Задачи и доски

С помощью задач вы отслеживаете, что вам ещё нужно сделать — в одиночку или вместе с группой. Вы работаете на досках с колонками, например К выполнению, В работе и Завершено, и перемещаете задачу, перетаскивая карточку в другую колонку. Задачи полностью работают внутри приложения; для них не нужна связь с другим сервисом.

Откройте База знаний → Личное → Задачи.

Мои задачи

Вверху находятся ваши доски, ниже — Мои задачи: все открытые задачи, за которые отвечаете вы, со всех ваших досок вместе. Это те же задачи, что и на досках, а не копии. Они сгруппированы по сроку: просроченные, сегодня, завтра, на следующей неделе, позже и без срока.

• Выберите Новая задача, чтобы быстро добавить задачу. Она попадёт на вашу личную доску; при первой задаче эта доска будет создана для вас.
• Отметьте задачу как выполненную, чтобы завершить её. После этого карточка на доске переместится в колонку Завершено.
• Щёлкните задачу, чтобы отредактировать её.
• Включите Показывать завершённые задачи, чтобы видеть и завершённые задачи.

Задача

У задачи есть заголовок, а также может быть колонка, срок, приоритет, метки и описание. На общей доске вы также выбираете одного или нескольких ответственных. Если ответственного не выбрать, задача остаётся намеренно открытой; никто не будет подставлен автоматически.

Чек-лист. Начните строку в описании с - [ ], чтобы создать пункт для отметки:

- [ ] забронировать помещение
- [ ] отправить приглашение

После этого задача показывает пункты как чек-лист, а на карточке видно прогресс, например 1/2.

Комментарии. Под существующей задачей можно оставлять комментарии. Их видят все, кто имеет доступ к доске.

Удалить задачу могут только её создатель и администраторы доски.

Доска

Щёлкните доску, чтобы открыть её. Перетащите карточку в другую колонку или в другое место в той же колонке. Карточка, которую вы перетаскиваете в колонку завершения, считается завершённой; если вернуть её обратно, она снова станет открытой. Фильтр Мои задачи, фильтр по меткам и поле поиска позволяют ограничить отображаемое.

Выберите Новая доска, чтобы создать доску, или Управлять доской, чтобы изменить существующую:

• Колонки: добавляйте колонки, переименовывайте их и располагайте в нужном порядке. Отметьте Завершено у колонки, в которую попадают завершённые задачи. Колонку, в которой ещё есть карточки, удалить нельзя; сначала переместите карточки.
• Метки: создавайте метки с собственным цветом, например по проекту или теме.
• Архивировать: архивированная доска остаётся доступной для чтения, но задачи исчезают из Моих задач.
• Удалить: удаляет доску со всеми задачами и комментариями. Это может сделать только владелец.

Общий доступ к доске

Доска, которой вы ни с кем не делитесь, является личной: её видите только вы. Поделиться доской можно через Управлять доской.

Вы можете поделиться с:

• Коллегами: выберите сотрудников своего филиала по имени. Удобно для рабочей группы или небольшой команды.
• Всеми сотрудниками филиала или отдела: все, кто там работает, видят доску, включая тех, кто присоединится позже.
• Группами: участниками команды, членом которой являетесь и вы.

Сотрудники, которые видят доску, всегда могут добавлять и изменять задачи, а также отвечать в комментариях. Доступ зависит от текущего состава: кто покидает филиал, отдел или группу, больше не видит доску.

Фильтр Мои задачи — это инструмент поиска, а не ограничение доступа: любой, кто видит доску, видит на ней все задачи.

Управление

Владелец управляет доской: колонками, метками, доступом, архивированием и удалением. Владелец также может:

• назначать соправителей: сотрудников, которые вместе с ним управляют доской;
• передавать доску другому сотруднику; предыдущий владелец при этом становится соправителем.

Если владелец уходит, доска переходит к соправителю. Если его нет, сотрудник, имеющий доступ к доске, увидит сообщение о том, что владелец больше не активен, и сможет взять управление на себя.

Совместная работа на доске

• В реальном времени: если кто-то другой изменит что-то на открытой у вас доске, она автоматически обновится.
• Одновременное редактирование: если кто-то изменил задачу, пока она была открыта у вас, вы получите уведомление и снова откроете задачу. Так вы не перезапишете работу друг друга.
• Новое для вас: задача, которую другой человек назначает вам, получает в Моих задачах пометку Новое. На стартовом экране в панели Мои задачи показывается количество открытых и просроченных задач; точка указывает, что есть что-то новое.
• Очистка: с помощью Удалить завершённые задачи администратор убирает завершённые задачи с доски. Они сохраняются; через Показать архив их можно снова увидеть. Повторно открытая задача возвращается на доску.

Microsoft To Do и Google Tasks

Если это разрешено вашей организацией, вы можете подключить «Мои задачи» к Microsoft To Do или Google Tasks, только к одной из них одновременно. Вверху в разделе Taken выберите Koppelen для той службы, которой вы пользуетесь, и дайте разрешение. В этой службе появится список с названием приложения, содержащий открытые задачи, за которые отвечаете вы.

• Что передается: название, выполнено, срок и описание, а в Microsoft To Do также приоритет. Это можно изменять с обеих сторон.
• Что остается в приложении: доски, столбцы, метки, комментарии и другие ответственные. В Google Tasks нет приоритета; он тоже остается в приложении.
• Отметка в службе также завершает задачу здесь; карточка перемещается на доске в столбец завершения.
• Если вы добавите задачу в список в службе, она появится на вашей личной доске.
• Если вы удалите задачу в службе, она останется здесь и не будет снова отправлена в службу.
• Если для задачи на доске у вас только просмотр, вы все равно можете отметить ее как выполненную в службе; другие изменения будут отменены.
• Google Tasks хранит описание примерно до 8 000 символов. Более длинное описание будет сокращено при отправке в Google и не будет изменяться там.

Изменение в приложении почти сразу появляется в службе. Изменение в службе приходит, как только вы открываете Taken, а иначе — примерно в течение получаса.

С помощью Ontkoppelen связь прекращается, и список исчезает из службы. Ваши задачи в приложении остаются. Если вы перейдете на другую службу, то то же самое произойдет со старым списком.

Вы также включаете и выключаете связь в Voorkeuren → Integraties. Администратор разрешает связь в Admin → Tools → MCP, в разделе Microsoft To Do или Google Tasks в списке интеграций. Google Tasks работает только если в организации настроено собственное приложение Google.

Ваши данные

С помощью кнопки загрузки вверху раздела «Задачи» можно скачать обзор ваших собственных досок, задач и комментариев. Если учётная запись удаляется, личные доски этого человека исчезают. Общие доски остаются у остальных; имя ушедшего человека исчезает из задач и комментариев.

Задачи через AI

В чате или разговоре голосом вы можете спрашивать AI о своих задачах и вносить в них изменения. AI работает с теми же правами, что и вы: она видит только те доски, которые видите вы.

• Задавать вопросы: "Что ещё осталось открытым в Team marketing?", "Какие задачи просрочены?", "Кто занимается днём клиента?"
• Изменять по запросу: "Поставь 'Планирование дня клиента' на мою доску", "Отметь предложение как выполненное", "Поставь срок отчёта на 1 декабря", "Добавь комментарий к задаче о месте проведения."
• Пункты действий из разговора или отчёта: попросите AI превратить их в задачи. AI подготовит их как предложение; они станут задачами только после того, как вы их добавите.

Добавление предложений

Предложения от AI находятся вверху База знаний → Личное → Задачи, в разделе Предложения от AI. Для каждого предложения вы видите, к какой доске оно относится и какие задачи в него входят. Выберите Добавить у отдельной задачи, Добавить всё для всего предложения или Не добавлять, чтобы отклонить предложение. Панель «Мои задачи» на стартовом экране показывает точкой, что предложения готовы.

Если вы прямо попросите о задаче ("помести это на мою доску"), AI создаст её сразу.

AI не подставляет ответственного или срок, если вы их не указали, и удаляет задачу только если вы прямо об этом попросите. У задачи, созданной AI, в окне задачи есть ссылка на чат, из которого она появилась.

Если для помощника или разговора отключены все инструменты, AI тоже не сможет работать с вашими задачами.