المهام واللوحات

باستخدام «المهام» تتتبّع ما عليك فعله، سواء بمفردك أو مع مجموعة. تعمل على لوحات فيها أعمدة مثل للإنجاز وقيد التنفيذ ومكتمل، وتنقل المهمة بسحب البطاقة إلى عمود آخر. تعمل المهام بالكامل داخل التطبيق؛ ولا تحتاج إلى ربطها بأي خدمة أخرى.

افتح قاعدة المعرفة → شخصي → المهام.

مهامي

في الأعلى تظهر لوحاتك، وتحتها مهامي: جميع المهام المفتوحة التي أنت المسؤول عنها من كل لوحاتك مجتمعة. وهي نفس المهام الموجودة على اللوحات، وليست نسخًا. تُعرض مجمعة حسب الموعد النهائي: متأخرة، اليوم، غدًا، الأسبوع القادم، لاحقًا، وبدون موعد نهائي.

• اختر مهمة جديدة لإضافة مهمة بسرعة. ستظهر على لوحتك الشخصية؛ وعند أول مهمة لك سيتم إنشاء تلك اللوحة تلقائيًا.
• ضع علامة على مهمة لإتمامها. عندها تنتقل البطاقة على اللوحة إلى عمود مكتمل.
• انقر على مهمة لتعديلها.
• فعّل إظهار المهام المكتملة لعرض مهامك المكتملة أيضًا.

مهمة

للمهمة عنوان، ويمكن أيضًا أن تحتوي على عمود، وموعد نهائي، وأولوية، ووسوم، ووصف. في لوحة مشتركة تختار أيضًا مسؤولًا واحدًا أو أكثر. ومن لا يختار مسؤولًا يترك المهمة عمدًا مفتوحة؛ فلن يتم تعيين أحد تلقائيًا.

قائمة تحقق. ابدأ سطرًا في الوصف بـ - [ ] لإنشاء نقطة قابلة للتأشير:

- [ ] حجز القاعة
- [ ] إرسال الدعوة

بعد ذلك تعرض المهمة النقاط كقائمة تحقق، وتظهر على البطاقة نسبة التقدم، مثل 1/2.

الردود. يمكنك إضافة ردود أسفل مهمة موجودة. كل من يرى اللوحة يستطيع قراءتها.

فقط منشئ المهمة ومديرو اللوحة يمكنهم حذف المهمة.

لوحة

انقر على لوحة لفتحها. اسحب بطاقة إلى عمود آخر أو إلى مكان آخر داخل العمود نفسه. البطاقة التي تسحبها إلى عمود الإنهاء تكون مكتملة؛ وإذا سحبتها للخلف، تعود مفتوحة. باستخدام مهامي، وفلتر الوسوم، وحقل البحث، يمكنك تضييق ما تراه.

اختر لوحة جديدة لإنشاء لوحة، أو إدارة اللوحة لتعديل لوحة موجودة:

• الأعمدة: أضف أعمدة، وأعد تسميتها، ورتبها كما تريد. فعّل مكتمل على العمود الذي ستصل إليه المهام المكتملة. لا يمكنك حذف عمود ما تزال توجد فيه بطاقات؛ انقل البطاقات أولًا.
• الوسوم: أنشئ وسومًا بلون مخصص، مثلًا حسب المشروع أو الموضوع.
• الأرشفة: تبقى اللوحة المؤرشفة قابلة للقراءة، لكن المهام تختفي من «مهامي».
• الحذف: يحذف اللوحة مع جميع المهام والردود. هذا متاح للمالك فقط.

مشاركة لوحة

اللوحة التي لا تشاركها مع أحد تكون شخصية: أنت فقط من يراها. يمكنك مشاركة لوحة عبر إدارة اللوحة.

يمكنك المشاركة مع:

• الزملاء: اختر موظفين من فرعك بالاسم. مفيد لمجموعة عمل أو فريق صغير.
• جميع موظفي فرع أو قسم: كل من يعمل هناك يرى اللوحة، حتى من ينضم لاحقًا.
• المجموعات: أعضاء فريق أنت عضو فيه.

الموظفون الذين يرون اللوحة يمكنهم دائمًا إضافة المهام وتعديلها والرد عليها. يتبع الوصول الوضع الحالي: من يغادر الفرع أو القسم أو المجموعة لن يرى اللوحة بعد الآن.

مرشح مهامي هو أداة للبحث، وليس وسيلة عزل: كل من يرى اللوحة يرى جميع المهام عليها.

الإدارة

يدير المالك اللوحة: الأعمدة، والوسوم، والمشاركة، والأرشفة، والحذف. ويمكن للمالك أيضًا:

• تعيين مديرين مشاركين: موظفين يشاركون في إدارة اللوحة؛
• نقل اللوحة إلى موظف آخر؛ وعندها يصبح المالك السابق مديرًا مشاركًا.

إذا غادر المالك، تنتقل اللوحة إلى مدير مشارك. وإذا لم يوجد، يرى موظف في اللوحة رسالة تفيد بأن المالك لم يعد نشطًا ويمكنه تولي الإدارة.

التعاون على لوحة

• مباشر: إذا عدّل شخص آخر شيئًا على لوحة مفتوحة لديك، فسيتم تحديث اللوحة تلقائيًا.
• التعديل المتزامن: إذا عدّل شخص ما مهمة بينما كانت مفتوحة لديك، فستتلقى إشعارًا بذلك وتفتح المهمة من جديد. بهذه الطريقة لا يكتب أحد فوق عمل الآخر.
• جديد بالنسبة لك: المهمة التي يعيّنها شخص آخر لك تظهر في «مهامي» مع الوسم جديد. على الشاشة الرئيسية تظهر لوحة مهامي مع عدد المهام المفتوحة والمتأخرة؛ وتشير نقطة إلى وجود شيء جديد.
• التنظيف: باستخدام تنظيف المهام المكتملة يزيل المدير المهام المكتملة من اللوحة. تبقى محفوظة؛ ومع إظهار الأرشيف يمكنك رؤيتها مجددًا. وتعود المهمة التي أُعيد فتحها إلى اللوحة.

‏Microsoft To Do وGoogle Tasks

إذا سمحت مؤسستك بذلك، فيمكنك ربط مهامي بـ Microsoft To Do أو Google Tasks، وأحدهما فقط في الوقت نفسه. اختر في الأعلى المهام → ربط لدى الخدمة التي تستخدمها وامنح الإذن هناك. ستظهر في تلك الخدمة قائمة تحمل اسم التطبيق، وتضم المهام المفتوحة التي أنت المسؤول عنها.

• ما ينتقل: العنوان، ومكتمل، والموعد النهائي، والوصف، وفي Microsoft To Do أيضًا الأولوية. ويمكنك تعديل ذلك من الجانبين.
• ما يبقى في التطبيق: اللوحات، والأعمدة، والوسوم، والتعليقات، والمسؤولون الآخرون. لا يحتوي Google Tasks على أولوية؛ لذا تبقى هذه أيضًا في التطبيق.
• وضع علامة الاكتمال في الخدمة يُكمل المهمة هنا أيضًا؛ وتنتقل البطاقة على اللوحة إلى عمود الاكتمال.
• المهمة التي تضيفها إلى القائمة في الخدمة تظهر على لوحتك الشخصية.
• المهمة التي تحذفها من الخدمة تبقى هنا ولا تُرسل مرة أخرى إلى الخدمة.
• إذا كان بإمكانك عرض مهمة على لوحة فقط، فيمكنك وضع علامة اكتمال عليها في الخدمة؛ أما التغييرات الأخرى فسيتم إرجاعها.
• يحتفظ Google Tasks بوصف حتى نحو 8000 حرف. أي وصف أطول يُختصر عند إرساله إلى Google ولا يُعدَّل من هناك.

يصل أي تغيير في التطبيق إلى الخدمة فورًا تقريبًا. أما التغيير في الخدمة فيصل بمجرد فتح المهام، وإلا ففي غضون نصف ساعة تقريبًا.

باستخدام إلغاء الربط يتوقف الربط وتختفي القائمة من الخدمة. وتبقى مهامك في التطبيق. وإذا انتقلت إلى الخدمة الأخرى، يحدث الأمر نفسه مع القائمة القديمة.

يمكنك أيضًا تشغيل الربط وإيقافه من خلال الإعدادات → التكاملات. يتيح مدير النظام الربط من خلال المسؤول → الأدوات → MCP، عند Microsoft To Do أو Google Tasks في قائمة التكاملات. يعمل Google Tasks فقط إذا كانت المؤسسة قد أعدت تطبيقًا خاصًا بها من Google.

بياناتك

باستخدام زر التنزيل أعلى «المهام» تحصل على نظرة عامة على لوحاتك ومهامك وردودك. إذا حُذف حساب، تختفي اللوحات الشخصية لذلك الشخص. وتبقى اللوحات المشتركة للآخرين؛ ويُحذف اسم الشخص الذي غادر من المهام والردود.

المهام عبر الذكاء الاصطناعي

في محادثة أو حوار صوتي يمكنك أن تسأل الذكاء الاصطناعي عن مهامك وأن تطلب تعديل المهام. يعمل الذكاء الاصطناعي بنفس الصلاحيات التي لديك: فهو يرى فقط اللوحات التي تراها أنت.

• طرح الأسئلة: "ما الذي ما زال مفتوحًا في Team marketing؟"، "ما المهام المتأخرة؟"، "من يتولى يوم العملاء؟"
• التعديل عند الطلب: "ضع 'تخطيط يوم العملاء' على لوحتي"، "أشر على العرض بأنه مكتمل"، "اضبط موعد التقرير النهائي إلى 1 ديسمبر"، "أضف ردًا إلى المهمة المتعلقة بالموقع."
• بنود العمل من محادثة أو تقرير: اطلب من الذكاء الاصطناعي تحويلها إلى مهام. يضعها الذكاء الاصطناعي كاقتراحات جاهزة؛ ولا تصبح مهامًا إلا بعد إضافتها.

إضافة المقترحات

تظهر اقتراحات الذكاء الاصطناعي أعلى قاعدة المعرفة → شخصي → المهام، تحت اقتراحات الذكاء الاصطناعي. لكل اقتراح ترى اللوحة التي يخصها والمهام الموجودة فيه. اختر إضافة لمهمة منفردة، أو إضافة الكل للاقتراح بالكامل، أو عدم الإضافة للتخلص من الاقتراح. وتعرض لوحة «مهامي» على الشاشة الرئيسية نقطة تدل على وجود اقتراحات جاهزة.

المهمة التي تطلبها أنت صراحةً ("ضع هذا على لوحتي") ينشئها الذكاء الاصطناعي مباشرة.

لا يملأ الذكاء الاصطناعي مسؤولًا أو موعدًا نهائيًا لم تذكره أنت، ويحذف مهمة فقط إذا طلبت ذلك صراحةً. وفي المهمة التي أنشأها الذكاء الاصطناعي يوجد في نافذة المهمة رابط إلى المحادثة التي جاءت منها.

إذا كانت كل الأدوات معطلة لمساعد أو محادثة، فلن يتمكن الذكاء الاصطناعي أيضًا من الوصول إلى مهامك.