Görevler ve panolar

Görevler ile tek başınıza ya da bir grupla birlikte neleri yapmanız gerektiğini takip edersiniz. Yapılacak, Yapılıyor ve Tamamlandı gibi sütunları olan panolarda çalışır, bir görevi kartı sürükleyip başka bir sütuna bırakarak taşırsınız. Görevler tamamen uygulama içinde çalışır; bunun için başka bir hizmete bağlantı gerekmez.

Bilgi Bankası → Kişisel → Görevler yolunu açın.

Görevlerim

En üstte panolarınız yer alır, altında ise Görevlerim bulunur: tüm panolarınızda size atanmış açık görevlerin hepsi. Bunlar panolardaki görevlerin aynısıdır, kopya değildir. Son tarihine göre gruplandırılırlar: süresi geçmiş, bugün, yarın, gelecek hafta, daha sonra ve son tarih yok.

• Hızlıca görev eklemek için Yeni görev seçin. Bu, kişisel panonuza eklenir; ilk görevinizde bu pano sizin için oluşturulur.
• Bir görevi tamamlamak için işaretleyin. Kart daha sonra panoda Tamamlandı sütununa taşınır.
• Düzenlemek için bir göreve tıklayın.
• Tamamlanmış görevleri de görmek için Tamamlanmış görevleri göster seçeneğini açın.

Bir görev

Bir görevde başlık bulunur; ayrıca sütun, son tarih, öncelik, etiketler ve açıklama da olabilir. Paylaşılan bir panoda bir veya daha fazla sorumlu da seçersiniz. Sorumlu seçmeyen kişi görevi bilinçli olarak açık bırakır; otomatik olarak kimse atanmaz.

Kontrol listesi. Açıklamada bir satırı - [ ] ile başlatın; böylece bir onay kutusu oluşturursunuz:

- [ ] mekan ayırtma
- [ ] davetiye gönderme

Görev daha sonra maddeleri bir onay listesi olarak gösterir ve kartta ilerlemeyi, örneğin 1/2 olarak görürsünüz.

Yorumlar. Mevcut bir görevin altında yorum bırakabilirsiniz. Panoyu gören herkes bunları okuyabilir.

Bir görevi yalnızca görevin oluşturucusu ve panonun yöneticileri silebilir.

Bir pano

Açmak için bir panoya tıklayın. Bir kartı başka bir sütuna veya aynı sütunda başka bir yere sürükleyin. Bir kartı tamamlanmış sütununa sürüklerseniz görev tamamlanır; geri sürüklerseniz tekrar açık olur. Görevlerim, etiket filtresi ve arama alanı ile gördüklerinizi daraltabilirsiniz.

Bir pano oluşturmak için Yeni pano, mevcut bir panoyu düzenlemek için Panoyu yönet seçin:

• Sütunlar: sütun ekleyin, yeniden adlandırın ve istediğiniz sıraya koyun. Tamamlanmış görevlerin gideceği sütunda Tamamlandı seçeneğini işaretleyin. İçinde hâlâ kart bulunan bir sütunu silemezsiniz; önce kartları taşıyın.
• Etiketler: örneğin proje veya konu bazında kendi renginiz olan etiketler oluşturun.
• Arşivleme: arşivlenmiş bir pano okunabilir kalır, ancak görevler Görevlerim'den kaybolur.
• Silme: panoyu tüm görevler ve yorumlarla birlikte siler. Bunu yalnızca sahibi yapabilir.

Bir panoyu paylaşma

Kimseyle paylaşmadığınız bir pano kişiseldir: yalnızca siz görürsünüz. Bir panoyu Panoyu yönet üzerinden paylaşırsınız.

Şunlarla paylaşabilirsiniz:

• İş arkadaşları: kendi şubenizdeki çalışanları isimleriyle seçin. Bir çalışma grubu veya küçük bir ekip için uygundur.
• Bir şube veya bölümdeki tüm çalışanlar: orada çalışan herkes panoyu görür, sonradan katılanlar da dahil.
• Gruplar: kendinizin de üye olduğu bir ekibin üyeleri.

Panoyu gören çalışanlar her zaman görev ekleyebilir, değiştirebilir ve yorum yapabilir. Erişim mevcut duruma göre belirlenir: şubeyi, bölümü veya grubu terk eden biri panoyu artık göremez.

Görevlerim filtresi bir gizleme aracı değil, arama yardımcısıdır: panoyu gören herkes üzerindeki tüm görevleri görür.

Yönetim

Panoyu sahibi yönetir: sütunlar, etiketler, paylaşım, arşivleme ve silme. Sahip ayrıca şunları yapabilir:

• ortak yöneticiler atayabilir: panoyu birlikte yönetecek çalışanlar;
• panoyu başka bir çalışana devredebilir; önceki sahip bu durumda ortak yönetici olur.

Sahip ayrılırsa pano bir ortak yöneticiye geçer. Böyle biri yoksa, panonun bir çalışanı sahibi artık aktif değil mesajını görür ve yönetimi devralabilir.

Bir panoda birlikte çalışma

• Canlı: açık olan panoda başka biri bir şeyi değiştirirse pano kendiliğinden yenilenir.
• Aynı anda düzenleme: birisi siz açıkken bir görevi değiştirdiyse, bunu bildiren bir uyarı alırsınız ve görevi yeniden açarsınız. Böylece birbirinizin çalışmasını üzerine yazmazsınız.
• Sizin için yeni: başka biri size bir görev atarsa, bu görev Görevlerim'de Yeni olarak işaretlenir. Ana ekranda açık ve süresi geçmiş görev sayısını gösteren Görevlerim paneli yer alır; bir nokta, yeni bir şey olduğunu belirtir.
• Temizleme: Tamamlanmış görevleri temizle ile yönetici tamamlanmış görevleri panodan kaldırır. Bunlar saklanır; Arşivi göster ile tekrar görebilirsiniz. Yeniden açılan bir görev panoya geri gelir.

Microsoft To Do ve Google Tasks

Kuruluşunuz buna izin veriyorsa, Görevlerim’i Microsoft To Do ya da Google Tasks ile bağlayabilirsiniz; aynı anda yalnızca biriyle. Üstteki Görevler bölümünden kullandığınız hizmet için Koppelen seçin ve izin verin. O hizmette, uygulamanın adını taşıyan bir liste görünür; içinde sizin sorumlu olduğunuz açık görevler yer alır.

• Aktarılanlar: başlık, tamamlandı durumu, son tarih ve açıklama; Microsoft To Do’da ayrıca öncelik. Bunları iki tarafta da değiştirebilirsiniz.
• Uygulamada kalanlar: panolar, sütunlar, etiketler, yorumlar ve diğer sorumlular. Google Tasks’ta öncelik yoktur; bu yüzden uygulamada kalır.
• Hizmette işaretlemek, görevi burada da tamamlar; kart panoda tamamlanan sütununa taşınır.
• Bir görevi hizmette listeye eklerseniz, kişisel panonuza gelir.
• Bir görevi hizmetten silerseniz, burada kalır ve tekrar hizmete gitmez.
• Bir görevi bir panoda yalnızca görüntüleyebiliyorsanız, onu hizmette işaretleyebilirsiniz; diğer değişiklikler geri alınır.
• Google Tasks, yaklaşık 8.000 karaktere kadar bir açıklamayı saklar. Daha uzun bir açıklama Google’a kısaltılarak gider ve oradan değiştirilmez.

Uygulamadaki bir değişiklik neredeyse hemen hizmete yansır. Hizmetteki bir değişiklik, Görevler’i açtığınızda gelir; aksi halde yaklaşık yarım saat içinde gelir.

Ontkoppelen ile bağlantı durur ve liste hizmetten kaybolur. Uygulamadaki görevleriniz kalır. Diğer hizmete geçerseniz, eski liste için de aynı olur.

Bağlantıyı ayrıca Voorkeuren → Integraties altında açıp kapatabilirsiniz. Bir yönetici, bağlantıyı Admin → Tools → MCP altında, entegrasyonlar listesindeki Microsoft To Do veya Google Tasks üzerinden etkinleştirir. Google Tasks yalnızca kuruluşun kendi bir Google uygulaması ayarlanmışsa çalışır.

Verileriniz

Görevler sayfasının üst kısmındaki indirme düğmesiyle kendi panolarınızın, görevlerinizin ve yorumlarınızın bir özetini indirebilirsiniz. Bir hesap silinirse, o kişinin kişisel panoları da silinir. Paylaşılan panolar diğerleri için kalır; ayrılan kişinin adı görevlerden ve yorumlardan kaybolur.

Yapay zekâ ile görevler

Bir sohbette veya sesli görüşmede yapay zekâya görevlerinizi sorabilir ve görevleri değiştirebilirsiniz. Yapay zekâ sizinle aynı yetkilerle çalışır: yalnızca sizin gördüğünüz panoları görür.

• Soru sorma: "Takım pazarlamada hâlâ ne açık?", "Hangi görevlerin süresi geçti?", "Müşteri gününü kim organize ediyor?"
• İstek üzerine değiştirme: "‘Müşteri günü planlama’yı panoma ekle", "Teklifi işaretle", "Raporun son tarihini 1 Aralık yap", "Mekân hakkındaki göreve bir yorum ekle."
• Bir konuşma veya rapordan eylem maddeleri: bunlardan görev oluşturması için yapay zekâya istekte bulunun. Yapay zekâ bunları öneri olarak hazırlar; siz ekleyene kadar gerçek görev olmazlar.

Önerileri ekleme

Yapay zekânın önerileri Bilgi Bankası → Kişisel → Görevler altında, Yapay zekâ önerileri bölümünün en üstünde görünür. Her öneride hangi pano için olduğu ve içinde hangi görevlerin bulunduğu görünür. Tek bir görev için Ekle, tüm öneri için Tümünü ekle ya da öneriyi kaldırmak için Eklememe seçin. Ana ekrandaki Görevlerim paneli, hazır öneriler olduğunu bir noktayla gösterir.

Özellikle siz bir şeyi talep ettiğinizde ("bunu panoma ekle"), yapay zekâ görevi doğrudan oluşturur.

Yapay zekâ, sizin belirtmediğiniz bir sorumlu veya son tarih eklemez ve bir görevi yalnızca bunu açıkça istediğinizde siler. Yapay zekânın oluşturduğu bir görevde, görev penceresinde geldiği sohbete bir bağlantı bulunur.

Bir yardımcı veya görüşme için tüm araçlar kapalıysa, yapay zekâ görevlerinize de erişemez.