Tareas y tableros

Con Tareas puedes llevar un registro de lo que aún te queda por hacer, solo o junto con un grupo. Trabajas en tableros con columnas, como Por hacer, En curso y Finalizado, y mueves una tarea arrastrando la tarjeta a otra columna. Las tareas funcionan completamente dentro de la app; no necesitas enlazarlas con otro servicio.

Abre Base de conocimientos → Personal → Tareas.

Mis tareas

Arriba están tus tableros y, debajo, Mis tareas: todas las tareas pendientes de las que eres responsable, de todos tus tableros juntos. Son las mismas tareas que aparecen en los tableros, no copias. Están agrupadas por fecha límite: vencidas, hoy, mañana, la próxima semana, más tarde y sin fecha límite.

• Elige Nueva tarea para añadir rápidamente una tarea. Irá a tu tablero personal; la primera vez se creará ese tablero para ti.
• Marca una tarea como completada para finalizarla. La tarjeta se moverá entonces en el tablero a la columna Finalizado.
• Haz clic en una tarea para editarla.
• Activa Mostrar tareas finalizadas para ver también tus tareas completadas.

Una tarea

Una tarea tiene un título y además puede tener una columna, fecha límite, prioridad, etiquetas y una descripción. En un tablero compartido, también eliges uno o varios responsables. Si no se elige ningún responsable, la tarea queda deliberadamente sin asignar; no se completa automáticamente nadie.

Lista de verificación. Empieza una línea en la descripción con - [ ] para crear un punto de control:

- [ ] reservar sala
- [ ] enviar invitación

Después, la tarea muestra los puntos como una lista de verificación y en la tarjeta ves el progreso, por ejemplo 1/2.

Comentarios. Debajo de una tarea existente puedes publicar comentarios. Cualquiera que vea el tablero los leerá.

Solo el creador de una tarea y los administradores del tablero pueden eliminar una tarea.

Un tablero

Haz clic en un tablero para abrirlo. Arrastra una tarjeta a otra columna o a otro lugar dentro de la misma columna. Una tarjeta que arrastras a una columna de finalización queda finalizada; si la arrastras de vuelta, vuelve a estar abierta. Con Mis tareas, el filtro de etiquetas y el campo de búsqueda puedes limitar lo que ves.

Elige Nuevo tablero para crear un tablero, o Administrar tablero para ajustar uno existente:

• Columnas: añade columnas, cámbiales el nombre y ordénalas como quieras. Marca Finalizado en la columna donde deben acabar las tareas completadas. No puedes eliminar una columna que todavía contenga tarjetas; primero mueve las tarjetas.
• Etiquetas: crea etiquetas con un color propio, por ejemplo por proyecto o tema.
• Archivar: un tablero archivado sigue siendo legible, pero las tareas desaparecen de Mis tareas.
• Eliminar: elimina el tablero con todas las tareas y comentarios. Solo puede hacerlo el propietario.

Compartir un tablero

Un tablero que no compartes con nadie es personal: solo tú lo ves. Compartes un tablero mediante Administrar tablero.

Puedes compartir con:

• Colegas: elige empleados de tu propia sede por nombre. Útil para un grupo de trabajo o un equipo pequeño.
• Todos los empleados de una sede o departamento: cualquiera que trabaje allí verá el tablero, incluso quienes se incorporen más tarde.
• Grupos: los miembros de un equipo del que tú también formas parte.

Los empleados que ven el tablero siempre pueden añadir, modificar y comentar tareas. El acceso sigue la situación actual: quien abandone la sede, el departamento o el grupo dejará de ver el tablero.

El filtro Mis tareas es una ayuda para buscar, no una restricción: cualquiera que vea el tablero verá todas las tareas del mismo.

Gestión

El propietario administra el tablero: columnas, etiquetas, compartición, archivado y eliminación. El propietario también puede:

• designar copropietarios: empleados que administran el tablero junto con él;
• transferir el tablero a otro empleado; el propietario anterior pasa entonces a ser copropietario.

Si el propietario se va, el tablero pasa a un copropietario. Si no hay ninguno, un empleado que vea el tablero verá un mensaje indicando que el propietario ya no está activo y podrá asumir la gestión.

Colaborar en un tablero

• En vivo: si otra persona cambia algo en un tablero que tienes abierto, el tablero se actualiza automáticamente.
• Editar al mismo tiempo: si alguien ha modificado una tarea mientras tú la tenías abierta, recibirás una notificación y volverás a abrir la tarea. Así no sobrescribís el trabajo del otro.
• Nuevo para ti: una tarea que otra persona te asigne recibe la marca Nuevo en Mis tareas. En la pantalla de inicio aparece el panel Mis tareas con el número de tareas abiertas y vencidas; un punto indica que hay algo nuevo.
• Limpiar: con Limpiar tareas finalizadas, el administrador retira las tareas finalizadas del tablero. Se conservan; con Mostrar archivo las vuelves a ver. Una tarea reabierta vuelve al tablero.

Microsoft To Do y Google Tasks

Si tu organización lo permite, puedes vincular Mis tareas con Microsoft To Do o Google Tasks, uno de los dos a la vez. En la parte superior de Tareas, elige Conectar en el servicio que uses y concede allí el permiso. En ese servicio aparecerá una lista con el nombre de la aplicación, que contendrá las tareas pendientes de las que eres responsable.

• Lo que se sincroniza: título, completada, fecha límite y descripción, y en Microsoft To Do también la prioridad. Puedes modificar estos datos en ambos lados.
• Lo que se queda en la app: tableros, columnas, etiquetas, comentarios y otros responsables. Google Tasks no tiene prioridad; por tanto, esa parte también se queda en la app.
• Marcar como completada en el servicio también completa la tarea aquí; la tarjeta se mueve en el tablero a la columna de completadas.
• Una tarea que añadas a la lista en el servicio aparece en tu tablero personal.
• Una tarea que elimines en el servicio sigue aquí y no vuelve a enviarse al servicio.
• Si solo puedes ver una tarea en un tablero, sí puedes marcarla como completada en el servicio; los demás cambios se revertirán.
• Google Tasks guarda una descripción de hasta unos 8.000 caracteres. Si la descripción es más larga, se enviará recortada a Google y no se modificará desde allí.

Un cambio en la aplicación aparece casi de inmediato en el servicio. Un cambio en el servicio llega en cuanto abres Tareas y, si no, en aproximadamente media hora.

Con Desconectar se detiene la vinculación y la lista desaparece del servicio. Tus tareas en la aplicación permanecen. Si cambias al otro servicio, ocurrirá lo mismo con la lista antigua.

También puedes activar y desactivar la vinculación en Preferencias → Integraciones. Un administrador permite la vinculación en Admin → Herramientas → MCP, en Microsoft To Do o Google Tasks en la lista de integraciones. Google Tasks solo funciona si la organización tiene configurada su propia aplicación de Google.

Tus datos

Con el botón de descarga en la parte superior de Tareas obtienes un resumen de tus propios tableros, tareas y comentarios. Si se elimina una cuenta, desaparecen los tableros personales de esa persona. Los tableros compartidos permanecen para los demás; el nombre de la persona que se fue desaparece de las tareas y los comentarios.

Tareas a través de la IA

En un chat o conversación de voz puedes pedirle a la IA tus tareas y hacer que modifique tareas. La IA trabaja con los mismos permisos que tú: solo ve los tableros que tú ves.

• Hacer preguntas: "¿Qué queda pendiente en Equipo marketing?", "¿Qué tareas están vencidas?", "¿Quién se encarga de la jornada para clientes?"
• Modificar bajo petición: "Pon 'Planificar jornada para clientes' en mi tablero", "Marca como hecha la oferta", "Pon la fecha límite del informe en 1 de diciembre", "Añade un comentario a la tarea sobre la ubicación."
• Acciones a partir de una conversación o informe: pide a la IA que las convierta en tareas. La IA las prepara como propuesta; solo se convertirán en tareas cuando las añadas.

Añadir propuestas

Las propuestas de la IA aparecen en la parte superior de Base de conocimientos → Personal → Tareas, debajo de Propuestas de la IA. En cada propuesta ves para qué tablero es y qué tareas contiene. Elige Añadir en una tarea individual, Añadir todo para toda la propuesta, o No añadir para descartarla. El panel Mis tareas en la pantalla de inicio muestra con un punto que hay propuestas listas.

Una tarea que pides explícitamente ("pon esto en mi tablero") la crea la IA directamente.

La IA no rellena un responsable ni una fecha límite que tú no hayas mencionado, y solo elimina una tarea si se lo pides explícitamente. En una tarea creada por la IA, la ventana de la tarea muestra una referencia al chat del que proviene.

Si para un asistente o conversación están desactivadas todas las herramientas, la IA tampoco podrá acceder a tus tareas.