Attività e bacheche

Con le Attività tieni traccia di ciò che devi ancora fare, da solo o insieme a un gruppo. Lavori su bacheche con colonne, come Da fare, In corso e Completato, e sposti un’attività trascinando la scheda in un’altra colonna. Le attività funzionano interamente nell’app; non serve alcun collegamento con un altro servizio.

Apri Knowledge Base → Personale → Attività.

Le mie attività

In alto trovi le tue bacheche, sotto Le mie attività: tutte le attività aperte di cui sei responsabile, provenienti da tutte le tue bacheche insieme. Sono le stesse attività presenti sulle bacheche, non copie. Sono raggruppate per scadenza: scadute, oggi, domani, la prossima settimana, più tardi e senza scadenza.

• Scegli Nuova attività per aggiungere rapidamente un’attività. Questa finirà sulla tua bacheca personale; alla tua prima attività, la bacheca verrà creata per te.
• Spunta un’attività per completarla. La scheda si sposta quindi sulla bacheca nella colonna Completato.
• Fai clic su un’attività per modificarla.
• Attiva Mostra attività completate per vedere anche le tue attività completate.

Un’attività

Un’attività ha un titolo e può inoltre avere una colonna, una scadenza, una priorità, etichette e una descrizione. Su una bacheca condivisa scegli anche uno o più responsabili. Chi non sceglie alcun responsabile lascia volutamente l’attività aperta; nessuno viene compilato automaticamente.

Checklist. Nella descrizione, inizia una riga con - [ ] per creare un punto da spuntare:

- [ ] prenotare la sala
- [ ] inviare l’invito

L’attività mostra poi i punti come elenco di spunte e sulla scheda vedi l’avanzamento, ad esempio 1/2.

Commenti. Sotto un’attività esistente puoi aggiungere commenti. Tutti coloro che vedono la bacheca li leggono.

Solo chi ha creato un’attività e gli amministratori della bacheca possono eliminarla.

Una bacheca

Fai clic su una bacheca per aprirla. Trascina una scheda in un’altra colonna o in un altro punto della stessa colonna. Una scheda trascinata in una colonna di completamento è completata; se la trascini indietro, torna aperta. Con Le mie attività, il filtro per etichette e il campo di ricerca limiti ciò che vedi.

Scegli Nuova bacheca per creare una bacheca, oppure Gestisci bacheca per modificare una bacheca esistente:

• Colonne: aggiungi colonne, rinominale e disponile nell’ordine desiderato. Seleziona Completato nella colonna in cui finiscono le attività completate. Non puoi eliminare una colonna in cui ci sono ancora schede; sposta prima le schede.
• Etichette: crea etichette con un colore personalizzato, ad esempio per progetto o argomento.
• Archiviazione: una bacheca archiviata resta leggibile, ma le attività scompaiono da Le mie attività.
• Eliminazione: elimina la bacheca con tutte le attività e i commenti. Questo può farlo solo il proprietario.

Condividere una bacheca

Una bacheca che non condividi con nessuno è personale: la vedi solo tu. Condividi una bacheca tramite Gestisci bacheca.

Puoi condividerla con:

• Colleghi: scegli per nome i dipendenti della tua stessa sede. Utile per un gruppo di lavoro o un piccolo team.
• Tutti i dipendenti di una sede o di un reparto: tutti coloro che lavorano lì vedono la bacheca, anche chi si unirà in seguito.
• Gruppi: i membri di un team di cui fai parte tu stesso.

I dipendenti che vedono la bacheca possono sempre aggiungere, modificare e commentare attività. L’accesso segue la situazione attuale: chi lascia la sede, il reparto o il gruppo non vede più la bacheca.

Il filtro Le mie attività è uno strumento di ricerca, non una protezione: tutti coloro che vedono la bacheca vedono tutte le attività al suo interno.

Gestione

Il proprietario gestisce la bacheca: colonne, etichette, condivisione, archiviazione ed eliminazione. Il proprietario può anche:

• nominare coamministratori: dipendenti che gestiscono insieme la bacheca;
• trasferire la bacheca a un altro dipendente; il precedente proprietario diventa quindi coamministratore.

Se il proprietario se ne va, la bacheca passa a un coamministratore. Se non ce n’è uno, un dipendente della bacheca vede il messaggio che il proprietario non è più attivo e può assumere la gestione.

Collaborare su una bacheca

• Live: se qualcun altro modifica qualcosa su una bacheca che hai aperta, la bacheca si aggiorna automaticamente.
• Modifica simultanea: se qualcuno ha modificato un’attività mentre tu l’avevi aperta, riceverai una notifica e riaprirai l’attività. In questo modo non sovrascrivi il lavoro altrui.
• Nuova per te: un’attività che un altro assegna a te viene contrassegnata con Nuova in Le mie attività. Nella schermata iniziale il pannello Le mie attività mostra il numero di attività aperte e scadute; un punto indica che c’è qualcosa di nuovo.
• Pulizia: con Rimuovi attività completate l’amministratore elimina dal board le attività completate. Restano conservate; con Mostra archivio le ritrovi. Un’attività riaperta torna sulla bacheca.

Microsoft To Do e Google Tasks

Se la tua organizzazione lo consente, puoi collegare I miei task a Microsoft To Do o Google Tasks, uno dei due alla volta. In alto, in Attività, scegli Collega presso il servizio che usi e concedi lì l’autorizzazione. In quel servizio compare un elenco con il nome dell’app, contenente i task aperti di cui sei responsabile.

• Cosa viene trasferito: titolo, completato, scadenza e descrizione, e in Microsoft To Do anche la priorità. Puoi modificarli da entrambe le parti.
• Cosa resta nell’app: schede, colonne, etichette, commenti e altri responsabili. Google Tasks non prevede la priorità; quindi anche quella resta nell’app.
• Contrassegnare come completato nel servizio completa anche qui il task; la scheda si sposta nella colonna di completamento della bacheca.
• Un task che aggiungi all’elenco nel servizio finisce nella tua bacheca personale.
• Un task che elimini dal servizio resta qui e non viene inviato di nuovo al servizio.
• Se puoi solo visualizzare un task su una bacheca, nel servizio puoi comunque contrassegnarlo come completato; le altre modifiche vengono annullate.
• Google Tasks conserva una descrizione fino a circa 8.000 caratteri. Una descrizione più lunga viene inviata a Google in forma abbreviata e da lì non viene modificata.

Una modifica nell’app compare quasi subito nel servizio. Una modifica nel servizio arriva non appena apri Attività, altrimenti entro circa mezz’ora.

Con Disconnetti interrompi il collegamento e l’elenco scompare dal servizio. I tuoi task nell’app restano. Se passi all’altro servizio, accade lo stesso con il vecchio elenco.

Puoi attivare e disattivare il collegamento anche in Preferenze → Integrazioni. Un amministratore autorizza il collegamento in Admin → Tools → MCP, sotto Microsoft To Do o Google Tasks nell’elenco delle integrazioni. Google Tasks funziona solo se l’organizzazione ha configurato una propria app Google.

I tuoi dati

Con il pulsante di download in alto in Attività scarichi una panoramica delle tue bacheche, attività e commenti. Se un account viene eliminato, le bacheche personali di quella persona scompaiono. Le bacheche condivise restano per gli altri; il nome della persona uscita scompare da attività e commenti.

Attività tramite l’AI

In una chat o in una conversazione vocale puoi chiedere all’AI delle tue attività e far modificare le attività. L’AI funziona con gli stessi permessi che hai tu: vede solo le bacheche che vedi anche tu.

• Fare domande: "Cosa è ancora aperto su Team marketing?", "Quali attività sono scadute?", "Chi si occupa della giornata clienti?"
• Modifiche su richiesta: "Metti 'Pianificare la giornata clienti' sulla mia bacheca", "Spunta l’offerta", "Imposta la scadenza del rapporto al 1° dicembre", "Aggiungi un commento all’attività sulla location."
• Azioni da una conversazione o da un resoconto: chiedi all’AI di trasformarle in attività. L’AI le prepara come proposta; diventano attività solo quando le aggiungi.

Aggiungere proposte

Le proposte dell’AI si trovano in alto in Knowledge Base → Personale → Attività, sotto Proposte dell’AI. Per ogni proposta vedi per quale bacheca è e quali attività contiene. Scegli Aggiungi per un’attività singola, Aggiungi tutto per l’intera proposta, oppure Non aggiungere per scartare la proposta. Il pannello Le mie attività nella schermata iniziale mostra con un punto che ci sono proposte pronte.

Un’attività che chiedi esplicitamente tu ("metti questo sulla mia bacheca") viene creata subito dall’AI.

L’AI non inserisce un responsabile o una scadenza che non hai menzionato, ed elimina un’attività solo se lo chiedi esplicitamente. In un’attività creata dall’AI, nella finestra dell’attività compare un riferimento alla chat da cui proviene.

Se per un assistente o una conversazione tutti gli strumenti sono disattivati, l’AI non può accedere nemmeno alle tue attività.