وظایف و تابلوها

با وظایف، پیگیری می‌کنید چه کارهایی مانده است؛ به‌تنهایی یا همراه یک گروه. شما روی تابلوهایی با ستون‌ها کار می‌کنید، مثل To Do، Bezig و Afgerond، و یک وظیفه را با کشیدن کارت به ستونی دیگر جابه‌جا می‌کنید. وظایف کاملاً درون برنامه کار می‌کنند؛ نیازی به اتصال به سرویس دیگری ندارید.

باز کنید Kennisbank → Persoonlijk → Taken.

وظایف من

در بالا تابلوهای شما قرار دارند و زیر آن‌ها Mijn taken: همه وظایف بازِی که شما مسئول آن‌ها هستید، از همه تابلوهای شما با هم. این‌ها همان وظایف روی تابلوها هستند، نه کپی‌ها. آن‌ها بر اساس موعد دسته‌بندی می‌شوند: گذشته‌سررسید، امروز، فردا، هفته آینده، بعداً و بدون موعد.

• Nieuwe taak را انتخاب کنید تا سریع یک وظیفه اضافه کنید. این وظیفه روی تابلوی شخصی شما قرار می‌گیرد؛ با اولین وظیفه‌تان، آن تابلو برای شما ساخته می‌شود.
• برای تکمیل کردن یک وظیفه، آن را تیک بزنید. در این صورت کارت روی تابلو به ستون Afgerond منتقل می‌شود.
• روی یک وظیفه کلیک کنید تا آن را ویرایش کنید.
• Afgeronde taken tonen را روشن کنید تا وظایف تکمیل‌شده را هم ببینید.

یک وظیفه

یک وظیفه عنوان دارد و می‌تواند علاوه بر آن، ستون، موعد، اولویت، برچسب‌ها و یک توضیح هم داشته باشد. روی یک تابلوی مشترک، یک یا چند مسئول را هم انتخاب می‌کنید. کسی که مسئول انتخاب نکند، عمداً وظیفه را باز می‌گذارد؛ هیچ‌کس به‌صورت خودکار پر نمی‌شود.

چک‌لیست. در توضیح، یک خط را با - [ ] شروع کنید تا یک مورد قابل تیک‌زدن بسازید:

- [ ] رزرو محل
- [ ] ارسال دعوت‌نامه

سپس وظیفه این موارد را به‌صورت فهرست تیک‌دار نشان می‌دهد و روی کارت پیشرفت را می‌بینید، مثلاً 1/2.

پاسخ‌ها. زیر یک وظیفه موجود می‌توانید پاسخ بگذارید. هر کسی که تابلو را ببیند، آن‌ها را هم می‌خواند.

فقط سازنده یک وظیفه و مدیران تابلو می‌توانند یک وظیفه را حذف کنند.

یک تابلو

برای باز کردن یک تابلو روی آن کلیک کنید. یک کارت را به ستون دیگر یا به جای دیگری در همان ستون بکشید. کارتی که آن را به ستون اتمام می‌کشید، تکمیل‌شده است؛ اگر آن را برگردانید، دوباره باز می‌شود. با Mijn taken، فیلتر برچسب و فیلد جست‌وجو، آنچه می‌بینید را محدود می‌کنید.

Nieuw bord را انتخاب کنید تا یک تابلو بسازید، یا Bord beheren را برای تنظیم یک تابلو موجود:

• Kolommen: ستون‌ها را اضافه کنید، نامشان را عوض کنید و آن‌ها را در ترتیب دلخواه بچینید. در ستونی که وظایف تکمیل‌شده باید به آن برسند، Afgerond را علامت بزنید. ستونی که هنوز کارت دارد را نمی‌توان حذف کرد؛ ابتدا کارت‌ها را جابه‌جا کنید.
• Labels: برچسب‌هایی با رنگ دلخواه بسازید، مثلاً برای هر پروژه یا موضوع.
• Archiveren: یک تابلوی بایگانی‌شده همچنان قابل خواندن می‌ماند، اما وظایف از Mijn taken ناپدید می‌شوند.
• Verwijderen: تابلو را همراه با همه وظایف و پاسخ‌ها حذف می‌کند. این کار فقط برای مالک ممکن است.

اشتراک‌گذاری یک تابلو

تابلویی که با کسی به اشتراک نگذاشته‌اید، شخصی است: فقط شما آن را می‌بینید. تابلو را از طریق Bord beheren به اشتراک می‌گذارید.

می‌توانید با این افراد/گروه‌ها به اشتراک بگذارید:

• Collega's: کارکنان شعبه خودتان را با نام انتخاب کنید. برای یک گروه کاری یا تیم کوچک مفید است.
• همه کارکنان یک شعبه یا بخش: هر کسی که آنجا کار می‌کند تابلو را می‌بیند، حتی کسانی که بعداً اضافه می‌شوند.
• Groepen: اعضای تیمی که خودتان هم عضو آن هستید.

کارکنانی که تابلو را می‌بینند، همیشه می‌توانند وظیفه اضافه کنند، ویرایش کنند و پاسخ بگذارند. دسترسی بر اساس وضعیت فعلی است: هر کسی که شعبه، بخش یا گروه را ترک کند، دیگر تابلو را نمی‌بیند.

فیلتر Mijn taken ابزار جست‌وجو است، نه محدودسازی: هر کسی که تابلو را ببیند، همه وظایف آن را هم می‌بیند.

مدیریت

مالک تابلو را مدیریت می‌کند: ستون‌ها، برچسب‌ها، اشتراک‌گذاری، بایگانی و حذف. مالک همچنین می‌تواند:

• هم‌مدیران تعیین کند: کارکنانی که همراه او تابلو را مدیریت می‌کنند;
• تابلو را به یک کارمند دیگر منتقل کند؛ در این صورت مالک قبلی هم‌مدیر می‌شود.

اگر مالک برود، تابلو به یک هم‌مدیر منتقل می‌شود. اگر هم‌مدیری وجود نداشته باشد، یکی از کارکنان تابلو پیامی می‌بیند که مالک دیگر فعال نیست و می‌تواند مدیریت را بر عهده بگیرد.

همکاری روی یک تابلو

• زنده: اگر شخص دیگری روی تابلویی که باز دارید چیزی را تغییر دهد، تابلو خودکار تازه‌سازی می‌شود.
• ویرایش هم‌زمان: اگر کسی وظیفه‌ای را ویرایش کرده باشد در حالی که شما آن را باز داشتید، از این موضوع باخبر می‌شوید و وظیفه را دوباره باز می‌کنید. این‌طور کار همدیگر را روی هم نمی‌نویسید.
• برای شما جدید: وظیفه‌ای که شخص دیگری به شما واگذار کند، در Mijn taken با نشان Nieuw نمایش داده می‌شود. در صفحه آغازین، پنل Mijn taken تعداد وظایف باز و گذشته‌سررسید را نشان می‌دهد؛ یک نقطه هم نشان می‌دهد چیزی جدید وجود دارد.
• پاک‌سازی: با Afgeronde taken opruimen، مدیر وظایف تکمیل‌شده را از تابلو برمی‌دارد. آن‌ها همچنان نگه‌داری می‌شوند؛ با Archief tonen دوباره می‌بینیدشان. یک وظیفه‌ای که دوباره باز شود، به تابلو برمی‌گردد.

Microsoft To Do و Google Tasks

اگر سازمان شما اجازه دهد، می‌توانید «کارهای من» را به Microsoft To Do یا Google Tasks وصل کنید، هر بار فقط به یکی از این دو. بالای صفحه در «Taken» روی Koppelen برای سرویسی که استفاده می‌کنید کلیک کنید و آنجا اجازه بدهید. در آن سرویس، فهرستی با نام برنامه ظاهر می‌شود که شامل کارهای بازِی است که شما مسئول آن‌ها هستید.

• آنچه منتقل می‌شود: عنوان، انجام‌شده، مهلت و توضیح، و در Microsoft To Do همچنین اولویت. این موارد را می‌توانید در هر دو طرف تغییر دهید.
• آنچه در برنامه می‌ماند: بردها، ستون‌ها، برچسب‌ها، دیدگاه‌ها و سایر مسئولان. Google Tasks اولویت ندارد؛ پس آن مورد هم در برنامه می‌ماند.
• تیک زدن در سرویس کار را اینجا هم انجام‌شده می‌کند؛ کارت روی برد به ستون انجام‌شده منتقل می‌شود.
• کاری که در سرویس به فهرست اضافه می‌کنید، روی برد شخصی شما ظاهر می‌شود.
• کاری که در سرویس حذف می‌کنید، اینجا باقی می‌ماند و دوباره به سرویس نمی‌رود.
• اگر اجازه داشته باشید فقط یک کار را روی برد ببینید، می‌توانید آن را در سرویس تیک بزنید؛ تغییرهای دیگر برگردانده می‌شوند.
• Google Tasks یک توضیح را تا حدود ۸۰۰۰ نویسه نگه می‌دارد. توضیح بلندتر به‌صورت کوتاه‌شده به Google فرستاده می‌شود و از آنجا دیگر تغییر نمی‌کند.

یک تغییر در برنامه تقریباً بلافاصله در سرویس دیده می‌شود. یک تغییر در سرویس وقتی «Taken» را باز می‌کنید وارد می‌شود، و در غیر این صورت حدود نیم ساعت بعد.

با Ontkoppelen پیوند قطع می‌شود و فهرست از سرویس ناپدید می‌شود. کارهای شما در برنامه باقی می‌مانند. اگر به سرویس دیگر بروید، برای فهرست قدیمی هم همین اتفاق می‌افتد.

همچنین می‌توانید پیوند را از Voorkeuren → Integraties روشن و خاموش کنید. یک مدیر این پیوند را از Admin → Tools → MCP و در Microsoft To Do یا Google Tasks در فهرست ادغام‌ها مجاز می‌کند. Google Tasks فقط وقتی کار می‌کند که سازمان یک برنامهٔ گوگلِ اختصاصی تنظیم کرده باشد.

داده‌های شما

با دکمه دانلود در بالای وظایف، نمای کلیِ تابلوهای خودتان، وظایف و پاسخ‌ها را دریافت می‌کنید. اگر یک حساب حذف شود، تابلوهای شخصی آن فرد از بین می‌روند. تابلوهای مشترک برای دیگران باقی می‌مانند؛ نام فردِ خارج‌شده از وظایف و پاسخ‌ها حذف می‌شود.

وظایف از طریق AI

در یک گفت‌وگو یا مکالمهٔ صوتی می‌توانید از AI درباره وظایف‌تان بپرسید و وظایف را تغییر دهید. AI با همان دسترسی‌های شما کار می‌کند: فقط تابلوهایی را می‌بیند که شما می‌بینید.

• پرسیدن سؤال: «روی Team marketing چه چیزهایی هنوز باز است؟»، «کدام وظایف گذشته‌سررسید شده‌اند؟»، «چه کسی روز مشتری را هماهنگ می‌کند؟»
• تغییر به درخواست: «'Klantdag plannen' را روی تابلوی من بگذار»، «پیشنهاد را تیک بزن»، «موعد گزارش را روی 1 دسامبر بگذار»، «برای وظیفه مربوط به مکان، یک پاسخ ثبت کن.»
• اقدام‌های بعدی از یک گفت‌وگو یا گزارش: از AI بخواهید از آن‌ها وظیفه بسازد. AI آن‌ها را به‌صورت پیشنهاد آماده می‌کند؛ فقط وقتی شما اضافه‌شان کنید، به وظیفه تبدیل می‌شوند.

افزودن پیشنهادها

پیشنهادهای AI در بالای Kennisbank → Persoonlijk → Taken، زیر Voorstellen van de AI قرار دارند. برای هر پیشنهاد می‌بینید مربوط به کدام تابلو است و چه وظایفی در آن هست. برای یک وظیفهٔ جداگانه Toevoegen را انتخاب کنید، برای کل پیشنهاد Alles toevoegen، یا Niet toevoegen را برای دور انداختن پیشنهاد بزنید. پنل My tasks در صفحه آغازین با یک نقطه نشان می‌دهد که پیشنهادهایی آماده شده‌اند.

وظیفه‌ای که صریحاً خودتان درخواست می‌کنید («این را روی تابلوی من بگذار»)، AI بلافاصله ایجاد می‌کند.

AI هیچ مسئول یا موعدی را که شما نگفته‌اید وارد نمی‌کند، و فقط وقتی صریحاً بخواهید یک وظیفه را حذف می‌کند. برای وظیفه‌ای که AI ساخته است، در پنجرهٔ وظیفه ارجاعی به گفت‌وگویی که از آن آمده دیده می‌شود.

اگر برای یک دستیار یا گفت‌وگو همه ابزارها خاموش باشند، AI هم نمی‌تواند به وظایف شما دسترسی داشته باشد.