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任务与看板

使用任务来跟踪你还需要做什么，无论是独自一人还是与团队一起。你在带有列的看板上工作，例如待办、进行中和已完成，并通过拖动任务卡片到其他列来移动任务。任务完全在应用内运行；不需要连接其他服务。

打开 知识库 → 个人 → 任务。

我的任务​

顶部是你的看板，下面是我的任务：你负责的所有未完成任务，来自你所有看板的汇总。它们与看板上的任务是同一批，不是副本。它们按截止日期分组：已逾期、今天、明天、下周、稍后和无截止日期。

  • 选择新建任务可快速添加任务。它会出现在你的个人看板上；当你添加第一个任务时，该看板会自动为你创建。
  • 勾选任务即可将其完成。卡片随后会在看板上移动到已完成列。
  • 点击任务可编辑。
  • 打开显示已完成任务，也可以看到已完成的任务。

一个任务​

任务有标题，还可以有列、截止日期、优先级、标签和描述。在共享看板上，你还可以选择一位或多位负责人。不选择负责人，就表示有意将任务保持开放；不会自动填入任何人。

清单。 在描述中以 - [ ] 开头新的一行可创建一个勾选项：

- [ ] 预订地点
- [ ] 发送邀请

随后任务会将这些项目显示为复选清单，并且在卡片上你会看到进度，例如 1/2。

评论。 你可以在现有任务下方发表评论。所有能看到该看板的人都可以阅读这些评论。

只有任务创建者和看板管理员可以删除任务。

一个看板​

点击一个看板即可打开。将卡片拖到其他列，或拖到同一列中的其他位置。拖到完成列的卡片即表示已完成；拖回去则会重新变为开放。使用我的任务、标签筛选和搜索框可以限制显示内容。

选择新建看板来创建看板，或选择管理看板来调整现有看板：

  • 列：添加列、重命名并按所需顺序排列。将已完成勾选到已完成任务所在的列。含有卡片的列无法删除；请先移动卡片。
  • 标签：创建带有自定义颜色的标签，例如按项目或主题区分。
  • 归档：归档后的看板仍可阅读，但任务会从我的任务中消失。
  • 删除：删除看板及其所有任务和评论。只有所有者可以执行此操作。

分享看板​

如果你不与任何人共享某个看板，它就是个人看板：只有你能看到。你可以通过管理看板来共享看板。

你可以与以下对象共享：

  • 同事：按姓名选择你自己分支机构的员工。适合工作小组或小团队。
  • 某个分支机构或部门的所有员工：在该处工作的所有人都能看到看板，包括之后加入的人。
  • 群组：你自己也是成员的团队成员。

能看到看板的员工始终可以添加、修改任务并发表评论。访问权限会随当前情况自动更新：离开分支机构、部门或群组的人将不再看到该看板。

我的任务筛选器是一个查找工具，而不是访问隔离：所有能看到看板的人都能看到其中的全部任务。

管理​

看板由所有者管理：列、标签、共享、归档和删除。所有者还可以：

  • 指定共同管理员：协助管理看板的员工；
  • 将看板转移给另一名员工；原所有者随后会成为共同管理员。

如果所有者离开，看板会转交给一位共同管理员。如果没有共同管理员，看板中的一位员工会看到所有者不再活跃的提示，并可以接管管理。

在看板上协作​

  • 实时：如果其他人在你打开的看板上做了修改，看板会自动刷新。
  • 同时编辑：如果有人在你打开任务期间修改了它，你会收到提示并重新打开任务。这样就不会互相覆盖工作。
  • 为你新增：其他人分配给你的任务，会在我的任务中标记为新。在首页上，我的任务面板会显示未完成和已逾期任务数量；有一个小点表示有新内容。
  • 清理：使用清理已完成任务，管理员可将已完成任务从看板中移除。它们仍会保留；通过显示归档可以再次查看。重新打开的任务会回到看板上。

Microsoft To Do 和 Google Tasks​

如果你的组织允许，你可以将“我的任务”连接到 Microsoft To Do 或 Google Tasks，一次只能连接其中一个。先在顶部的“任务”中，针对你使用的服务选择连接并授予权限。该服务中会出现一个带有应用名称的列表，其中包含由你负责的未完成任务。

  • 同步内容：标题、完成状态、截止日期和描述；在 Microsoft To Do 中还包括优先级。这些内容可在双方修改。
  • 仅保留在应用中的内容：看板、列、标签、评论和其他负责人。Google Tasks 不支持优先级；因此该项也会保留在应用中。
  • 在服务中勾选完成也会在这里将任务标记为完成；卡片会在看板上移到完成列。
  • 你在服务中添加到列表的任务，会出现在你的个人看板上。
  • 你在服务中删除的任务，仍会保留在这里，不会再次发送到服务中。
  • 如果你在看板上只能查看某个任务，那么你仍然可以在服务中将其标记为完成；其他更改会被还原。
  • Google Tasks 会保存约 8000 个字符的描述。更长的描述会被截断后发送到 Google，并且不会从那里再被修改。

应用中的更改几乎会立即同步到服务中。服务中的更改会在你打开“任务”时同步进来，否则大约半小时内同步。

使用断开连接会停止关联，并从服务中移除该列表。你在应用中的任务会保留。如果你切换到另一项服务，旧列表也会发生同样的情况。

你也可以在设置 → 集成中开启或关闭该关联。管理员可在管理 → 工具 → MCP中的集成列表里，为Microsoft To Do或Google Tasks允许该关联。Google Tasks 只有在组织已配置自己的 Google 应用时才可使用。

你的数据​

使用任务顶部的下载按钮，你可以导出自己的看板、任务和评论概览。若某个账户被删除，该人的个人看板也会消失。共享看板仍会保留给其他人；离开人员的姓名会从任务和评论中移除。

通过 AI 处理任务​

在聊天或语音对话中，你可以向 AI 询问你的任务，并让任务进行调整。AI 以与你相同的权限工作：它只能看到你能看到的看板。

  • 提问："Team marketing 还有什么未完成？"、"哪些任务已逾期？"、"谁负责客户日？"
  • 按请求修改："把‘客户日计划’放到我的看板上"、"勾选报价单"、"把报告的截止日期改成 12 月 1 日"、"在地点相关任务下加一条评论。"
  • 从对话或报告中提取行动项：让 AI 将它们变成任务。AI 会先将它们作为建议准备好；只有你添加后，它们才会成为真正的任务。

添加建议​

AI 的建议会显示在 知识库 → 个人 → 任务 顶部的AI 的建议下。每条建议都会显示所属看板以及其中包含的任务。你可以选择单个任务的添加、整条建议的全部添加，或不添加来丢弃该建议。首页上的我的任务面板会用一个小点提示有建议待处理。

如果你明确要求 AI 创建任务（“把这个放到我的看板上”），它会直接创建。

AI 不会填写你未提及的负责人或截止日期，并且只有在你明确要求时才会删除任务。对于 AI 创建的任务，任务窗口中会显示其来源聊天的链接。

如果某个助手或会话的所有工具都被关闭，AI 也就无法访问你的任务。

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