Uppgifter och tavlor

Med Uppgifter håller du reda på vad du fortfarande behöver göra, själv eller tillsammans med en grupp. Du arbetar på tavlor med kolumner, som Att göra, Pågår och Klart, och flyttar en uppgift genom att dra kortet till en annan kolumn. Uppgifter fungerar helt i appen; du behöver ingen koppling till en annan tjänst.

Öppna Kunskapsbank → Personligt → Uppgifter.

Mina uppgifter

Längst upp visas dina tavlor, och under dem Mina uppgifter: alla öppna uppgifter som du ansvarar för, från alla dina tavlor tillsammans. Det är samma uppgifter som på tavlorna, inga kopior. De är grupperade efter deadline: försenade, idag, imorgon, kommande vecka, senare och utan deadline.

• Välj Ny uppgift för att snabbt lägga till en uppgift. Den hamnar på din personliga tavla; när du skapar din första uppgift skapas tavlan åt dig.
• Markera en uppgift som klar för att avsluta den. Kortet flyttas då på tavlan till kolumnen Klart.
• Klicka på en uppgift för att redigera den.
• Slå på Visa avslutade uppgifter för att också se dina avslutade uppgifter.

En uppgift

En uppgift har en titel och kan dessutom ha en kolumn, deadline, prioritet, etiketter och en beskrivning. På en delad tavla väljer du också en eller flera ansvariga. Om du inte väljer någon ansvarig lämnar du medvetet uppgiften öppen; ingen fylls i automatiskt.

Checklista. Börja en rad i beskrivningen med - [ ] för att skapa en avkryssningspunkt:

- [ ] boka lokal
- [ ] skicka inbjudan

Uppgiften visar sedan punkterna som en checklista och på kortet ser du framstegen, till exempel 1/2.

Kommentarer. Under en befintlig uppgift kan du lägga till kommentarer. Alla som ser tavlan kan läsa dem.

Endast skaparen av en uppgift och tavlans administratörer kan ta bort en uppgift.

En tavla

Klicka på en tavla för att öppna den. Dra ett kort till en annan kolumn eller till en annan plats i samma kolumn. Ett kort som du drar till en slutförandekolumn är klart; om du drar tillbaka det blir det öppet igen. Med Mina uppgifter, etikettfiltret och sökfältet begränsar du vad du ser.

Välj Ny tavla för att skapa en tavla, eller Hantera tavla för att ändra en befintlig tavla:

• Kolumner: lägg till kolumner, byt namn på dem och ordna dem i önskad ordning. Markera Klart för den kolumn där avslutade uppgifter ska hamna. Du kan inte ta bort en kolumn som fortfarande innehåller kort; flytta korten först.
• Etiketter: skapa etiketter med egen färg, till exempel per projekt eller ämne.
• Arkivera: en arkiverad tavla förblir läsbar, men uppgifterna försvinner från Mina uppgifter.
• Ta bort: tar bort tavlan med alla uppgifter och kommentarer. Detta kan endast ägaren göra.

Dela en tavla

En tavla som du inte delar med någon är personlig: bara du ser den. Du delar en tavla via Hantera tavla.

Du kan dela med:

• Kollegor: välj medarbetare från din egen filial vid namn. Praktiskt för en arbetsgrupp eller ett litet team.
• Alla medarbetare på en filial eller avdelning: alla som arbetar där ser tavlan, även de som kommer dit senare.
• Grupper: medlemmarna i ett team som du själv är medlem i.

Medarbetare som ser tavlan kan alltid lägga till uppgifter, ändra dem och kommentera. Åtkomsten följer det aktuella läget: den som lämnar filialen, avdelningen eller gruppen ser inte längre tavlan.

Filtret Mina uppgifter är ett hjälpmedel för att söka, inte en avskärmning: alla som ser tavlan ser alla uppgifter på den.

Administration

Ägaren administrerar tavlan: kolumner, etiketter, delning, arkivering och borttagning. Ägaren kan också:

• utse medadministratörer: medarbetare som hjälper till att administrera tavlan;
• överlåta tavlan till en annan medarbetare; den tidigare ägaren blir då medadministratör.

Om ägaren slutar går tavlan vidare till en medadministratör. Finns det ingen sådan ser en medarbetare på tavlan meddelandet att ägaren inte längre är aktiv och kan ta över administrationen.

Samarbeta på en tavla

• Live: om någon annan ändrar något på en tavla som du har öppen uppdateras tavlan automatiskt.
• Redigera samtidigt: om någon har ändrat en uppgift medan du hade den öppen får du ett meddelande och öppnar uppgiften igen. På så sätt skriver ni inte över varandras arbete.
• Ny för dig: en uppgift som någon annan tilldelar dig får markeringen Ny i Mina uppgifter. På startsidan visas panelen Mina uppgifter med antalet öppna och försenade uppgifter; en prick visar att något nytt finns.
• Städa upp: med Rensa avslutade uppgifter tar administratören bort avslutade uppgifter från tavlan. De sparas; med Visa arkiv ser du dem igen. En återöppnad uppgift kommer tillbaka till tavlan.

Microsoft To Do och Google Tasks

Om din organisation tillåter det kan du koppla Mina uppgifter till Microsoft To Do eller Google Tasks, en av de två åt gången. Välj överst i Uppgifter Koppla för den tjänst du använder och ge tillåtelse där. I den tjänsten visas en lista med appens namn, med de öppna uppgifter som du ansvarar för.

• Det som följer med: titel, slutförd, deadline och beskrivning, och i Microsoft To Do även prioritet. Du kan ändra detta på båda sidor.
• Det som stannar i appen: tavlor, kolumner, etiketter, kommentarer och andra ansvariga. Google Tasks har ingen prioritet; den stannar därför också i appen.
• Att bocka av i tjänsten slutför också uppgiften här; kortet flyttas i tavlan till slutförandekolumnen.
• En uppgift som du lägger till i listan i tjänsten, hamnar på din personliga tavla.
• En uppgift som du tar bort i tjänsten, ligger kvar här och skickas inte på nytt till tjänsten.
• Om du bara får visa en uppgift på en tavla kan du bocka av den i tjänsten; andra ändringar återställs.
• Google Tasks sparar en beskrivning upp till ungefär 8 000 tecken. En längre beskrivning skickas förkortad till Google och ändras inte därifrån.

En ändring i appen visas nästan direkt i tjänsten. En ändring i tjänsten kommer in så snart du öppnar Uppgifter, annars inom ungefär en halvtimme.

Med Koppla från stoppas kopplingen och listan försvinner från tjänsten. Dina uppgifter i appen ligger kvar. Om du byter till den andra tjänsten händer samma sak med den gamla listan.

Du slår också på och av kopplingen under Inställningar → Integrationer. En administratör tillåter kopplingen under Admin → Verktyg → MCP, vid Microsoft To Do eller Google Tasks i listan över integrationer. Google Tasks fungerar bara om organisationen har ställt in en egen Google-app.

Dina data

Med nedladdningsknappen högst upp i Uppgifter hämtar du en översikt över dina egna tavlor, uppgifter och kommentarer. Om ett konto tas bort försvinner personens personliga tavlor. Delade tavlor finns kvar för de andra; namnet på den person som lämnat försvinner från uppgifter och kommentarer.

Uppgifter via AI

I en chatt eller ett röstsamtal kan du be AI om dina uppgifter och låta den ändra uppgifter. AI arbetar med samma behörigheter som du: den ser bara de tavlor som du ser.

• Ställa frågor: "Vad är fortfarande öppet på Team marketing?", "Vilka uppgifter är försenade?", "Vem ordnar kunddagen?"
• Ändra på begäran: "Lägg 'Planera kunddagen' på min tavla", "Markera offerten som klar", "Sätt deadline för rapporten till 1 december", "Lägg till en kommentar till uppgiften om platsen."
• Åtgärdspunkter från ett samtal eller en rapport: be AI att göra uppgifter av dem. AI förbereder dem som förslag; de blir först uppgifter när du lägger till dem.

Lägga till förslag

Förslag från AI visas högst upp i Kunskapsbank → Personligt → Uppgifter, under Förslag från AI. För varje förslag ser du vilken tavla det gäller och vilka uppgifter som finns i det. Välj Lägg till för en enskild uppgift, Lägg till alla för hela förslaget, eller Lägg inte till för att kasta förslaget. Panelen Mina uppgifter på startsidan visar med en prick att det finns förslag redo.

En uppgift som du uttryckligen ber om ("lägg detta på min tavla") skapar AI direkt.

AI fyller inte i en ansvarig eller deadline som du inte har nämnt, och tar bara bort en uppgift om du uttryckligen ber om det. För en uppgift som AI har skapat finns i uppgiftsfönstret en hänvisning till chatten den kommer från.

Om alla verktyg är avstängda för en assistent eller ett samtal kan AI inte heller komma åt dina uppgifter.