Opgaver og tavler

Med Opgaver holder du styr på, hvad du stadig mangler at gøre, alene eller sammen med en gruppe. Du arbejder på tavler med kolonner som To do, I gang og Afsluttet, og flytter en opgave ved at trække kortet til en anden kolonne. Opgaver fungerer fuldt ud i appen; du behøver ingen forbindelse til en anden tjeneste.

Åbn Vidensbase → Personligt → Opgaver.

Mine opgaver

Øverst står dine tavler, nedenunder Mine opgaver: alle åbne opgaver, som du er ansvarlig for, fra alle dine tavler samlet. Det er de samme opgaver som på tavlerne, ikke kopier. De er grupperet efter deadline: forfaldne, i dag, i morgen, næste uge, senere og uden deadline.

• Vælg Ny opgave for hurtigt at tilføje en opgave. Den kommer på din personlige tavle; ved din første opgave oprettes den tavle til dig.
• Sæt flueben ved en opgave for at afslutte den. Kortet flyttes derefter på tavlen til kolonnen Afsluttet.
• Klik på en opgave for at redigere den.
• Slå Vis afsluttede opgaver til for også at se dine afsluttede opgaver.

En opgave

En opgave har en titel og kan desuden have en kolonne, deadline, prioritet, labels og en beskrivelse. På en delt tavle vælger du også en eller flere ansvarlige. Hvis man ikke vælger en ansvarlig, lades opgaven bevidst åben; der udfyldes ikke nogen automatisk.

Tjekliste. Start en linje i beskrivelsen med - [ ] for at lave et afkrydsningspunkt:

- [ ] reservere lokale
- [ ] sende invitation

Opgaven viser derefter punkterne som en tjekliste, og på kortet kan du se fremdriften, for eksempel 1/2.

Kommentarer. Under en eksisterende opgave kan du skrive kommentarer. Alle, der kan se tavlen, kan læse dem.

Kun skaberen af en opgave og tavlens administratorer kan slette en opgave.

En tavle

Klik på en tavle for at åbne den. Træk et kort til en anden kolonne eller til et andet sted i samme kolonne. Et kort, du trækker til en afslutningskolonne, er afsluttet; trækker du det tilbage, er det åbent igen. Med Mine opgaver, labelfilteret og søgefeltet begrænser du det, du ser.

Vælg Ny tavle for at oprette en tavle, eller Administrer tavle for at tilpasse en eksisterende tavle:

• Kolonner: tilføj kolonner, omdøb dem og sæt dem i den ønskede rækkefølge. Sæt flueben ved Afsluttet på den kolonne, hvor afsluttede opgaver skal ende. En kolonne, der stadig indeholder kort, kan ikke slettes; flyt kortene først.
• Labels: opret labels med en egen farve, for eksempel per projekt eller emne.
• Arkivering: en arkiveret tavle forbliver læsbar, men opgaverne forsvinder fra Mine opgaver.
• Sletning: sletter tavlen med alle opgaver og kommentarer. Dette kan kun ejeren.

Del en tavle

En tavle, som du ikke deler med nogen, er personlig: kun du kan se den. Du deler en tavle via Administrer tavle.

Du kan dele med:

• Kollegaer: vælg medarbejdere fra din egen afdeling ved navn. Praktisk til en arbejdsgruppe eller et lille team.
• Alle medarbejdere i en afdeling eller et team: alle, der arbejder der, kan se tavlen, også dem, der kommer til senere.
• Grupper: medlemmerne af et team, som du selv er medlem af.

Medarbejdere, der kan se tavlen, kan altid tilføje opgaver, ændre dem og kommentere. Adgang følger den aktuelle situation: den, der forlader afdelingen, teamet eller gruppen, kan ikke længere se tavlen.

Filteret Mine opgaver er et hjælpeværktøj til at søge, ikke en afskærmning: alle, der kan se tavlen, kan se alle opgaver på den.

Administration

Ejeren administrerer tavlen: kolonner, labels, deling, arkivering og sletning. Ejeren kan også:

• udpege medadministratorer: medarbejdere, der administrerer tavlen sammen med ejeren;
• overdrage tavlen til en anden medarbejder; den tidligere ejer bliver derefter medadministrator.

Hvis ejeren forlader, går tavlen til en medadministrator. Hvis der ikke er en, ser en medarbejder på tavlen en meddelelse om, at ejeren ikke længere er aktiv, og kan overtage administrationen.

Samarbejde på en tavle

• Live: hvis en anden ændrer noget på en tavle, du har åben, opdateres tavlen automatisk.
• Redigering samtidig: hvis nogen har ændret en opgave, mens du havde den åben, får du en meddelelse om det og åbner opgaven igen. Så overskriver I ikke hinandens arbejde.
• Ny for dig: en opgave, som en anden tildeler dig, får markeringen Ny i Mine opgaver. På startskærmen viser panelet Mine opgaver antallet af åbne og forfaldne opgaver; en prik viser, at der er noget nyt.
• Oprydning: med Ryd afsluttede opgaver op fjerner administratoren afsluttede opgaver fra tavlen. De bevares; med Vis arkiv ser du dem igen. En genåbnet opgave kommer tilbage på tavlen.

Microsoft To Do og Google Tasks

Hvis din organisation tillader det, kan du knytte Mine opgaver til Microsoft To Do eller Google Tasks, én af de to ad gangen. Vælg øverst i Opgaver Kobl til ved den tjeneste, du bruger, og giv tilladelse dér. I den tjeneste vises en liste med appens navn, som indeholder de åbne opgaver, du har ansvaret for.

• Hvad der følger med: titel, fuldført, deadline og beskrivelse, og i Microsoft To Do også prioritet. Det kan du ændre begge steder.
• Hvad der bliver i appen: tavler, kolonner, labels, kommentarer og andre ansvarlige. Google Tasks har ingen prioritet; den bliver derfor også i appen.
• At afkrydse i tjenesten fuldfører også opgaven her; kortet flyttes på tavlen til afslutningskolonnen.
• En opgave, du tilføjer til listen i tjenesten, kommer på din personlige tavle.
• En opgave, du sletter i tjenesten, bliver stående her og går ikke igen til tjenesten.
• Hvis du kun må se en opgave på en tavle, kan du godt afkrydse den i tjenesten; andre ændringer bliver tilbageført.
• Google Tasks gemmer en beskrivelse på op til ca. 8.000 tegn. En længere beskrivelse bliver afkortet ved overførsel til Google og ændres ikke derfra.

En ændring i appen vises næsten med det samme i tjenesten. En ændring i tjenesten kommer ind, så snart du åbner Opgaver, og ellers inden for cirka en halv time.

Med Afbryd forbindelse stoppes forbindelsen, og listen forsvinder fra tjenesten. Dine opgaver i appen bliver stående. Skifter du til den anden tjeneste, sker det samme med den gamle liste.

Du slår også forbindelsen til og fra under Indstillinger → Integrationer. En administrator tillader forbindelsen under Admin → Værktøjer → MCP, ved Microsoft To Do eller Google Tasks i listen over integrationer. Google Tasks virker kun, hvis organisationen har opsat en egen Google-app.

Dine data

Med downloadknappen øverst i Opgaver henter du en oversigt over dine egne tavler, opgaver og kommentarer. Hvis en konto slettes, forsvinder personens personlige tavler. Delte tavler bliver stående for de andre; navnet på den person, der er forsvundet, fjernes fra opgaver og kommentarer.

Opgaver via AI

I en chat eller en samtale med tale kan du spørge AI om dine opgaver og få dem ændret. AI arbejder med de samme rettigheder som dig: den ser kun de tavler, som du kan se.

• Stil spørgsmål: "Hvad er der stadig åbent på Team marketing?", "Hvilke opgaver er forfaldne?", "Hvem står for kundedagen?"
• Ændringer efter forespørgsel: "Sæt 'Planlæg kundedag' på min tavle", "Afkryds tilbuddet", "Sæt deadline for rapporten til 1. december", "Sæt en kommentar på opgaven om lokationen."
• Aktionspunkter fra en samtale eller rapport: bed AI om at gøre dem til opgaver. AI gør dem klar som forslag; de bliver først opgaver, når du tilføjer dem.

Tilføj forslag

Forslag fra AI står øverst i Vidensbase → Personligt → Opgaver, under Forslag fra AI. For hvert forslag kan du se, hvilken tavle det er til, og hvilke opgaver det indeholder. Vælg Tilføj ved en enkelt opgave, Tilføj alle for hele forslaget, eller Tilføj ikke for at kassere forslaget. Panelet Mine opgaver på startskærmen viser med en prik, at der ligger forslag klar.

En opgave, som du udtrykkeligt beder om ("sæt dette på min tavle"), opretter AI med det samme.

AI udfylder ikke en ansvarlig eller en deadline, som du ikke har nævnt, og sletter kun en opgave, hvis du udtrykkeligt beder om det. Ved en opgave, som AI har oprettet, står der i opgavevinduet en henvisning til chatten, den kommer fra.

Hvis alle værktøjer er slået fra for en assistent eller samtale, kan AI heller ikke få adgang til dine opgaver.