従業員の管理
支店を追加した後、従業員を支店ごとに追加できます。ツールバーには支店間の切替スイッチがあります。
手動で追加
管理者はツールバーの追加ボタンを使って従業員を1人ずつ追加できます。
新しい従業員を作成するとき、管理者はすぐにウェルカムメールを送信することを選択できます。このオプションは既定ではオフです。ウェルカムメールには、AI-Corporateに適した本文とリンクが含まれます。たとえば、直接ログインリンク、すぐに開始するための情報、環境で設定されている場合の移行情報などです。
CSVファイルで従業員を追加
従業員はCSVリストでアップロードできます。リストは名、ミドルネーム、姓、メールアドレス、役職の5列を含む必要があります。リストには「列ヘッダー」が含まれてはいけません。
メールアドレスの列は重要です。従業員が複数の支店にアップロードされる場合、レコードはメールアドレスを基準として結合されます。従業員は複数の支店に紐づけられます。
CSV アップロード時にも、ア ップロード内の従業員へウェルカムメールを送信することを選択できます。このオプションも既定ではオフです。
ドメイン許可リストを使った従業員の作成
従業員はドメインをホワイトリストに登録することで自動的に作成できます。従業員がホワイトリストに属するメールアドレスでログインすると、自動的にアカウントが作成され、適切な支店に紐づけられます。これにより、管理者が各従業員のアカウントを個別に作成する手間が省けます。
詳細は ドメインの管理 を参照してください。
従業員の編集
従業員は 操作 の「編集」をクリックして編集します。
従業員は主支店に紐づけられており、複数の支店に紐づけることもできます。従業員の主支店は常に紐づけられた支店リストに含まれている必要があります。複数の支店を選択できます。従業員は自分のアカウントで主支店を変更できます。利用可能なオプションは支店リストから選択されます。
各従業員には「Is Instructeur?（インストラクターか）」を「はい/いいえ」で設定できます。これによりシステム内のアクセス権が決まります。インストラクターとしてマークさ れた従業員のみが「グループ」メニューを選択し、指導グループを管理できます。
また、従業員のログイン状態も更新できます。従業員を非アクティブにすることができます。
ウェルカムメールの送信と確認
管理者は、作成後にもウェルカムメールを送信できます:
- 1人以上の従業員を選択し、ツールバーのメールボタンを使用します。
- 1人の従業員で アクション を開き、ウェルカムメールを送信しますか？ を選択します。
アクション > ウェルカムメールを表示 から、管理者は以前にキューに入れられたウェルカムメールを確認できます。この画面にはメール本文と送信状況が表示されます。たとえば、メールがキューに入っている、送信済み、またはメールサーバーに受け付けられたかどうかです。
ウェルカムメールは環境設定に基づいて作成されます。Plein または Demo からのアカウント移行が利用できる場合は、追加の説明が自動的に含まれます。
アカウントの作成
アカウントは初回ログイン成功後に自動作成されます。アカウント作成時にサーバーにトークンが追加され、基本ロールが決定さ れます。デフォルトロールは以下です。
- 従業員（はい/いいえ）：メールアドレスが従業員リストのメールアドレスと一致する場合は「はい」
- 支店管理者（はい/いいえ）：初期は通常「いいえ」
- 環境管理者（はい/いいえ）：初期は通常「いいえ」
- スーパ管理者（はい/いいえ）：初期は通常「いいえ」
これらのトークンは後で権限に紐づけられます。権限は管理者（例：環境管理者またはスーパ管理者）によって設定されます。ここでどのロールにどの権利を付与するかを定めます。
従業員には「Federated」（例：Microsoft/Googleログイン）から「Email/パスワード」へアカウントタイプを変更するオプションがあります。これは従業員レコードの編集時にのみ利用可能で、従業員にアクティブなアカウントがまだない場合に限られます。
このオプションを選択すると、従業員のためのメール/パスワードアカウントが作成され、ログインできるようになります。ただし、環境側でこのログイン方法が利用可能である必要があり、一般的にはFederatedログインより推奨されません。
従業員の削除
従業員を削除する際にはいくつかのケースがあります。
- 従業員がまだログインしたことがなく、アカウントがない
- 従業員がアカウントを持ち、複数の支店に所属している
- 従業員がア カウントを持ち、1つの支店にのみ所属している
従業員にアカウントがない場合
従業員にアカウントがない場合、従業員レコードは削除されます。アカウントもデータもないため、他に行うことはありません。
従業員にアカウントがあり、複数支店に所属している場合
支店を削除すると、その支店は紐づけられた支店リストから削除され、従業員はその支店の従業員一覧から消えます。ただしレコードは残り、関連アカウントも残ります。従業員はまだ1つ以上の支店でアクティブです。
従業員にアカウントがあり、1支店のみの場合
従業員が唯一の支店でのみアクティブな場合、その支店で削除すると従業員レコードは非アクティブになります。アカウントとすべてのデータは残りますが、従業員はログインできません。従業員を完全に削除するにはアカウントを削除する必要があります。
アカウントの削除
アカウントを削除する際には、以下の処理が自動的に実行されます。
- チャットとチャットメッセージが削除される
- ファイルと関連ドキュメントが削除される
- 従業員またはユーザー レコードが削除される
- アカウントレコードがFirebaseから最終的に削除される
従業員の保持期間
環境設定の保持期間が経過すると、従業員は自動的に削除されます。デフォルトは企業ポリシーと法的要件に従います（例: 退職後8年間）。
従業員としてアプリを表示
管理者および環境管理者は、従業員の視点から一時的にアプリを表示できます。従業員に関するインターフェイスを確認したり、質問の対応を行う際に便利です。
有効化手順:
- プロファイルメニューの プロフィール に移動
- タブ ロール表示 を開く
- スイッチ 従業員として表示 をオン
表示内容の変更点:
シ ミュレーション中は、従業員が見るのと同じ画面が表示されます。管理者メニューと管理機能は非表示になります。
無効化:
ツールバーの「従業員として」バッジをクリックするか、アカウントタブのスイッチをオフにします。
実際の権限は変更されません。シミュレーションは表示のみへの影響です。
