Tâches et tableaux

Avec Tâches, vous suivez ce qu’il vous reste à faire, seul ou avec un groupe. Vous travaillez sur des tableaux avec des colonnes, comme À faire, En cours et Terminé, et vous déplacez une tâche en faisant glisser la carte vers une autre colonne. Les tâches fonctionnent entièrement dans l’application ; aucune connexion à un autre service n’est nécessaire.

Ouvrez Base de connaissances → Personnel → Tâches.

Mes tâches

En haut se trouvent vos tableaux, et en dessous Mes tâches : toutes les tâches en attente dont vous êtes responsable, provenant de tous vos tableaux réunis. Ce sont les mêmes tâches que sur les tableaux, pas des copies. Elles sont regroupées par échéance : en retard, aujourd’hui, demain, cette semaine, plus tard et sans échéance.

• Choisissez Nouvelle tâche pour ajouter rapidement une tâche. Elle sera ajoutée à votre tableau personnel ; lors de votre première tâche, ce tableau sera créé pour vous.
• Cochez une tâche pour la terminer. La carte se déplace alors sur le tableau vers la colonne Terminé.
• Cliquez sur une tâche pour la modifier.
• Activez Afficher les tâches terminées pour voir aussi vos tâches terminées.

Une tâche

Une tâche possède un titre et peut également avoir une colonne, une échéance, une priorité, des étiquettes et une description. Sur un tableau partagé, vous choisissez aussi un ou plusieurs responsables. Si aucune personne responsable n’est choisie, la tâche reste volontairement ouverte ; personne n’est renseigné automatiquement.

Checklist. Commencez une ligne dans la description par - [ ] pour créer une case à cocher :

- [ ] réserver une salle
- [ ] envoyer l’invitation

La tâche affiche ensuite les points sous forme de liste à cocher et, sur la carte, vous voyez la progression, par exemple 1/2.

Réactions. Sous une tâche existante, vous pouvez laisser des réactions. Toute personne qui voit le tableau les verra aussi.

Seul l’auteur d’une tâche et les administrateurs du tableau peuvent supprimer une tâche.

Un tableau

Cliquez sur un tableau pour l’ouvrir. Faites glisser une carte vers une autre colonne ou vers un autre emplacement dans la même colonne. Une carte que vous faites glisser vers une colonne de clôture est terminée ; si vous la ramenez en arrière, elle redevient ouverte. Avec Mes tâches, le filtre d’étiquettes et le champ de recherche, vous limitez ce que vous voyez.

Choisissez Nouveau tableau pour créer un tableau, ou Gérer le tableau pour modifier un tableau existant :

• Colonnes : ajoutez des colonnes, renommez-les et placez-les dans l’ordre souhaité. Cochez Terminé pour la colonne dans laquelle arrivent les tâches terminées. Une colonne contenant encore des cartes ne peut pas être supprimée ; déplacez d’abord les cartes.
• Étiquettes : créez des étiquettes avec une couleur propre, par exemple par projet ou par sujet.
• Archiver : un tableau archivé reste lisible, mais les tâches disparaissent de Mes tâches.
• Supprimer : supprime le tableau avec toutes les tâches et tous les commentaires. Cela n’est possible que pour le propriétaire.

Partager un tableau

Un tableau que vous ne partagez avec personne est personnel : vous seul le voyez. Vous partagez un tableau via Gérer le tableau.

Vous pouvez le partager avec :

• Collègues : choisissez des collaborateurs de votre propre site par leur nom. Pratique pour un groupe de travail ou une petite équipe.
• Tous les collaborateurs d’un site ou d’un service : toute personne qui y travaille voit le tableau, y compris ceux qui l’intègrent plus tard.
• Groupes : les membres d’une équipe dont vous êtes vous-même membre.

Les collaborateurs qui voient le tableau peuvent toujours ajouter, modifier et commenter des tâches. L’accès suit la situation actuelle : quiconque quitte le site, le service ou le groupe ne voit plus le tableau.

Le filtre Mes tâches est un outil de recherche, pas une restriction : toute personne qui voit le tableau voit toutes les tâches qu’il contient.

Gestion

Le propriétaire gère le tableau : colonnes, étiquettes, partage, archivage et suppression. Le propriétaire peut aussi :

• désigner des coadministrateurs : des collaborateurs qui gèrent aussi le tableau ;
• transférer le tableau à un autre collaborateur ; l’ancien propriétaire devient alors coadministrateur.

Si le propriétaire quitte l’organisation, le tableau est transféré à un coadministrateur. S’il n’y en a pas, un collaborateur du tableau voit le message indiquant que le propriétaire n’est plus actif et peut reprendre la gestion.

Collaborer sur un tableau

• En direct : si quelqu’un modifie quelque chose sur un tableau que vous avez ouvert, le tableau se met à jour automatiquement.
• Modification simultanée : si quelqu’un a modifié une tâche pendant que vous l’aviez ouverte, vous recevez une notification et rouvrez la tâche. Ainsi, vous n’écrasez pas le travail de l’autre.
• Nouveau pour vous : une tâche qu’un autre vous attribue est marquée Nouveau dans Mes tâches. Sur l’écran d’accueil, le panneau Mes tâches affiche le nombre de tâches ouvertes et en retard ; un point indique qu’il y a du nouveau.
• Nettoyage : avec Nettoyer les tâches terminées, l’administrateur retire du tableau les tâches terminées. Elles restent conservées ; avec Afficher l’archive, vous les retrouvez. Une tâche rouverte revient sur le tableau.

Microsoft To Do et Google Tasks

Si votre organisation l’autorise, vous pouvez connecter Mes tâches à Microsoft To Do ou Google Tasks, une seule des deux à la fois. En haut, choisissez Connecter dans Tâches pour le service que vous utilisez et donnez votre autorisation. Dans ce service, une liste apparaît avec le nom de l’application, contenant les tâches ouvertes dont vous êtes responsable.

• Ce qui est synchronisé : titre, terminé, échéance et description, et dans Microsoft To Do aussi la priorité. Vous pouvez les modifier des deux côtés.
• Ce qui reste dans l’application : tableaux, colonnes, étiquettes, commentaires et autres responsables. Google Tasks n’a pas de priorité ; elle reste donc dans l’application.
• Cocher dans le service termine aussi la tâche ici ; la carte est déplacée sur le tableau vers la colonne de clôture.
• Une tâche que vous ajoutez à la liste dans le service apparaît sur votre tableau personnel.
• Une tâche que vous supprimez dans le service reste ici et n’est pas renvoyée vers le service.
• Si vous pouvez seulement consulter une tâche sur un tableau, vous pouvez tout de même la cocher dans le service ; les autres modifications sont annulées.
• Google Tasks enregistre une description jusqu’à environ 8 000 caractères. Une description plus longue est envoyée tronquée à Google et n’est plus modifiée à partir de là.

Une modification dans l’application apparaît presque immédiatement dans le service. Une modification dans le service arrive dès que vous ouvrez Tâches, sinon au bout d’environ une demi-heure.

Avec Déconnecter, la liaison s’arrête et la liste disparaît du service. Vos tâches dans l’application restent en place. Si vous passez à l’autre service, la même chose se produit avec l’ancienne liste.

Vous pouvez aussi activer et désactiver la liaison sous Préférences → Intégrations. Un administrateur autorise la liaison sous Admin → Tools → MCP, dans Microsoft To Do ou Google Tasks dans la liste des intégrations. Google Tasks ne fonctionne que si l’organisation a configuré sa propre application Google.

Vos données

Avec le bouton de téléchargement en haut de Tâches, vous récupérez un aperçu de vos propres tableaux, tâches et commentaires. Si un compte est supprimé, les tableaux personnels de cette personne disparaissent. Les tableaux partagés restent pour les autres ; le nom de la personne partie disparaît des tâches et des commentaires.

Tâches via l’IA

Dans une discussion ou un échange vocal, vous pouvez demander à l’IA vos tâches et lui faire modifier des tâches. L’IA dispose des mêmes droits que vous : elle ne voit que les tableaux que vous voyez.

• Poser des questions : « Qu’est-ce qui est encore ouvert sur Team marketing ? », « Quelles tâches sont en retard ? », « Qui s’occupe de la journée client ? »
• Modifier sur demande : « Mets “Planifier la journée client” sur mon tableau », « Coche le devis », « Mets l’échéance du rapport au 1er décembre », « Ajoute un commentaire à la tâche sur le lieu. »
• Points d’action d’une discussion ou d’un compte rendu : demandez à l’IA d’en faire des tâches. L’IA les prépare comme proposition ; elles ne deviennent des tâches que lorsque vous les ajoutez.

Ajouter des propositions

Les propositions de l’IA apparaissent en haut de Base de connaissances → Personnel → Tâches, sous Propositions de l’IA. Pour chaque proposition, vous voyez pour quel tableau elle est et quelles tâches elle contient. Choisissez Ajouter pour une tâche individuelle, Tout ajouter pour l’ensemble de la proposition, ou Ne pas ajouter pour la rejeter. Le panneau Mes tâches sur l’écran d’accueil montre avec un point que des propositions sont prêtes.

Une tâche que vous demandez explicitement (« mets cela sur mon tableau ») est créée directement par l’IA.

L’IA ne renseigne pas de responsable ni d’échéance que vous n’avez pas mentionnés, et ne supprime une tâche que si vous le demandez explicitement. Pour une tâche créée par l’IA, la fenêtre de tâche affiche une référence à la discussion d’où elle provient.

Si, pour un assistant ou une discussion, tous les outils sont désactivés, l’IA ne peut pas non plus accéder à vos tâches.