamento).
Visualizar aplicativo como funcionário
Administradores de governança e administradores de ambiente podem visualizar o aplicativo temporariamente sob a perspectiva de um funcionário. Isso é útil para verificar a interface ou ajudar funcionários com dúvidas.
Ativar:
- Vá para Perfil no menu de perfil
- Abra a aba Visualização de função
- Ative a chave Ver como funcionário
O que muda:
Durante a simulação, você verá o aplicativo exatamente como um funcionário vê. Menus de admin e funções administrativas ficam ocultos.
Desativar:
Clique no badge Como funcionário na barra de ferramentas, ou desative a chave no separador Conta.
Suas permissões reais permanecem inalteradas. A simulação apenas afeta a exibição.
