Завдання та дошки

За допомогою Завдань ви відстежуєте, що ще потрібно зробити, самостійно або разом із групою. Ви працюєте на дошках із колонками, як-от To do, Bezig і Afgerond, і переміщуєте завдання, перетягуючи картку в іншу колонку. Завдання працюють повністю в застосунку; для цього не потрібне підключення до іншого сервісу.

Відкрийте База знань → Особисте → Завдання.

Мої завдання

Угорі відображаються ваші дошки, нижче — Мої завдання: усі відкриті завдання, за які ви відповідаєте, з усіх ваших дошок разом. Це ті самі завдання, що й на дошках, без копій. Вони згруповані за дедлайном: прострочені, сьогодні, завтра, наступного тижня, пізніше та без дедлайну.

• Виберіть Нове завдання, щоб швидко додати завдання. Воно потрапить на вашу особисту дошку; під час першого завдання ця дошка буде створена для вас.
• Позначте завдання як виконане, щоб завершити його. Після цього картка переміститься на дошці до колонки Afgerond.
• Клацніть завдання, щоб відредагувати його.
• Увімкніть Показувати завершені завдання, щоб також бачити завершені завдання.

Завдання

Завдання має назву, а також може мати колонку, дедлайн, пріоритет, мітки та опис. На спільній дошці ви також вибираєте одного або кількох відповідальних. Якщо не вибрати жодного відповідального, завдання свідомо лишається відкритим; нікого не буде призначено автоматично.

Чекліст. Почніть рядок в описі з - [ ], щоб створити пункт для позначення:

- [ ] lokaal reserveren
- [ ] uitnodiging versturen

Після цього завдання покаже пункти як список для відміток, а на картці ви побачите прогрес, наприклад 1/2.

Коментарі. Під наявним завданням можна залишати коментарі. Усі, хто бачить дошку, читають їх разом із вами.

Лише автор завдання та адміністратори дошки можуть видалити завдання.

Дошка

Клацніть дошку, щоб відкрити її. Перетягніть картку в іншу колонку або в інше місце в тій самій колонці. Картка, яку ви перетягуєте в колонку завершення, вважається завершеною; якщо перетягнути її назад, вона знову буде відкритою. За допомогою Мої завдання, фільтра міток і поля пошуку ви обмежуєте, що саме бачите.

Виберіть Нова дошка, щоб створити дошку, або Керувати дошкою, щоб налаштувати наявну:

• Колонки: додавайте колонки, перейменовуйте їх і розставляйте в потрібному порядку. Позначте Afgerond у колонці, куди потрапляють завершені завдання. Колонку, у якій ще є картки, не можна видалити; спочатку перемістіть картки.
• Мітки: створюйте мітки з власним кольором, наприклад для кожного проєкту або теми.
• Архівування: архівована дошка залишається доступною для читання, але завдання зникають із «Мої завдання».
• Видалення: видаляє дошку з усіма завданнями та коментарями. Це може зробити лише власник.

Поділитися дошкою

Дошка, якою ви ні з ким не ділитеся, є особистою: її бачите лише ви. Ви ділитеся дошкою через Керувати дошкою.

Можна ділитися з:

• Колегами: виберіть працівників своєї філії за іменем. Зручно для робочої групи або невеликої команди.
• Усіма працівниками філії або відділу: усі, хто там працює, бачитимуть дошку, навіть якщо приєднаються пізніше.
• Групами: членами команди, учасником якої є і ви.

Працівники, які бачать дошку, завжди можуть додавати, змінювати завдання та коментувати. Доступ визначається поточною ситуацією: якщо хтось залишає філію, відділ або групу, він більше не бачить дошку.

Фільтр Мої завдання — це інструмент для пошуку, а не обмеження доступу: усі, хто бачить дошку, бачать на ній усі завдання.

Керування

Власник керує дошкою: колонками, мітками, доступом, архівуванням і видаленням. Власник також може:

• призначати співкерівників: працівників, які разом керуватимуть дошкою;
• передавати дошку іншому працівнику; попередній власник тоді стає співкерівником.

Якщо власник звільняється, дошка переходить до співкерівника. Якщо його немає, працівник на дошці побачить повідомлення, що власник більше не активний, і може взяти керування на себе.

Співпраця на дошці

• У реальному часі: якщо хтось інший змінює щось на дошці, яку ви відкрили, дошка оновлюється автоматично.
• Одночасне редагування: якщо хтось змінив завдання, поки ви його відкрили, ви отримаєте про це сповіщення і знову відкриєте завдання. Так ви не перезапишете працю одне одного.
• Нове для вас: завдання, яке інший призначає вам, отримує в «Мої завдання» позначку Nieuw. На стартовому екрані є панель Мої завдання з кількістю відкритих і прострочених завдань; крапка показує, що з’явилося щось нове.
• Очищення: за допомогою Очистити завершені завдання адміністратор видаляє завершені завдання з дошки. Вони зберігаються; через Показати архів ви можете побачити їх знову. Повторно відкритоє завдання повертається на дошку.

Microsoft To Do та Google Tasks

Якщо ваша організація це дозволяє, ви можете пов’язати Мої завдання з Microsoft To Do або Google Tasks, з однією з цих служб одночасно. Угорі в Завданнях виберіть Під’єднати для служби, якою користуєтеся, і надайте дозвіл. У цій службі з’явиться список з назвою програми, що містить відкриті завдання, за які відповідаєте саме ви.

• Що переноситься: назва, виконано, дедлайн і опис, а в Microsoft To Do також пріоритет. Ви можете змінювати це з обох боків.
• Що лишається в програмі: дошки, стовпці, мітки, коментарі та інші відповідальні. Google Tasks не має пріоритету; тож він і далі лишається в програмі.
• Позначення як виконаного в службі також завершує завдання тут; картка на дошці переходить до стовпця виконання.
• Якщо ви додаєте завдання до списку в службі, воно з’являється на вашій особистій дошці.
• Якщо ви видаляєте завдання в службі, воно лишається тут і не повертається до служби.
• Якщо ви можете лише переглядати завдання на дошці, у службі ви все одно можете позначити її як виконану; інші зміни буде скасовано.
• Google Tasks зберігає опис приблизно до 8 000 символів. Довший опис буде скорочено під час надсилання до Google і звідти не змінюватиметься.

Зміни в програмі майже відразу з’являються в службі. Зміни в службі надходять, щойно ви відкриваєте Завдання, а інакше — приблизно протягом пів години.

За допомогою Від’єднати зв’язок припиняється, а список зникає зі служби. Ваші завдання в програмі залишаються. Якщо ви переходите на іншу службу, з попереднім списком відбувається те саме.

Також можна вмикати й вимикати цей зв’язок у Налаштування → Інтеграції. Адміністратор дозволяє зв’язок у Адмін → Інструменти → MCP, у Microsoft To Do або Google Tasks в списку інтеграцій. Google Tasks працює лише тоді, коли організація налаштувала власну програму Google.

Ваші дані

За допомогою кнопки завантаження вгорі розділу «Завдання» ви отримуєте огляд власних дошок, завдань і коментарів. Якщо обліковий запис видаляють, особисті дошки цієї людини зникають. Спільні дошки залишаються для інших; ім’я людини, яка пішла, зникає із завдань і коментарів.

Завдання через AI

У чаті або голосовій розмові ви можете звернутися до AI щодо своїх завдань і попросити змінити їх. AI працює з тими самими правами, що й ви: вона бачить лише ті дошки, які бачите ви.

• Питання: "Що ще відкрито на Team marketing?", "Які завдання прострочені?", "Хто займається клієнтським днем?"
• Зміни на запит: "Перемісти 'Планування клієнтського дня' на мою дошку", "Познач пропозицію як виконану", "Постав дедлайн звіту на 1 грудня", "Додай коментар до завдання про місце проведення."
• Пункти дій із розмови або звіту: попросіть AI перетворити їх на завдання. AI підготує їх як пропозицію; вони стануть завданнями лише після того, як ви їх додасте.

Додавання пропозицій

Пропозиції від AI відображаються вгорі База знань → Особисте → Завдання, під Пропозиції від AI. Для кожної пропозиції видно, для якої це дошки і які завдання вона містить. Виберіть Додати для окремого завдання, Додати все для всієї пропозиції або Не додавати, щоб відхилити пропозицію. Панель «Мої завдання» на стартовому екрані показує крапкою, що пропозиції вже готові.

Якщо ви прямо просите про завдання ("додай це на мою дошку"), AI створює його одразу.

AI не заповнює відповідального або дедлайн, якщо ви їх не назвали, і видаляє завдання лише тоді, коли ви прямо цього просите. Для завдання, яке створив AI, у вікні завдання є посилання на чат, звідки воно походить.

Якщо для асистента або розмови всі інструменти вимкнено, AI також не може отримати доступ до ваших завдань.