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タスクとボード

タスクでは、まだやる必要があることを、ひとりでもグループでも管理できます。やること、進行中、完了 などの列があるボードで作業し、カードを別の列へドラッグしてタスクを移動します。タスクはアプリ内で完結するため、別のサービスとの連携は不要です。

ナレッジベース → 個人用 → タスク を開きます。

私のタスク​

上部にボードがあり、その下に 私のタスク があります。これは、すべてのボードにあるあなたが担当者の未完了タスクをまとめたものです。ボード上のタスクと同じもので、コピーではありません。期限ごとに、期限切れ、今日、明日、来週、後日、期限なし にグループ化されています。

  • 新しいタスク を選ぶと、すばやくタスクを追加できます。これはあなたの個人用ボードに追加されます。最初のタスクを作成すると、そのボードが自動で作成されます。
  • タスクにチェックを付けると完了します。すると、ボード上のカードは 完了 列へ移動します。
  • タスクをクリックすると編集できます。
  • 完了したタスクを表示 をオンにすると、完了済みのタスクも表示されます。

タスク​

タスクにはタイトルがあり、さらに列、期限、優先度、ラベル、説明を設定できます。共有ボードでは、担当者を 1 人以上選べます。担当者を選ばない場合は、意図的に未設定のままにします。自動で誰かが入力されることはありません。

チェックリスト。 説明の各行を - [ ] で始めると、チェック項目を作成できます。

- [ ] 会場を予約する
- [ ] 招待状を送る

その後、タスクには項目がチェックリストとして表示され、カード上では進捗が 1/2 のように表示されます。

コメント。 既存のタスクの下にコメントを投稿できます。ボードを見られる人は誰でも読むことができます。

タスクを削除できるのは、そのタスクの作成者とボードの管理者だけです。

ボード​

ボードをクリックすると開きます。カードを別の列、または同じ列内の別の位置へドラッグします。完了列へドラッグしたカードは完了になります。元に戻してドラッグすると、再び未完了になります。私のタスク、ラベルフィルター、検索欄で表示内容を絞り込めます。

新しいボード を選ぶとボードを作成でき、ボードを管理 で既存のボードを変更できます。

  • 列: 列を追加、名前変更、並べ替えできます。完了したタスクが入る列には 完了 を付けます。まだカードがある列は削除できません。先にカードを移動してください。
  • ラベル: たとえばプロジェクトやテーマごとに、独自の色のラベルを作成できます。
  • アーカイブ: アーカイブしたボードは閲覧できますが、タスクは私のタスクから消えます。
  • 削除: そのボード内のすべてのタスクとコメントを削除します。これは所有者のみ可能です。

ボードを共有する​

誰とも共有していないボードは個人用です。あなたにだけ表示されます。ボードの共有は ボードを管理 から行います。

共有先は次のとおりです。

  • 同僚: 自分の拠点の従業員を名前で選びます。作業グループや小さなチームに便利です。
  • 拠点または部署の全従業員: その場所で働く全員がボードを見られます。後から加わった人も含まれます。
  • グループ: 自分も所属しているチームのメンバー。

ボードを見られる従業員は、いつでもタスクの追加、変更、コメントができます。アクセスは現在の状態に従います。拠点、部署、グループを離れた人は、そのボードを見られなくなります。

私のタスク フィルターは検索用の補助であり、非表示にする機能ではありません。ボードを見られる人は、そのボード上のすべてのタスクを見られます。

管理​

ボードは所有者が管理します。列、ラベル、共有、アーカイブ、削除が対象です。所有者は次のこともできます。

  • 共同管理者 を指定する: ボードを一緒に管理する従業員
  • ボードを別の従業員に 譲渡 する。前の所有者は共同管理者になります。

所有者が退職した場合、ボードは共同管理者へ引き継がれます。共同管理者がいない場合、ボードを見られる従業員に所有者がもうアクティブではないという通知が表示され、その人が管理を引き継げます。

ボードで協力する​

  • リアルタイム: あなたが開いているボードで他の人が変更すると、ボードは自動で更新されます。
  • 同時編集: あなたがタスクを開いている間に他の人が変更した場合、通知が表示され、タスクを開き直します。これでお互いの変更を上書きしません。
  • あなた向けの新規: 他の人があなたに割り当てたタスクには、私のタスクで 新規 の表示が付きます。ホーム画面では、私のタスク パネルに未完了と期限切れのタスク数が表示され、点で新しいものがあることが分かります。
  • 整理: 完了したタスクを整理 を使うと、管理者は完了済みのタスクをボードから取り除けます。タスクは保存されたままで、アーカイブを表示 で戻ってきます。再度開いたタスクはボードに戻ります。

Microsoft To Do と Google Tasks​

組織で許可されている場合、マイタスクを Microsoft To Do または Google Tasks のどちらか一方に接続できます。上部の Tasks で、使っているサービスの Connect を選び、そこで許可します。するとそのサービスに、アプリ名のリストが表示され、その中にあなたが担当する未完了のタスクが入ります。

  • 引き継がれるもの: タイトル、完了、期限、説明、さらに Microsoft To Do では優先度も含まれます。これらは両側で変更できます。
  • アプリに残るもの: ボード、列、ラベル、コメント、ほかの担当者。Google Tasks には優先度がないため、それもアプリに残ります。
  • サービス側で完了にすると、ここでもタスクが完了になり、カードはボード上で完了列に移動します。
  • サービスでリストにタスクを追加すると、個人用ボードに表示されます。
  • サービスでタスクを削除しても、ここには残り、再びサービスへ送られることはありません。
  • ボード上でタスクが閲覧のみの場合でも、サービス側では完了にできます。それ以外の変更は元に戻されます。
  • Google Tasks は説明を約 8,000 文字まで保存します。それを超える説明は短縮されて Google に送られ、そこからは変更されません。

アプリでの変更は、ほぼすぐにサービスに反映されます。サービスでの変更は、Tasks を開いたときに反映され、そうでない場合でもおおむね 30 分以内に反映されます。

Disconnect を行うと接続は停止し、リストはサービスから消えます。アプリ内のタスクはそのまま残ります。別のサービスに切り替える場合も、古いリストについては同じです。

接続のオン・オフは Preferences → Integrations でも行えます。管理者は Admin → Tools → MCP で、統合一覧の Microsoft To Do または Google Tasks に対して接続を許可します。Google Tasks は、組織で専用の Google アプリが設定されている場合にのみ動作します。

あなたのデータ​

タスク上部のダウンロードボタンで、自分のボード、タスク、コメントの一覧を取得できます。アカウントが削除されると、その人の個人用ボードは消えます。共有ボードは他の人には残り、離脱した人の名前はタスクとコメントから消えます。

AI を使ったタスク​

チャットや音声会話で、AI にタスクを尋ねたり、変更させたりできます。AI はあなたと同じ権限で動作するため、あなたが見られるボードだけを見られます。

  • 質問する: 「Team marketing でまだ残っているものは？」「期限切れのタスクはどれ？」「顧客デーは誰が担当？」
  • 依頼して変更する: 「『顧客デーの計画』を私のボードに入れて」「見積書にチェックを付けて」「レポートの期限を 12 月 1 日にして」「会場についてのタスクにコメントを付けて」
  • 会話や議事録からアクション項目を作る: AI にタスク化を依頼できます。AI は提案として準備するだけで、あなたが追加して初めてタスクになります。

提案を追加する​

AI の提案は、ナレッジベース → 個人用 → タスク の上部にある AI の提案 に表示されます。提案ごとに、対象のボードと含まれるタスクが分かります。単独のタスクは 追加、提案全体は すべて追加、提案を破棄するには 追加しない を選びます。ホーム画面の私のタスクパネルには、提案があることを点で表示します。

「これを私のボードに入れて」のように明示的に依頼したタスクは、AI がすぐに作成します。

AI は、あなたが言っていない担当者や期限は入力せず、明示的に依頼された場合にのみタスクを削除します。AI が作成したタスクには、タスク画面に元のチャットへの参照が表示されます。

アシスタントや会話で使用できるツールがすべてオフになっている場合、AI はタスクにもアクセスできません。

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