Zadania i tablice

Dzięki Zadaniom śledzisz, co jeszcze musisz zrobić, samodzielnie lub wspólnie z grupą. Pracujesz na tablicach z kolumnami, takimi jak Do zrobienia, W trakcie i Ukończone, a zadanie przenosisz, przeciągając kartę do innej kolumny. Zadania działają całkowicie w aplikacji; nie potrzebujesz do nich połączenia z inną usługą.

Otwórz Baza wiedzy → Osobiste → Zadania.

Moje zadania

Na górze znajdują się Twoje tablice, a poniżej Moje zadania: wszystkie otwarte zadania, za które odpowiadasz, ze wszystkich Twoich tablic razem. To te same zadania co na tablicach, bez kopii. Są pogrupowane według terminu: zaległe, dziś, jutro, w przyszłym tygodniu, później i bez terminu.

• Wybierz Nowe zadanie, aby szybko dodać zadanie. Trafi ono na Twoją osobistą tablicę; przy pierwszym zadaniu ta tablica zostanie dla Ciebie utworzona.
• Zaznacz zadanie jako wykonane, aby je zamknąć. Karta przeniesie się wtedy na tablicy do kolumny Ukończone.
• Kliknij zadanie, aby je edytować.
• Włącz Pokaż ukończone zadania, aby widzieć także ukończone zadania.

Zadanie

Zadanie ma tytuł i może też mieć kolumnę, termin, priorytet, etykiety oraz opis. Na współdzielonej tablicy wybierasz również jedną lub więcej osób odpowiedzialnych. Jeśli nie wybierzesz osoby odpowiedzialnej, zadanie pozostaje celowo otwarte; nikt nie zostanie przypisany automatycznie.

Lista kontrolna. Rozpocznij w opisie nowy wiersz od - [ ], aby utworzyć pole do zaznaczenia:

- [ ] rezerwacja sali
- [ ] wysłanie zaproszenia

Następnie zadanie pokazuje punkty jako listę kontrolną, a na karcie widzisz postęp, na przykład 1/2.

Komentarze. Pod istniejącym zadaniem możesz dodawać komentarze. Każdy, kto widzi tablicę, może je przeczytać.

Tylko twórca zadania i administratorzy tablicy mogą usunąć zadanie.

Tablica

Kliknij tablicę, aby ją otworzyć. Przeciągnij kartę do innej kolumny lub w inne miejsce w tej samej kolumnie. Karta przeciągnięta do kolumny ukończenia jest uznawana za ukończoną; jeśli przeciągniesz ją z powrotem, znów będzie otwarta. Za pomocą Moje zadania, filtra etykiet i pola wyszukiwania ograniczasz widok.

Wybierz Nowa tablica, aby utworzyć tablicę, albo Zarządzaj tablicą, aby dostosować istniejącą:

• Kolumny: dodawaj kolumny, zmieniaj ich nazwy i ustawiaj je w wybranej kolejności. Zaznacz Ukończone przy kolumnie, do której trafiają ukończone zadania. Kolumny, w których nadal są karty, nie można usunąć; najpierw przenieś karty.
• Etykiety: twórz etykiety z własnym kolorem, na przykład według projektu lub tematu.
• Archiwizacja: zarchiwizowana tablica pozostaje czytelna, ale zadania znikają z Moich zadań.
• Usuwanie: usuwa tablicę wraz ze wszystkimi zadaniami i komentarzami. Może to zrobić tylko właściciel.

Udostępnianie tablicy

Tablica, której nie udostępniasz nikomu, jest osobista: widzisz ją tylko Ty. Udostępniasz tablicę przez Zarządzaj tablicą.

Możesz udostępniać z:

• Współpracownikami: wybierz pracowników ze swojego oddziału po nazwie. Przydatne dla grupy roboczej lub małego zespołu.
• Wszystkimi pracownikami oddziału lub działu: każdy, kto tam pracuje, widzi tablicę, także osoby dołączające później.
• Grupami: członkowie zespołu, którego sam jesteś członkiem.

Pracownicy, którzy widzą tablicę, zawsze mogą dodawać zadania, zmieniać je i komentować. Dostęp opiera się na bieżącej sytuacji: kto opuszcza oddział, dział lub grupę, nie widzi już tablicy.

Filtr Moje zadania służy do wyszukiwania, a nie do ograniczania dostępu: każdy, kto widzi tablicę, widzi na niej wszystkie zadania.

Zarządzanie

Właściciel zarządza tablicą: kolumnami, etykietami, udostępnianiem, archiwizacją i usuwaniem. Właściciel może także:

• wyznaczyć współadministratorów: pracowników, którzy wspólnie zarządzają tablicą;
• przenieść tablicę na innego pracownika; poprzedni właściciel staje się wtedy współadministratorem.

Jeśli właściciel odejdzie, tablica trafia do współadministratora. Jeśli go nie ma, pracownik tablicy zobaczy komunikat, że właściciel nie jest już aktywny, i będzie mógł przejąć zarządzanie.

Współpraca na tablicy

• Na żywo: jeśli ktoś inny zmieni coś na otwartej przez Ciebie tablicy, tablica odświeży się automatycznie.
• Jednoczesna edycja: jeśli ktoś zmienił zadanie, gdy Ty miałeś je otwarte, dostaniesz o tym powiadomienie i otworzysz zadanie ponownie. Dzięki temu nie nadpiszecie swojej pracy.
• Nowe dla Ciebie: zadanie przypisane Ci przez inną osobę otrzymuje w Moich zadaniach oznaczenie Nowe. Na ekranie startowym panel Moje zadania pokazuje liczbę otwartych i zaległych zadań; kropka oznacza, że pojawiło się coś nowego.
• Porządkowanie: za pomocą Usuń ukończone zadania administrator usuwa ukończone zadania z tablicy. Pozostają one zachowane; po włączeniu Pokaż archiwum zobaczysz je ponownie. Ponownie otwarte zadanie wraca na tablicę.

Microsoft To Do i Google Tasks

Jeśli organizacja na to pozwala, możesz połączyć Moje zadania z Microsoft To Do lub Google Tasks, tylko z jedną z nich naraz. U góry wybierz Połącz w sekcji Zadania przy usłudze, z której korzystasz, i udziel tam zgody. W tej usłudze pojawi się lista o nazwie aplikacji, zawierająca otwarte zadania, za które jesteś odpowiedzialny.

• Co jest synchronizowane: tytuł, ukończone, termin i opis, a w Microsoft To Do także priorytet. Możesz to zmieniać po obu stronach.
• Co zostaje w aplikacji: tablice, kolumny, etykiety, komentarze i inni odpowiedzialni. Google Tasks nie ma priorytetu; ten pozostaje więc w aplikacji.
• Zaznaczenie ukończenia w usłudze kończy też zadanie tutaj; karta przenosi się na tablicy do kolumny ukończonych.
• Zadanie, które dodasz w usłudze do listy, trafia na twoją osobistą tablicę.
• Zadanie, które usuniesz w usłudze, pozostaje tutaj i nie trafia ponownie do usługi.
• Jeśli możesz tylko wyświetlać zadanie na tablicy, możesz je w usłudze oznaczyć jako ukończone; inne zmiany zostaną cofnięte.
• Google Tasks przechowuje opis do około 8000 znaków. Dłuższy opis jest wysyłany do Google w skróconej formie i nie jest stamtąd później zmieniany.

Zmiana w aplikacji pojawia się w usłudze prawie od razu. Zmiana w usłudze trafia tutaj, gdy otworzysz Zadania, a w przeciwnym razie w ciągu około pół godziny.

Przez Rozłącz zatrzymujesz połączenie, a lista znika z usługi. Twoje zadania w aplikacji pozostają. Jeśli przełączysz się na drugą usługę, to samo dzieje się ze starą listą.

Połączenie włączysz i wyłączysz także w Preferences → Integrations. Administrator zezwala na połączenie w Admin → Tools → MCP, przy Microsoft To Do lub Google Tasks na liście integracji. Google Tasks działa tylko wtedy, gdy organizacja ma skonfigurowaną własną aplikację Google.

Twoje dane

Za pomocą przycisku pobierania u góry Zadania możesz pobrać zestawienie swoich tablic, zadań i komentarzy. Gdy konto zostanie usunięte, osobiste tablice tej osoby znikają. Współdzielone tablice pozostają dla pozostałych; nazwa osoby, która odeszła, znika z zadań i komentarzy.

Zadania przez AI

W czacie lub rozmowie głosowej możesz pytać AI o swoje zadania i prosić o ich zmianę. AI działa z tymi samymi uprawnieniami co Ty: widzi tylko te tablice, które widzisz Ty.

• Pytania: "Co jeszcze jest otwarte w Zespół marketingu?", "Które zadania są zaległe?", "Kto zajmuje się dniem klienta?"
• Zmiany na żądanie: "Dodaj 'Zaplanować dzień klienta' do mojej tablicy", "Oznacz ofertę jako wykonaną", "Ustaw termin raportu na 1 grudnia", "Dodaj komentarz do zadania o lokalizacji."
• Punkty do działania z rozmowy lub raportu: poproś AI, aby utworzyła z nich zadania. AI przygotuje je jako propozycję; staną się zadaniami dopiero po Twoim dodaniu.

Dodawanie propozycji

Propozycje od AI znajdują się na górze Baza wiedzy → Osobiste → Zadania, w sekcji Propozycje od AI. Przy każdej propozycji widać, której tablicy dotyczy i jakie zadania zawiera. Wybierz Dodaj przy pojedynczym zadaniu, Dodaj wszystko dla całej propozycji albo Nie dodawaj, aby odrzucić propozycję. Panel Moje zadania na ekranie startowym pokazuje kropką, że są gotowe propozycje.

Zadanie, o które wyraźnie prosisz ("dodaj to do mojej tablicy"), AI tworzy od razu.

AI nie uzupełnia osoby odpowiedzialnej ani terminu, jeśli ich nie podałeś, i usuwa zadanie tylko wtedy, gdy wyraźnie o to poprosisz. Przy zadaniu utworzonym przez AI w oknie zadania znajduje się odwołanie do czatu, z którego pochodzi.

Jeśli dla asystenta lub rozmowy wyłączono wszystkie narzędzia, AI nie ma też dostępu do Twoich zadań.