Oppgaver og tavler

Med Oppgaver holder du oversikt over hva du fortsatt må gjøre, alene eller sammen med en gruppe. Du jobber på tavler med kolonner, som Å gjøre, Pågår og Fullført, og flytter en oppgave ved å dra kortet til en annen kolonne. Oppgaver fungerer helt i appen; du trenger ingen kobling til en annen tjeneste.

Åpne Kunnskapsbank → Personlig → Oppgaver.

Mine oppgaver

Øverst ser du tavlene dine, og under dem Mine oppgaver: alle åpne oppgaver du er ansvarlig for, samlet fra alle tavlene dine. Det er de samme oppgavene som på tavlene, ikke kopier. De er gruppert etter frist: forfalt, i dag, i morgen, neste uke, senere og uten frist.

• Velg Ny oppgave for å legge til en oppgave raskt. Den havner på den personlige tavlen din; ved din første oppgave blir den tavlen opprettet for deg.
• Kryss av en oppgave for å fullføre den. Da flyttes kortet på tavlen til kolonnen Fullført.
• Klikk på en oppgave for å redigere den.
• Slå på Vis fullførte oppgaver for også å se de fullførte oppgavene dine.

En oppgave

En oppgave har en tittel og kan i tillegg ha en kolonne, frist, prioritet, etiketter og en beskrivelse. På en delt tavle velger du også én eller flere ansvarlige. Hvis ingen ansvarlig velges, lar du oppgaven stå åpen med vilje; ingen blir fylt inn automatisk.

Sjekkliste. Begynn en linje i beskrivelsen med - [ ] for å lage et avkrysningspunkt:

- [ ] reservere lokale
- [ ] sende invitasjon

Da vises punktene som en avkrysningsliste, og på kortet ser du fremdriften, for eksempel 1/2.

Kommentarer. Under en eksisterende oppgave kan du legge inn kommentarer. Alle som kan se tavlen, kan lese dem.

Bare skaperen av en oppgave og tavleadministratorene kan slette en oppgave.

En tavle

Klikk på en tavle for å åpne den. Dra et kort til en annen kolonne eller til en annen plass i samme kolonne. Et kort du drar til en fullførtkolonne, blir fullført; drar du det tilbake, er det åpent igjen. Med Mine oppgaver, etikettfilteret og søkefeltet begrenser du det du ser.

Velg Ny tavle for å opprette en tavle, eller Administrer tavle for å endre en eksisterende tavle:

• Kolonner: legg til kolonner, gi dem nye navn og sett dem i ønsket rekkefølge. Kryss av Fullført for kolonnen der fullførte oppgaver skal havne. En kolonne som fortsatt har kort i seg, kan ikke slettes; flytt kortene først.
• Etiketter: lag etiketter med egen farge, for eksempel per prosjekt eller tema.
• Arkivere: en arkivert tavle forblir lesbar, men oppgavene forsvinner fra Mine oppgaver.
• Slette: sletter tavlen med alle oppgaver og kommentarer. Dette kan bare eieren gjøre.

Å dele en tavle

En tavle du ikke deler med noen, er personlig: bare du ser den. Du deler en tavle via Administrer tavle.

Du kan dele med:

• Kollegaer: velg ansatte fra din egen avdeling ved navn. Praktisk for en arbeidsgruppe eller et lite team.
• Alle ansatte i en avdeling eller et område: alle som jobber der ser tavlen, også de som kommer til senere.
• Grupper: medlemmene i et team du selv er medlem av.

Ansatte som ser tavlen, kan alltid legge til, endre og kommentere oppgaver. Tilgangen følger den aktuelle situasjonen: hvis noen forlater avdelingen, området eller gruppen, ser de ikke lenger tavlen.

Filteret Mine oppgaver er et hjelpemiddel for å søke, ikke en sperre: alle som ser tavlen, ser alle oppgavene på den.

Administrasjon

Eieren administrerer tavlen: kolonner, etiketter, deling, arkivering og sletting. Eieren kan også:

• utpeke medadministratorer: ansatte som medhåndterer tavlen;
• overføre tavlen til en annen ansatt; den tidligere eieren blir da medadministrator.

Hvis eieren slutter, går tavlen til en medadministrator. Hvis det ikke finnes en, ser en ansatt på tavlen en melding om at eieren ikke lenger er aktiv, og kan overta administrasjonen.

Samarbeid på en tavle

• Live: hvis noen andre endrer noe på en tavle du har åpen, oppdateres tavlen automatisk.
• Redigere samtidig: hvis noen har endret en oppgave mens du hadde den åpen, får du beskjed om det og åpner oppgaven på nytt. Slik overskriver dere ikke hverandres arbeid.
• Ny for deg: en oppgave som en annen tildeler deg, får merket Ny i Mine oppgaver. På startskjermen vises panelet Mine oppgaver med antall åpne og forfalte oppgaver; en prikk viser at det er noe nytt.
• Rydde opp: med Rydd bort fullførte oppgaver fjerner administratoren fullførte oppgaver fra tavlen. De blir fortsatt lagret; med Vis arkiv ser du dem igjen. En gjenåpnet oppgave kommer tilbake på tavlen.

Microsoft To Do og Google Tasks

Hvis organisasjonen din tillater det, kan du koble Mine oppgaver til Microsoft To Do eller Google Tasks, én av de to om gangen. Velg øverst i Oppgaver Koble til for tjenesten du bruker, og gi tillatelse der. I den tjenesten vises en liste med navnet på appen, med de åpne oppgavene du er ansvarlig for.

• Hva som overføres: tittel, fullført, frist og beskrivelse, og i Microsoft To Do også prioritet. Du kan endre dette på begge sider.
• Hva som blir igjen i appen: tavler, kolonner, etiketter, reaksjoner og andre ansvarlige. Google Tasks har ikke prioritet; det blir derfor også værende i appen.
• Å krysse av i tjenesten fullfører også oppgaven her; kortet flyttes på tavlen til fullføringskolonnen.
• En oppgave du legger til i listen i tjenesten, kommer på din personlige tavle.
• En oppgave du sletter i tjenesten, blir stående her og går ikke tilbake til tjenesten.
• Hvis du bare har lesetilgang til en oppgave på en tavle, kan du fortsatt krysse den av i tjenesten; andre endringer blir tilbakestilt.
• Google Tasks lagrer en beskrivelse på opptil rundt 8 000 tegn. En lengre beskrivelse sendes forkortet til Google og endres ikke derfra.

En endring i appen vises nesten med en gang i tjenesten. En endring i tjenesten kommer inn så snart du åpner Oppgaver, og ellers innen omtrent en halv time.

Med Koble fra stopper koblingen, og listen forsvinner fra tjenesten. Oppgavene dine i appen blir stående. Hvis du bytter til den andre tjenesten, skjer det samme med den gamle listen.

Du slår også koblingen av og på under Innstillinger → Integrasjoner. En administrator tillater koblingen under Admin → Verktøy → MCP, ved Microsoft To Do eller Google Tasks i listen over integrasjoner. Google Tasks fungerer bare hvis organisasjonen har satt opp en egen Google-app.

Dine data

Med nedlastingsknappen øverst i Oppgaver henter du en oversikt over dine egne tavler, oppgaver og kommentarer. Hvis en konto slettes, forsvinner personens personlige tavler. Delte tavler blir værende for de andre; navnet til personen som har sluttet, forsvinner fra oppgaver og kommentarer.

Oppgaver via AI

I en chat eller talesamtale kan du spørre AI om oppgavene dine og få oppgaver endret. AI bruker de samme rettighetene som deg: den ser bare tavlene du ser.

• Stille spørsmål: "Hva gjenstår på Team markedsføring?", "Hvilke oppgaver er forfalt?", "Hvem ordner kundedagen?"
• Endre på forespørsel: "Legg 'Planlegge kundedag' på tavlen min", "Kryss av tilbudet", "Sett fristen for rapporten til 1. desember", "Legg en kommentar på oppgaven om lokalet."
• Tiltakspunkter fra en samtale eller rapport: be AI om å gjøre dem om til oppgaver. AI gjør dem klare som forslag; de blir bare oppgaver når du legger dem til.

Legge til forslag

Forslag fra AI ligger øverst i Kunnskapsbank → Personlig → Oppgaver, under Forslag fra AI. For hvert forslag ser du hvilken tavle det gjelder og hvilke oppgaver det inneholder. Velg Legg til for en enkelt oppgave, Legg til alle for hele forslaget, eller Ikke legg til for å forkaste forslaget. Panelet Mine oppgaver på startskjermen viser med en prikk at det ligger forslag klare.

En oppgave du uttrykkelig ber om selv ("legg dette på tavlen min"), oppretter AI med en gang.

AI fyller ikke inn en ansvarlig eller frist du ikke har nevnt, og sletter bare en oppgave hvis du uttrykkelig ber om det. For en oppgave AI har opprettet, står det i oppgavevinduet en henvisning til chatten den kommer fra.

Hvis alle verktøy er slått av for en assistent eller en samtale, kan AI heller ikke få tilgang til oppgavene dine.